Aufbau eines Geschäftsbriefes

Jeder Freiberufler und Selbstständige muss bedingt durch seine Tätigkeit Geschäftsbriefe verfassen – seien es Angebote, Anfragen oder Informationsschreiben. Ein einfacher Brief, wie er im privaten Bereich verwendet wird, reicht hier allerdings nicht. Halten Sie sich immer vor Augen, dass der Adressat Sie anhand des Briefes beurteilen wird. Wer Sie nicht persönlich kennt, macht sich ein Bild von Ihrer Person anhand der Gestaltung des Geschäftsbriefes.

Es kommt dabei nicht nur auf die korrekte Rechtschreibung und Grammatik an, sondern vor allem die Gestaltung des Geschäftsbriefes ist ausschlaggebend. Ein Geschäftsbrief ist die Visitenkarte des Unternehmers.  Die DIN 5008 regelt die Gestaltung des Geschäftsbriefes, wobei es sinnvoll ist, wenn ein Briefbogen als Vorlage gespeichert wird. Die Briefvorlage in Word kann immer wieder genutzt werden – ohne das erneute lästige Einstellen der Abstände oder das Eintragen sämtlicher Informationen im zugehörigen Block.

Übrigens sollten die Grundregeln zur Gestaltung eines Geschäftsbriefes nicht nur bei Geschäftsdrucksachen angewendet werden, sondern auch im elektronischen Briefverkehr. In diesem Website-Bereich finden Sie alle nötigen Informationen, damit Sie Geschäftsbrief Muster erstellen und eine erfolgreiche Korrespondenz führen können.

Aufbau einer Vorlage

Die Vorlage für einen professionellen Geschäftsbrief entstammt der DIN 5008. Hier sind Zeilenabstände geregelt, Maße für Loch- und Faltmarken, die Position von Informationsblock, Anschriftenfeld und Bezugszeichen. Sicher müssen Sie nicht alle Angaben verwenden, die für einen Geschäftsbrief in Frage kommen. Doch meist beginnt die Unsicherheit bereits bei der Positionierung von Anschrift, Betreff und Text.

Wohin platziere ich die Adresse, damit sie im Briefumschlag mit Fenster sichtbar wird? Wie wird der Unterschriftenblock gestaltet, wenn mehrere Personen unterzeichnen sollen? Kann ich werbliche Elemente unterbringen? Dies sind nur drei der zahlreichen Fragen, die sich ein Verfasser eines Geschäftsbriefes oft stellt. Nicht vergessen werden dürfen dabei die Aspekte der Corporate Identity.

Denn natürlich soll ein Selbtständiger und Freiberufler auch mit dem Briefbogen die Einheit seines Unternehmens nach außen hin präsentieren. Alle Arten von Geschäftsdrucksachen müssen sich dem anpassen – neben der Präsentationsmappe und den Visitenkarten eben auch der Geschäftsbrief.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Mit einem Geschäftsbrief kommunizieren Sie nach außen. Es werden Fragen geklärt, Aufträge bestätigt oder auch Angebote unterbreitet. Stets sollte bei der Erstellung eines Geschäftsbriefes oder einer Geschäftsunterlage im Auge behalten werden, dass der Leser bereits zu Beginn in der Lage sein muss, die wesentlichen Inhalte zu erfassen. Dies wird über eine aussagekräftige Betreffzeile sichergestellt.

Im Grunde ist ein Geschäftsbrief jede schriftliche Mitteilung, die sich an einen Empfänger richtet, der nicht direkt im Unternehmen tätig ist. Dabei wird heute auch die E-Mail als Geschäftsbrief bezeichnet. Der Schriftverkehr zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern eines Unternehmens hingegen zählt nicht zu den Geschäftsbriefen. Auch Werbeschriften oder Postwurfsendungen werden nicht mit eingerechnet, weil sie sich an einen unbestimmten Empfängerkreis richten.

Gesetzliche Vorgaben

Für Geschäftsbriefe gelten unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen, was die Angabe von Pflichtdaten angeht. Für Kleingewerbetreibende gibt es allerdings derzeit keine gesetzlichen Vorgaben. Wichtig ist aber für jeden, der nicht im Handelsregister eingetragen ist – und damit also auch für den Freiberufler –, dass auf Geschäftsbriefen nicht nur ein Fantasiename erscheint, sondern der bürgerliche Name. Der Name des Unternehmenseigentümers ist unverzichtbar und muss auf allen Geschäftsdrucksachen erkennbar sein.

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