Betriebsausgabe: Büromaterial & Bürobedarf

 

In der Regel besitzt jeder Freiberufler und jeder Selbstständige ein Büro, in dem die freiberufliche Tätigkeit erledigt werden. Nur wenige kommen allein mit dem Notebook aus, das sie auf den heimischen Küchentisch stellen und von dem aus sie die vorliegenden Aufträge abarbeiten. Nun mus das Büro aber entsprechend eingerichtet sein. Die nötigen Ausgaben sind im Allgemeinen als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

Steuerliche Begrifflichkeiten

Als Bürobedarf werden die Wirtschaftsgüter bezeichnet, die als Verbrauchsmaterial deklariert sind. Außerdem dürfen die Anschaffungskosten 150 Euro nicht übersteigen. Aufwendungen für Bürobedarf fallen unter anderem für den Kauf von Briefpapier, Schreibgeräten, Mappen, Toner usw. an. Ist auf der Rechnung die Vorsteuer ausgewiesen worden, so kann der Freiberufler vom Recht auf Vorsteuerabzug Gebrauch gemacht werden.

Büromaschinen werden zu den „Werkzeugen und Kleingeräten“ gerechnet, wenn ihre Anschaffungskosten 150 Euro nicht übersteigen. Kopierer oder Faxgeräte können auch als geringwertige Wirtschaftsgüter deklariert werden. Sie werden im Jahr der Anschaffung abgeschrieben oder zur Betriebs- und Geschäftsausstattung gerechnet und dort abgesetzt. Geringwertige Wirtschaftsgüter dürfen den Kaufpreis von 410 Euro nicht übersteigen.

Bei einem höheren Preis werden sie dem Sammelposten zugerechnet. Drucker werden über die übliche Nutzungsdauer abgeschrieben, weil sie nicht selbstständig nutzbar sind (ohne Computer keine Druckernutzung). Auch bei den Büromaschinen gilt, dass die Vorsteuer abgezogen werden kann, sofern sie auf der Rechnung eindeutig ausgewiesen wurde.

Unklare Quittungen

Viele Freiberufler versuchen, sämtliche Ausgaben als Bürobedarf zu deklarieren, auch den Schulbedarf für die Kinder. Daher wird auf den Quittungen meist nur „Bürobedarf“ vermerkt. Dies ist aber nicht ausreichend, denn das Finanzamt kann bei ungenauen Angaben die Abzugsfähigkeit der Ausgaben verweigern. Der Bürobedarf sollte daher immer genau bezeichnet werden. Vor allem bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern kann eine ungenaue Bezeichnung dazu führen, dass der Vorsteuerabzug verwehrt wird. Es ist immer notwendig, Art und Menge der gelieferten Gegenstände genau zu bezeichnen.

Der Name „Bürobedarf“ ist hier nicht exakt genug, benennt er doch weder Art noch Menge. Damit kann es passieren, dass die Vorsteuer nicht abgezogen werden darf. Dennoch kann es aber sein, dass die Aufwendungen als Betriebsausgaben anerkannt werden.

Plausibilität der Ausgaben

Sämtliche Ausgaben für den Bürobedarf müssen stets plausibel sein. Das heißt, es muss nachvollziehbar sein, dass der Gegenstand in dem betreffenden Büro auch wirklich benötigt wird. Geht es um die Abzugsfähigkeit von Batterien oder eines Druckers, so wird hier kein Finanzamt Fragen stellen. Wird jedoch eine Videokamera angeschafft, kann es schon eher sein, dass nachgefragt wird.

Wer sich selbst, seine Produkte oder Dienstleistungen im Internet präsentieren möchte, braucht dafür aber vielleicht eine Kamera. Diese muss zu mindestens zehn Prozent betrieblich genutzt werden. Wer sein Angebot für einen Webshop fotografieren möchte oder sich als Unternehmer auf YouTube präsentiert, braucht eine gute Digitalkamera. Wird jedoch das Betriebsfahrzeug nur nach einem Unfall fotografiert und gibt es ansonsten keinen sinnvollen Einsatzzweck im Betrieb für eine Kamera, so werden die Ausgaben nicht als Betriebsausgaben anerkannt.

Teilweise kann es daher für viele Freiberufler sinnvoll sein, zu den Betriebsausgaben, bei denen absehbar Fragen auftreten werden, eine Erklärung anzuheften.

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