Betriebsausgabe: Porto und Kurier

Unter dem Sammelbegriff Porto werden alle Ausgaben zusammengefasst, die für die Versendung von Briefen, Päckchen, Paketen oder ähnlichen Sendungen nötig sind. Portokosen können stets als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn sie betrieblich notwendig waren.

Vorsicht ist bei der Behandlung der Vorsteuer geboten, diese ist nicht in jedem Fall abzugsfähig.

Portokosten

Für den Transport von Briefen oder Paketsendungen fallen Portozahlungen an. Diese werden buchhalterisch als Versandkosten erfasst. Für viele Agenturen und Freiberufler sind Portokosten so genannte durchlaufende Posten, wenn sie für Auftraggeber Flyer, Kataloge, Manuskripte, Belegexemplare oder ähnliche Sendungen verschicken und dieser als Absender auf der Verpackung genannt ist. Teilweise kann eine Portokasse sinnvoll sein. Dann werden die Einzelbelege erst einmal aus eigener Tasche bezahlt. Später erfolgt in Form einer Sammelabrechnung die Erstattung der Aufwendungen. Die Briefmarken der Deutschen Post bleiben umsatzsteuerfrei, das ist auch nach dem Ende des Briefmonopols der Fall. Ein Vorsteuerabzug ist damit nicht möglich.

Kurierdienste

Neben der Deutschen Post bieten verschiedene Kurierdienste ihre Leistungen bei der Beförderung von Briefen und Sendungen an. Auf ihre Leistungen hingegen entfällt in den meisten Fällen die Umsatzsteuer. Somit kann der Freiberufler vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen.

Wichtig: Die Umsatzsteuer muss auf dem zugehörigen Beleg extra ausgewiesen sein.

Allerdings gibt es auch einige private Postdienstleister, die die Befreiung von der Steuer für sich nutzen. Sie müssen dafür aber einen allgemeinen Leistungsteil ständig und flächendeckend anbieten, wie etwa den Transport von Paketen über enge regionale Grenzen hinaus. Andererseits müssen viele Leistungen umsatzsteuerpflichtig sein.

Versandkosten

Beim Versand von Waren fallen Versandkosten an. Sie werden generell als Betriebsausgaben angesehen und sind damit abzugsfähig. Beim Bezug von Waren gelten Versandkosten als Nebenleistung des Wareneingangs. Im Warenversand werden Versandkosten ausgegliedert. Fallen Versandkosten hingegen in der Verwaltung des Unternehmens an, so werden sie den Portokosten zugerechnet. Die Kosten für den Versand müssen auf der Rechnung extra ausgewiesen werden. Außerdem entfällt auf sie ein Anteil der Umsatzsteuer.

Lesen Sie doch auch hierzu unseren Beitrag: Was ist der Unterschied. Umsatzsteuer-Mehrwertsteuer-Vorsteuer

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