Belege ordnungsgemäß sammeln

In der Buchführung werden sämtliche Zahlungen und Einnahmen zeitlich geordnet aufgeführt, wobei erwähnt werden soll, dass der Freiberufler dazu sogar verpflichtet ist. Für eine ordnungsgemäße Buchführung müssen durch den Freiberufler und Selbstständigen sämtliche Belege gesammelt und abgelegt werden. Zu den Buchungsbelegen zählen unter anderem:

Auftragsbestätigungen, Kostenvoranschläge, Lieferscheine, Kontoauszüge, Buchungsanweisungen, Quittungen, Rechnungen, Gehaltslisten, Inventuren oder Prozessakten.

Sämtliche Belege müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden, so lange gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Als Startdatum gilt dabei nicht das Datum des Belegs, sondern immer der 31.12. des jeweiligen Jahres. Wurde eine Rechnung also am 09.07.2010 ausgestellt, so muss sie bis einschließlich zum 31.12.2020 aufbewahrt werden. Es kann sogar sinnvoll sein, gewisse Belege noch länger aufzubewahren.

Doch wie sollten die Belege am besten gesammelt werden?

• Geht der Freiberufler noch einer anderen Tätigkeit nach, beispielsweise einer gewerblichen, so sollten die Belege nach Geschäftsbereichen abgelegt und getrennt werden.
• Die Belege sollten nach Sachgebieten unterschieden werden, das erleichtert deren Zuordnung.
• Bei den Einnahmen sollte nach Einnahmen mit 7 und mit 19 Prozent Mehrwertsteuer unterschieden werden.
• Die Belege sollten in der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs oder ihrer Ausstellung aufbewahrt werden.
• Über die einzelnen Vorgänge empfiehlt sich das Anlegen einer Übersicht, beispielsweise in einer Tabelle. Hier werden alle Belege eingetragen, mit Nummer und Datum.
• Ratsam ist das Anlegen von zwei Ordnern. In dem einen werden die Belege aufbewahrt, im anderen die Kontoauszüge. Ist ein Geldeingang oder eine Zahlung verbucht worden, wird der entsprechende Beleg hinter den Kontoauszug geheftet.

Die Belege können per Hand verwaltet werden, oder es wird eine entsprechende Buchhaltungs-Software genutzt. Diese gibt es im Handel zu erwerben und sie unterstützen beispielsweise beim Anlegen von Konten. Für jeden Bereich empfiehlt es sich, ein eigenes Konto anzulegen, etwa für den Bereich der Betriebsausgaben oder der Honorar-Einnahmen. So behält der Freiberufler selbst den Überblick – wenn die einzelnen Geschäftsvorfälle dort auch verbucht werden – und der Steuerberater, der bei der Anfertigung der Gewinnermittlung hilft, kann sich ebenfalls leichter einarbeiten.

Die Belegnummer

Jeder Beleg bekommt in der Buchführung eine Nummer zugewiesen. Diese Nummer muss einmalig und fortlaufend sein. Damit kann jeder Beleg eindeutig einem Buchungsvorfall zugeordnet werden.

Wichtig: Im Hinblick auf eine mögliche Betriebsprüfung ist es unabdingbar, die Belege lückenlos zu nummerieren und den betreffenden Geschäftsvorfällen so zuzuordnen!

Die Aufbewahrungsfristen

Für alle Belege gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Dies ist schon aus steuerrechtlicher Sicht wichtig. Vor allem die wichtigen Unterlagen zur Geschäftseröffnung oder Bilanzierung müssen für eine bestimmte Frist aufbewahrt werden. Buchungsbelege und Erklärungen, die mit der Ein- oder Ausfuhr von Waren und Produkten in Zusammenhang stehen, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist gilt auch für Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte oder Eröffnungsbilanzen. Eine Frist von sechs Jahren gilt für Handelsbriefe oder Geschäftsbriefe.

Auch Kopien von erhaltenen Briefen müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Kommt es zu einer Betriebsprüfung, so müssen diese Unterlagen vorgezeigt werden. Teilweise überprüft das Finanzamt dann auch das tatsächliche Vorhandensein der Unterlagen, die mit einem aktuellen Fall nichts zu tun haben. Für den Freiberufler haben die Aufbewahrungsfristen ebenfalls einen Vorteil, kann er so doch auch nach Jahren noch Garantieansprüche oder Regressforderungen geltend machen.

Fazit: Für Ihr Unternehmen sollte Sie als Selbstständiger sämtliche betrieblichen Kosten für das Auto und das Büro jeder Zeit belegen können, denn nur so haben Sie einen Nachweis, um Ihre Kosten gegenüber dem Finanzamt auch absetzen zu können.

Eine korrekte Buchführung spart Zeit und Geld!

Diese Tipps für Freiberufler und Selbstständige stammen vom

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