Betriebsausgabe: Software und Programme

Gute Software ist teuer. Da ist es für einen Unternehmer oder Freiberufler gut zu wissen, dass die Anschaffungskosten für eine Software in der Regel als Betriebsausgabe abgesetzt werden können. Das gilt für Bürosoftware ebenso wie für Buchhaltungssoftware, Rechnungssoftware, Software für die Auftragsverwaltung, für die Steuererklärung oder Lernsoftware. Auch der Kauf von Lizenzen zählt als Betriebsausgabe.

Anschaffung von Computerprogrammen

Computerprogramme werden den immateriellen Wirtschaftsgütern zugerechnet. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer liegt zwischen drei und fünf Jahren. Während dieser Zeit erfolgt die Abschreibung der Software. Übersteigen die Kosten der Anschaffung die Grenze von 410 Euro nicht, so können die Programme auch als so genannte Trivialsoftware im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden. In den Sammelposten kann Software nicht aufgenommen werden, da dieser nur für materielle Wirtschaftsgüter zählt. Wird das Programm objektiv schneller verbraucht sein, als die übliche Nutzungsdauer vorgibt, so kann eine kürzere Abschreibungsdauer angesetzt werden.

Das ist zum Beispiel bei Bilanzbuchhaltungssoftwares der Fall, die immer wieder durch neue gesetzliche Regelungen als veraltet gelten. Wird beim Kauf der Software auf der Rechnung die Vorsteuer ausgewiesen, so ist diese abzugsfähig.

Updates von Computerprogrammen

Damit das genutzte System funktionstüchtig bleibt, ist bei vielen Softwares ein regelmäßiges Update vorgesehen. Updates werden als Instandhaltungsaufwand ausgewiesen, da das ursprüngliche Programm nicht verändert wird und meist nur Teilbereiche der Software aktualisiert werden. Die entstehenden Kosten sind sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei einem Update, das ein vollständiges Programm darstellt und für die eigene Funktionstüchtigkeit keinen Bezug zu der Vorgängerversion haben muss, ist die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer als Zeit für die Abschreibung anzusetzen.

Eine außerordentliche Abschreibung der alten Softwareversion ist nicht möglich, wenn es sich um eine Standardsoftware wie z.B. eine Bürosoftware handelt, für die nicht zwingend ein Update erforderlich ist. Die Umsatzsteuer, die auf die jeweiligen Kosten für die Updates entfällt, kann als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Lizenzen im Unternehmen

Für viele Softwares müssen Lizenzen angeschafft werden, damit die Programme voll funktionstüchtig sind und legal genutzt werden können. Muss ein Unternehmer oder Freiberufler einen laufenden Betrag verteilt auf jährliche Raten als Lizenzgebühr entrichten, so stellt das einen sofortigen Aufwand für das Unternehmen dar. Die Kosten sind sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Anmerkung: Wird die Lizenzgebühr nur für einen bestimmten Zeitraum einmalig gezahlt, so wird die Aufwendung über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Kosten für die externe Datenrettung

Sind Kosten für die externe Datenrettung entstanden, so sind diese Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Die Datenrettung gilt als unumgänglich, wenn damit wichtige Unternehmens- oder Kundendaten wiederhergestellt werden können. Voraussetzung ist allerdings, dass die Rettung der Daten durch einen Profi vorgenommen wird, der über seine Leistung eine entsprechende Rechnung ausstellt. In dem Fall kann auch die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Hinweis: Dieser Artikel zeigt auf was steuerlich absetzbar ist. Er ersetzt aber keine steuerliche Beratung durch einen Steuerberater.

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