Betreff, Anrede und Unterschrift im Geschäftsbrief

 

Adressfelder sind vorbereitet – was fehlt für einen kompletten Geschäftsbrief? Richtig, Betreff, Anrede, Text, Unterschrift und Anlagenvermerk sind noch nicht erfasst. Ohne diese gibt es keinen Brief, daher sollen die entsprechenden Regelungen laut der DIN an dieser Stelle erläutert werden.

Der Betreff

Mit dem Betreff fassen Sie den Inhalt des Briefes kurz zusammen, er ist eine stichwortartige Inhaltsangabe. Der Bezug wird zum ganzen Brief hergestellt, nicht nur zu einem Teil. Der Betreff beginnt zwei Zeilen nach den Bezugszeichen oder wird nach zwei Leerzeilen unter den Informationsblock gesetzt.

Gemessen von der äußeren Blattkante beginnt er bei 25 Millimetern. Ist der Text sehr lang, kann auch der Betreff länger werden, dann sollte er auf mehrere Zeilen aufgeteilt werden. Die Betreffangabe wird im Allgemeinen fett gedruckt. Nach dem Betreff folgen wieder zwei Leerzeilen, ehe die Anrede beginnt.

Die Anrede im Geschäftsbrief

In vielen Fällen wird die Anrede wie folgt lauten: „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“. Auch das unverbindliche „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist üblich. Sind Name und Titel des Adressaten bekannt, so sollte der Geschäftsbrief diese in der Anrede einschließen. Nach der Anrede wird ein Komma gesetzt.

Bei Personengruppen, die mit dem Geschäftsbrief angesprochen werden, kann auch mit „Sehr geehrte Frau Kollegin“ oder mit „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen“ begonnen werden. Hinweise auf die richtige Anrede in einem persönlichen Gespräch mit Geschäftspartnern finden Sie hier.

Der Text

Auch der Text beginnt wieder in einer Fluchtlinie von 25 Millimetern vom äußeren Blattrand. Der Abstand zwischen rechter Blattkante und Zeilenende sollte mindestens 10 Millimeter betragen. Erstreckt sich der Brief über zwei oder mehr Seiten, so soll das Zeilenende bei mindestens 25 Millimetern enden, gemessen wieder von der rechten Blattkante.

Der Zeilenanfang darf auf der zweiten Seite bei 10 Millimetern liegen. Vom oberen Blattrand werden mindestens fünf Leerzeilen gelassen, bis zum unteren Blattrand sollten es noch wenigstens vier Leerzeilen sein. Bei mehreren Seiten sollte der Geschäftsbrief eine Seitennummerierung aufweisen. Diese wird ab der zweiten Seite oben gesetzt. Beginnend ab Seite 1 können Sie die Seiten mit „Seite … von …“ kennzeichnen.

Der Hinweis auf Folgeseiten, der ansonsten mit drei Punkten gegeben wird, entfällt dann. Die Kennzeichnung soll am rechten Rand enden.

Der Unterschriftenblock

Nach dem Text folgt die Grußformel. Dann kommen Unternehmensbezeichnung, eventuelle Zusätze, Unterschrift (handschriftlich) und Angaben zum Unterzeichnenden. Die Grußformel beginnt 25 Millimeter von der äußeren Blattkante entfernt und nach einer Leerzeile, die zwischen Text und Gruß verbleibt.

Zwischen den übrigen Angaben wird jeweils wieder eine Leerzeile gesetzt. Wenn zwei Personen einen Geschäftsbrief unterzeichnen, so unterschreibt stets der im Rang höher Stehende zuerst.

Beipiele für einen Unterschriftenblock

Beispiel 1  Mit freundlichen Grüßen Michael Schmidt.	Beispiel 2 Freundliche Grüße Service-Büro Textgut Michael Schmidt
Beispiel 3 Herzliche Grüße Autohaus Roll’s raus i. V. Hans Kellerrad	Beispiel 4 Mit freundlichen Grüßen Fahrradcenter Losgedüst ppa. Igor Knurks i. V. Iwan Knorke

Die Anlagenvermerke

Durch Fettdruck können Sie die Angaben “Verteiler” oder “Anlagen” hervorheben. Vom Gruß oder von der Firmenbezeichnung lassen Sie mindestens drei Leerzeilen, ehe Sie den Anlagenvermerk schreiben. Der Anlagenvermerk folgt aber nach einer Leerzeile, wenn ein Schreiben nicht handschriftlich unterzeichnet, sondern eine maschinenschriftliche Angabe der Unterzeichner gesetzt wird.

Auch zwischen Anlagen-und Verteilervermerk wird eine Leerzeile gesetzt. Diese darf allerdings entfallen, wenn der Platz die Leerzeile nicht zulässt.

Beglaubigungsvermerke

Ein Beglaubigungsvermerk schließt den Brief von Behörden, wenn dieser nicht handschriftlich unterzeichnet wird. Dann wird mit einem Gruß, dem Zusatz (zum Beispiel mit „im Auftrag“), dem Bearbeiternamen, seiner Amtsbezeichnung, dem Anlagen- und Verteilervermerk sowie dem Wort „Beglaubigt“ geschlossen.

Auch der Name des Beglaubigenden und seine Amtsbezeichnung müssen aufgeführt werden. Alle Teile dieses Briefabschlusses werden linksbündig untereinander gesetzt. Anlagen- und Verteilervermerk können hingegen auch bei 125 Millimetern – gemessen von der linken Blattkante – beginnen, wenn der Platz eine Anordnung untereinander nicht zulässt. Dieser Vermerk beginnt dann in Höhe der Grußformel.

Werbliche Elemente

Werbliche Elemente werden mit einer Zeile Abstand am Ende des Geschäftsbriefes gesetzt. Verwendet wird dafür ein „Übrigens“ oder auch ein „PS“. Ein Beispiel:

1. Mit freundlichen Grüßen

Grafikbüro Malschnell

i. A.

Tino Malzke

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