Betriebsausgabe: Mitarbeiter & Beschäftigte

 

Einem Freiberufler entstehen häufig gar keine oder nur geringe Kosten, die mit der Beschäftigung von Mitarbeitern oder der Beauftragung von externen Dienstleistern in Zusammenhang stehen. Selbstständige Unternehmer hingegen, die Aufgaben „outsourcen“ oder die Beschäftigte verschiedener Art bezahlen, müssen sich die Frage schon eher stellen, ob die entsprechenden Ausgaben als Betriebsausgaben gelten. Im Folgenden daher ein kleiner Überblick über die möglichen Ausgaben, die für Mitarbeiter und Beschäftigte anfallen können.

Freie Mitarbeiter

Freie Mitarbeiter übernehmen projektbezogen feste Aufgaben und das für einen begrenzten Zeitraum. Die freien Mitarbeiter sind ihrerseits ebenfalls Unternehmer und werden nicht nur für einen Auftraggeber, sondern für verschiedenen Kunden tätig. Die Ausgaben, die einem Unternehmen für die Honorare der freien Mitarbeiter entstehen, können als Betriebsausgaben angesetzt werden. In bestimmten Branchen ist die Beauftragung freier Mitarbeiter heute gang und gäbe, so in der Werbe- und Unterhaltungsbranche, im Bereich der Informationstechnik oder in der Unternehmensberatung.

Hinweis: Die Vorsteuer kann bei entsprechender Ausweisung auf der Rechnung geltend gemacht werden, allerdings muss beachtet werden, ob der freie Mitarbeiter eventuell als Kleinunternehmer gilt und damit auf Umsatzsteuerfreiheit optiert hat. Dann ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Personal- und Lohnkosten

Löhne, Gehälter und Sozialabgaben, die im Rahmen der Beschäftigung von Mitarbeitern entstehen, gelten als Betriebsausgaben. Zu den Lohn- und Personalkosten zählen unter anderem auch Zulagen, Aufwendungen für die Altersvorsorge, Urlaubsgelder oder Aufwendungen für die Arbeitssicherheit. Ein Sachbezug als Lohnersatz ist in vielen Unternehmen üblich – der Lohnersatz wird auf dem Lohn- und Gehaltskonto verbucht. Ebenfalls als Betriebsausgaben für Angestellte abgesetzt werden können freiwillige soziale Leistungen, wie etwa Benzingutscheine, die Nutzung von Internet und Telefon oder Geschenke zu besonderen Anlässen.

Aufwendungen für Leiharbeiten

Müssen Auftragsspitzen abgefangen werden, so bietet sich die Leiharbeit an. Projektbezogen kann Personal für einen begrenzten Zeitraum eingesetzt werden, wobei keine arbeitsrechtlichen Verpflichtungen entstehen. In der Regel sind die entstehenden Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Die Umsatzsteuer kann der Freiberufler als Vorsteuer abgezogen werden. Wichtig ist dafür allerdings, dass sie auf der Rechnung ausgewiesen sein muss.

Aufwendungen für Abfindungen

Mit einer Abfindung wird ein bestehendes Vertragsverhältnis beendet. Durch diese Zahlung wird der Vertragspartner entschädigt, weil sein Vertrag aufgehoben oder gekürzt wird. Ist die Basis ein betriebliches Vertragsverhältnis, so gelten die geleisteten Abfindungen als Betriebsausgaben. Abfindungen werden als Teil der Lohnkosten gesehen, wenn sie im Rahmen der Aufhebung eines Arbeitsverhältnisses gezahlt werden. Auch bei Mietverhältnissen können Abfindungen gezahlt werden. Dann soll damit erreicht werden, dass ein Mietvertrag schneller beendet wird.

Aufwendungen für Entgeltfortzahlungen

Arbeitnehmer haben per Gesetz das Recht dazu, Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber zu bekommen. Bis zu einer Dauer von sechs Wochen müssen die Lohn- oder Gehaltsansprüche weiter gezahlt werden. Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall gelten als Betriebsausgaben. Voraussetzung für eine weitere Zahlung von Lohn oder Gehalt ist, dass der Arbeitnehmer unverschuldet erkrankt ist und dass das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht. Mit inbegriffen sind regelmäßig anfallende Überstundenentlohnungen. Auch die Sozialabgaben müssen weiter gezahlt werden.

Aufwendungen für geringfügig Beschäftigte

Die im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung für den Unternehmer anfallenden Ausgaben können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Auch kurzfristige Beschäftigungen von maximal zwei Monaten pro Jahr oder 50 Arbeitstagen gelten als geringfügig. Lesen Sie auch hierzu unseren Beitrag: Minijobber einstellen

Aufwendungen für Jubiläen

Die Aufwendungen, die einem Unternehmer oder Freiberufler für Geld- oder Sachzuwendungen entstehen, die ein Arbeitnehmer aufgrund eines Dienstjubiläums erhält, können sofort als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Da solchen Zuwendungen häufig Betriebsvereinbarungen zugrunde liegen, können gewinnmindernde Rückstellungen gebildet werden.

Aufwendungen für Sekretariatsdienste

Häufig erledigen Sekretariatsdienste oder freie Mitarbeiter Büroarbeiten, die nur fallweise abgearbeitet werden müssen. Die dabei entstehenden Kosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die Ausgaben fallen als „Aufwand für bezogene Leistungen“ an. Ist die Vorsteuer auf der Rechnung ausgewiesen, so kann sie gegenüber dem Finanzamt abgezogen werden.

Aufwendungen für Sozialversicherungsabgaben

Die gesetzlichen Pflichtabgaben, die ein Arbeitgeber zu leisten hat, werden als Sozialversicherungsabgaben bezeichnet. Aufgewendet werden müssen Gelder für die Kranken- und Pflegeversicherung, für die Renten- und Arbeitslosenversicherung der Arbeitnehmer. Die Beiträge werden an die Krankenkasse, die für den jeweiligen Arbeitnehmer zuständig ist, abgeführt und von dort aus an die entsprechenden Stellen weitergeleitet.

Aufwendungen für Tantiemen

Vor allem bei Arbeitsverträgen mit leitenden Angestellten oder Geschäftsführern werden Tantiemen häufig als Leistungsanreiz vereinbart. Die Beträge, die dafür aufgewendet werden müssen, sind Betriebsausgaben. Erfolgsbezogene Tantiemen werden bezogen auf einen bestimmten Gewinn oder auf den Jahresüberschuss gezahlt.

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