Bewirtungskosten des Freiberuflers

Bewirtungskosten entstehen immer dann, wenn Geschäftspartner oder andere Personen aus beruflichen Gründen verköstigt bzw. bewirtet werden müssen. Dabei sind die Kosten aber nicht in voller Höhe absetzbar, sondern lediglich bis maximal 70 Prozent. Die Kosten müssen aber angemessen sein. Wer als freie Lektorin seinem Autor also ein Hummeressen spendieren möchte und das regelmäßig, der wird beim Finanzamt kein Glück haben bei dem Versuch, die Kosten als Bewirtungskosten abzusetzen.

Ein Unterschied ist es, wenn der Freiberufler Arbeitnehmer beschäftigt. Für deren Verköstigung entstandene Ausgaben können komplett von der Steuer abgesetzt werden. Die Umsatzsteuer, die auf den Rechnungen ausgewiesen wird, ist in beiden Fällen zu 100 Prozent als Vorsteuer verrechenbar – sofern der Freiberufler nicht als Kleinunternehmer gemeldet ist und somit das Recht hat, Vorsteuerabzug geltend zu machen. Die Bewirtungskosten setzen sich aus allen Kosten zusammen, die für Speisen und Getränke, Genussmittel, Unterhaltung und Trinkgelder entstehen.

Angemessene Bewirtung

Werden die Ausgaben als unnötig hoch eingeschätzt, so werden sie in einen angemessenen und einen nicht angemessenen Teil getrennt. Der angemessene Teil kann wiederum zu 70 Prozent abgesetzt werden, der nicht angemessene Teil fällt weg.

Hinweis: Es gibt dabei allerdings keine allgemein gültige Grenze.

Eingeschätzt wird die Angemessenheit anhand der Vorteile, die der Freiberufler durch die Bewirtung gegebenenfalls haben kann. Das heißt schlicht und einfach: Hätte es ein Keks getan, so ist die Sachertorte unangemessen. Der Ort der Bewirtung spielt keine Rolle. Als Freiberufler können Sie also Ihre Auftraggeber und Geschäftspartner in einer Gaststätte ebenso empfangen, wie in Ihren eigenen Räumen, wobei hier die Büroräume gemeint sind.

Noch etwas zum Nachweis der Bewirtungskosten

Nicht nur die Höhe der Aufwendungen muss nachgewiesen werden, sondern auch der Ort der Bewirtung, das Datum und der Anlass sowie die Namen der Teilnehmer müssen belegt werden können. Der Anlass der Bewirtung muss einen Rückschluss auf einen geschäftlichen Vorgang erkennen lassen. Bei Rechnungen in einer Gaststätte ist wichtig, dass die Rechnung auf den Namen des Unternehmers ausgestellt wurde, was allerdings bei Kleinbeträgen bis 150 Euro nicht nötig ist.

Wichtig: Die Rechnung muss zudem maschinell erstellt und registriert worden sein.

Angemessenheit der Bewirtungskosten

Dass die Bewirtungskosten nicht zu jedem Anlass als Betriebsausgabe gelten können, ist klar. Überwiegend privat veranlasste Bewirtungen, zum Beispiel anlässlich eines Geburtstags, werden den Kosten der allgemeinen Lebensführung zugerechnet. Unangemessene Kosten sind aber auch dann nicht abzugsfähig, wenn sie aus betrieblichen Gründen angefallen sind.

Aufwendungen – egal, in welcher Ausgabenhöhe – die als in der Art unangemessen eingestuft werden, sind generell nicht abzugsfähig und das Finanzamt erkennt sie nicht an. Geht es um die Kostenhöhe, so spielt der Anlass keine Rolle. Als Vergleich werden dafür die in der Branche üblichen Aufwendungen herangezogen. Der unangemessene Teil wird vom Finanzamt nicht erstattet.

Die korrekte Aufzeichnung

Das Finanzamt möchte ausreichende Belege über ein Geschäftsessen oder für andere Aufwendungen, die als Bewirtungskosten abgesetzt werden sollen, sehen. Der Nachweis muss für die Bewirtung der eigenen Arbeitnehmer ebenso erfolgen wie für Aufwendungen für die Getränke der Kunden beim letzten Tag der offenen Tür. Erwähnt werden müssen der Ort, der Tag, die Personen, der Anlass sowie die Kosten. Jeder erfolgreiche Unternehmer wird diese Angaben in seine Bewirtungsaufwendungen über die Buchführung korrekt erledigen.

Aufzeichnungspflichten bei Bewirtungen

Bewirtungskosten können nur dann abgezogen werden, wenn sie einzeln aufgeführt werden und somit von den übrigen betrieblichen Ausgaben getrennt werden. Einzeln bedeutet in dem Fall, dass mehrere Positionen nicht zusammengefasst aufgeführt werden dürfen. Haben Sie also während eines Geschäftsjahres mehrere Rechnungen für Bewirtungen vorliegen, so müssen diese gesondert aufgeführt werden. Handelt es sich aber um eine Sammelrechnung, so wird diese natürlich nicht getrennt, sondern in einer Summe gebucht. Die Sammelbuchung ist auch bei der Abrechnung von Kreditkartenbuchungen möglich. Die Einzelheiten müssen sich dann allerdings aus den Belegen ergeben, die der Abrechnung beigeführt werden müssen.

Getrennt von den übrigen Aufwendungen heißt hier, dass innerhalb der Buchhaltung eine eigene Spalte für Bewirtungskosten geführt werden muss. In der Praxis können zwar einzelne Fehlbuchungen vorkommen, diese sind aber unschädlich. Selbst, wenn Sie Ihre Belege lose sammeln und den ganzen Stapel am Jahresende beim Steuerberater abgeben, so müssen die Belege für Bewirtungen immer getrennt gesammelt werden.

Die Sammlung der Belege in getrennter Form geschieht mit Hilfe von Registertrennblättern oder in einem eigenen Ordner pro Vorgang. Hier werden die Belege für die Bewirtung abgelegt und zwar in chronologischer Reihenfolge. An den Anfang der Belegsammlung kommt eine Zusammenstellung aller Vorgänge, darauf darf nicht verzichtet werden. Die Aufzeichnungspflicht gilt für alle geschäftlichen Bewirtungskosten, die auf eine mögliche Abzugsfähigkeit von 70 Prozent beschränkt sind. Handelt es sich lediglich um kleinere Aufmerksamkeiten, so müssen diese nicht aufgezeichnet werden.

Ungenaue Angaben bei den Bewirtungskosten

Die Angabe der Anzahl der Teilnehmer sowie deren beruflicher Stellung genügt nicht, wenn es darum geht, gegenüber dem Finanzamt die Bewirtungsaufwendungen nachzuweisen.

Wichtig: Es muss immer ein betrieblicher Anlass angegeben werden.

Bei unzureichenden Angaben entsteht dem Unternehmen praktisch ein doppelter Schaden. Zum einen können durch Fehler die Aufwendungen für eine Bewirtung nicht mehr geltend gemacht werden – nicht einmal mehr zu den üblichen 70 Prozent -, sondern auch das Recht auf Vorsteuerabzug geht verloren. Die Belege sollten daher immer zeitnah und gründlich geprüft werden, ehe sie im Ordner abgeheftet werden.

Kleine Aufmerksamkeiten

Auch für 2016 gilt, dass Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter einen Betrag von 40,00 Euro nicht überschreiten dürfen. Bis zu dieser Höhe werden die kleinen Geschenke nicht als lohnsteuerpflichtiges Gehalt gesehen. Damit die Aufmerksamkeiten, die übrigens nicht zu den Bewirtungskosten zählen, als Betriebsausgaben angerechnet werden können, muss ein besonderes Ereignis vorliegen. Das kann der Geburtstag des Angestellten sein, eine schwere Krankheit oder auch eine bestandene Prüfung. Wird der genannte Betrag überschritten, wird die gesamte Aufmerksamkeit steuerpflichtig.

Hinweis zu den steuerlichen Tipps: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

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