Büroorganisation des Freiberuflers

Die Büroorganisation ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Ablaufes in einem Büro oder einer Bürogemeinschaft.

Wird sie korrekt ausgeführt, wird damit gewährleistet, dass Fristen eingehalten werden und auf Nachfrage jederzeit bestimmte Auskünfte gegeben werden können.

Die Büroorganisation wird nach verschiedenen Methoden ausgeführt.

Es gibt zum Einen die einfache Unterscheidung in verschiedene Dringlichkeitsstufen der zu erledigenden Arbeit. Dringend, wichtig, weniger wichtig und unwichtig können Unterscheidungsmerkmale sein.

Für die Ablage gelten neben der persönlichen Art jedes Freiberuflers, diese zu führen, auch gesetzliche Vorschriften, die eingehalten werden müssen.

Buchungs- und Bankunterlagen zum Beispiel müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, erst dann ist der Freiberufler nicht mehr in der Pflicht, auf Verlangen einen Nachweis über einen Buchungsvorgang seinerseits zu erbringen.

Verträge und Dokumente mit vertraulichen Unterlagen müssen gesondert aufbewahrt werden, für eine bestimmte Zeit und in einem abschließbaren Schrank.

Es muss immer sichergestellt werden, dass kein Unbefugter Zugriff auf vertrauliche Daten von Personal oder Kunden bekommen kann.

Die Archivierung sollte des Platzes wegen im Keller stattfinden, wer aber über genügend Räume verfügt, kann dafür auch einen eigenen Raum auswählen. Der Grund dafür ist, dass das Büro Platz und Stauraum bieten soll, aber wirklich zum Arbeiten genutzt werden soll und nicht als Speicherraum.

Empfehlenswert ist es, wichtige Dokumente immer sowohl auf digitalen Speichermedien, als auch auf Papier abzulegen. So hat der Freiberufler immer die Sicherheit, dass auch nach mehreren Jahren die Ablage noch vollständig ist und nicht vielleicht etwas nicht mehr lesbar ist.

Gerade, wenn Dokumente auf Thermopapier gedruckt wurde, sollten diese abkopiert werden, da die Schrift nach einer gewissen Zeit verblasst und unlesbar wird.

Für die Ablage der Dokumente, die ständig greifbar sein sollen, empfehlen sich Ordner, die durch Farbcodes gekennzeichnet sind und so einen guten Überblick bieten.
Die Organisation der Ablage gilt auch für den allgemeinen Schriftverkehr sowie für E-Mails.

Wichtige E-Mails können ausgedruckt werden, um nicht in der Fülle der täglichen Mails unterzugehen.

Regelmäßig sollte eine Datensicherung vorgenommen werden, auch der Virencheck ist in bestimmten Abständen vorzunehmen. Zusammenfassend könnte man sagen, dass im und um den Computer herum aufgeräumt werden sollte, um ein problemloses Arbeiten zu ermöglichen.

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