Als virtuelle Assistentin arbeiten: Was muss ich können, wie viel kann ich als VA verdienen?

Wenn Sie einen Job suchen, der Ihnen einen immer wieder wechselndes Aufgabengebiet und die Tätigkeit für verschiedenste Unternehmen ermöglicht, ist der Beruf der virtuellen Assistentin mehr als einen flüchtigen Blick wert. Virtuelle Assistentinnen arbeiten am PC und übernehmen hier für ihre Auftraggeber verschiedene Büroarbeiten, vorbereitende Aufgaben, aber auch Telefonate.

Virtuelle Assistenz kommt auch für Quereinsteiger infrage

Als virtuelle Assistentin arbeiten Sie zeitlich und örtlich unabhängig. Sie können Ihren zugeteilten Aufgaben immer dann nachgehen, wenn es in Ihren Zeitplan passt. Einer speziellen Ausbildung bedarf es nicht. Allerdings sollten Sie mit einem PC sicher umgehen können. Ebenso gehören Telefon und Handy zur Grundausstattung im Job.

Tipp: In der Regel ist eine spezielle Ausbildung nicht erforderlich. Aber gerade, wenn Sie international Aufgaben als virtuelle Assistentin wahrnehmen möchten, ist es ratsam, dass Sie zumindest eine Fremdsprache sicher beherrschen.

Typische Aufgaben der virtuellen Assistenten

Je nach auftraggebenden Unternehmen und Branche ergeben sich für einen virtuellen Assistenten ganz unterschiedliche Aufgaben und Tätigkeitsbereiche. Die typischen Aufgaben sind:

• Datenrecherche: Sie stellen wichtige Daten für Ihren Auftraggeber zusammen und bereiten diese auf, sodass sie schnell und mit geringem Aufwand weiterverarbeitet werden können.
• Datenpflege: Hier kontrollieren Sie Datenbestände, recherchieren, ob diese noch aktuell und korrekt sind. Fallen dabei Unstimmigkeiten auf, aktualisieren Sie die Daten.
• Termin- und Reiseplanung: Als virtueller Assistent übernehmen Sie in vielen Unternehmen die Reiseplanung für die Geschäftsführung oder andere Fachkräfte. Sie kümmern sich um die Buchung von Hotelzimmern und Flügen, stellen aber auch die wichtigsten Unterlagen zusammen.
• Erstellung von Inhalten wie Newsletter und Blogbeiträgen: Die Contenterstellung ist eine Aufgabe, die sehr gern an virtuelle Assistenten ausgelagert wird. Das liegt unter anderem an dem damit verbundenen Aufwand. Darüber hinaus können Sie hier kreativ werden.
• Betreuung des Telefonsupports: Während der üblichen Geschäftszeiten ist auch eine Übernahme des Telefonsupports möglich. In diesem Fall beraten Sie Kunden, nehmen Anrufe entgegen und vereinbaren Termine.
• Live-Chats im Kundenservice: In diesem Bereich chatten Sie mit den Kunden und nehmen deren Anliegen entgegen. Je nach Auftraggeber ist es möglich, dass der Chat nur tagsüber, teilweise aber auch rund um die Uhr betreut werden muss.

Auch die Erstellung von Grafiken oder die Betreuung der Social-Media-Kanäle ist eine häufige Aufgabe, mit der virtuelle Assistenten betraut werden. Häufig werden Sie auch mit immer wieder wechselnden Aufgaben konfrontiert, sodass Ihr Tätigkeitsfeld vielfältig und spannend ist.

Nachfrage nach virtuellen Assistenten steigt

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich mittlerweile dafür, einen virtuellen Assistenten auf freiberuflicher Basis zu engagieren. Für sie ergeben sich erhebliche Vorteile. So können Mitarbeiter vor Ort entlastet und einem Personalmangel entgegengewirkt werden. Außerdem werden Kapazitäten im Betrieb geschont.

Tipp: Virtuelle Assistenten wiederum profitieren in erster Linie von der Flexibilität, die von dieser Arbeit ausgeht. So wird Ihne eine freie Zeit- und Arbeitseinteilung eingeräumt, was diese Aufgabe auch für viele Väter und Mütter in Elternzeit sehr attraktiv macht.

Gute virtuelle Assistenten sind Allrounder, wodurch Sie sich häufig von klassischen Freelancern unterscheiden. Während Freelancer meist Spezialisten auf bestimmten Gebieten sind, können gute virtuelle Assistenten immer wieder in anderen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Das macht sie zur wertvollen Unterstützung für Unternehmen.

Das nötige Equipment eines virtuellen Assistenten

Wenn Sie als virtueller Assistent durchstarten möchten, brauchen Sie an sich nicht viel Equipment. Wichtig sind:

• solider PC mit aktueller Software
• Mobiltelefon
• Telefon
• Bürogrundausstattung

Unerlässlich ist ein Internetanschluss, denn die meisten Gespräche mit Ihrem Auftraggeber erfolgen über Chats und Videokonferenzen. Gerade bei der Software stellen viele Auftraggeber besondere Anforderungen an Ihre virtuelle Assistenten, sodass es hier zu Abweichungen kommen kann.

Potenzielles Gehalt als virtueller Assistent

Der große Vorteil der Arbeit als virtueller Assistent besteht in der freien Zeit- und Arbeitseinteilung. Trotz dieser Flexibilität haben Sie in diesem Job gute Verdienstmöglichkeiten. Die Spanne liegt zwischen 3.044 und 3.938 Euro. Im Mittel verdienen die Assistenten je nach Unternehmen und Branche 3.462 Euro.

Gewerbeanmeldung ist Pflicht

Wer in Deutschland als virtueller Assistent den Weg in die Selbständigkeit wählt, muss eine Gewerbeanmeldung vornehmen. Diese Aufgabe fällt nicht in die Kategorie der klassischen Freiberufler-Jobs. Die Gewerbeanmeldung erfolgt beim zuständigen Gewerbeamt und ist mit einer kleinen Gebühr verbunden. Ebenso muss die Meldung beim Finanzamt erfolgen. Können Sie abschätzen, dass Ihr Umsatz als virtueller Assistent nicht höher als 22.000 Euro liegt, können Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. In diesem Fall sind Sie von der Umsatzsteuer befreit, dürfen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer geltend machen.

Trotzdem ist Ihre Arbeit dann natürlich nicht vollkommen steuerfrei. Ihr Einkommen, das Sie als virtueller Assistent erhalten, muss entsprechend versteuert werden. Wie hoch die Einkommensteuer ausfällt, hängt aber unter anderem von Ihrem Lebensumfeld ab. So spielt es eine Rolle, ob Sie verheiratet sind und Sie sich für die Zusammenveranlagung mit Ihrem Partner entschieden haben.

Fazit: Vielfältiges Aufgabengebiet mit guten Verdienstchancen

Sie erwartet als virtueller Assistent ein spannender Job, der ganz unterschiedliche Tätigkeiten bereithält, Ihnen aber auch gute Verdienstmöglichkeiten bietet. Dabei profitieren Sie von Anfang von einem Höchstmaß an Flexibilität.

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