Business-Knigge für Freiberufler

Einführung

Jeder kennt den Knigge, der sich damit befasst, wie jemand im Privatleben auftreten soll.

• Wer geht zuerst durch eine Tür?
• Wo liegen die verschiedenen Bestecke bei einem festlichen Menü?
• Wie wird höflich miteinander umgegangen?

Das sind Fragen, die im Knigge geklärt werden, neben einer großen Anzahl weiterer natürlich. Ein Teil davon lässt sich für den Freiberufler einfach übertragen und kann im Berufsleben angewendet werden. Doch einige Tipps und Tricks für den Umgang mit Kunden und das sichere Auftreten in der Geschäftswelt gibt es dennoch, die eben nicht im normalen Knigge erklärt werden.Wer weiß denn schon genau, was im Einzelnen den ersten Eindruck bestimmt und ob der Gegenüber einen selbst als sympathisch empfindet?

• Oder wie soll eine richtige Begrüßung stattfinden?
• Was gibt es dabei zu beachten?

Die Zeiten von Knicks und Verbeugung sind ja nun vorbei, dennoch ist eine geschäftliche Begrüßung immer noch deutlich höflicher und zuvorkommender, als eine private, doch eher vertraute Begrüßung.

Vorstellung und Anrede

Wenn jemand nicht allein einen Kundenbesuch tätigt, stellt sich die Frage danach, wie der Mitgebrachte vorgestellt wird. Und wie ist das mit der Anrede? Im normalen Leben scheinen die Begrüßungen mit einem einfachen „Hallo“ auf dem Vormarsch zu sein, in Verbindung mit dem „Du“.

Wenn beide damit einverstanden sind, ist dagegen auch nichts einzuwenden. Aber im Geschäftsleben sieht die Sache etwas anders aus. Wer da als Übersetzer, Texter, Dolmetscher oder Lektor seinen Kunden mit „Hallo, ich habe gleich Zeit für dich!“ begrüßt, wird wohl weniger auf Gegenliebe stoßen. Wichtig im Geschäftsleben ist zudem das richtige Buisness-Outfit, sowohl für Damen als auch für Herren. Hier spielt wieder der erste Eindruck hinein, denn anhand der Kleidung macht sich ein Kunde ein Bild über den Freiberufler.

Ein weiteres wichtiges Thema ist das Telefonieren

In großen Firmen werden eigene Telefonseminare abgehalten, damit die Mitarbeiter darin geschult sind, wie sie sich am Telefon zu melden haben, wie die richtigen Umgangsformen hier sind und was sie bei schwierigen Telefonaten zu beachten haben. Der Freiberufler steht damit in den meisten Fällen allein da, wenn er sich nicht eine entsprechende Weiterbildung sucht.

Dabei ist das Telefonieren aber sehr wichtig, der erste persönliche Kontakt zum Kunden wird meist per Telefon aufgenommen. Auch das Kommunizieren per E-Mail ist hier wichtig und dafür gibt es ebenfalls Benimmregeln. Wer sich auf Messen präsentieren möchte oder seine Kunden zu einem Geschäftsessen einlädt, sich also in der Öffentlichkeit bewegt, muss sich auch dabei mit dem Knigge auskennen. Ein Fauxpas in der Öffentlichkeit ist noch schlimmer, als einer im Privaten.

Der erste Eindruck im Geschäftsleben ist enorm wichtig

Es ist einfach so, dass es sprichwörtlich für den ersten Eindruck keine zweite Chance gibt. Wer als Freiberufler ein Geschäft betritt oder einem Kunden gegenüber steht, hinterlässt einen bestimmten Eindruck und muss damit rechnen, anhand dieses Eindrucks behandelt zu werden. Das sind Fragen, die im Knigge geklärt werden, neben einer großen Anzahl weiterer natürlich. Ähnelt jemand äußerlich seinem Gegenüber, wird er als sympathischer befunden, freundlicher und zuvorkommender behandelt.

Auch wenn sich niemand das eingestehen möchte und sich selbst immer als die Person sieht, die andere nicht anhand von Äußerlichkeiten beurteilt, das limbische System eines jeden Menschen sorgt dafür, dass das dennoch der Fall ist. Doch wenn es um den ersten Eindruck geht, kommt es nicht nur auf die Kleidung an. Auch die bewussten und die unbewussten Signale sind dafür zuständig, dass ein Mensch in eine bestimmte Kategorie eingestuft wird.

Zu den bewussten Signalen wird die gesamte Erscheinung gerechnet. Sie ist veränderbar und von jedem Freiberufler selbst zu beeinflussen. Wir entscheiden allein, was wir anziehen, wie das Business Casual für Männer und Frauen aussieht, welche Accessoires wir anlegen und welche Farben zu uns passen. Auch die Körperhaltung und die Mimik sind beeinflussbar und werden bewusst eingesetzt.

Tipp der Redaktion: Einen

Ein Training in die ein oder andere Richtung kann aus einem Menschen einen völlig anderen machen. Die Aussprache wird wahrgenommen, ein Dialekt möglicherweise bemerkt. Laut Studien kommt es bei der Einschätzung einer Person anhand des ersten Eindrucks nur zu sieben Prozent darauf an, was die betreffende Person eigentlich sagt.

Das heißt, der Inhalt des ersten Gesprächs ist erst einmal nicht relevant, wichtiger sind Auftreten und Körpersprache (55 %) und Sprachmelodie und Dialekt (38 %). Dabei sind immer die ersten Sekunden einer Begegnung für die weitere Einschätzung relevant.

Unbewusste Signale

Die unbewussten Signale hingegen können zwar auch beeinflusst werden – etwa, wenn jemand Parfum auflegt, liegt die Menge des verwendeten Duftstoffes in seiner Hand – aber sie werden von der Person selbst kaum wahrgenommen. Wer merkt schon selbst, dass er in einer Wolke aus Parfum steht und empfindet das als unangenehm?

Nicht beinflussbare Signale

Nicht beeinflussbar ist hingegen die Reaktion des Körpers. Wenn vor Aufregung die Hände schwitzen, wird das vom Gegenüber nicht eben wohlwollend bemerkt, aber dagegen getan werden kann nichts. Daher sollten „Händeschwitzer“ die Hände vor dem Begrüßungshandschlag diskret abwischen, wer vor Aufregung oder aus Veranlagung kalte Hände hat, sollte sie kurz warmrubbeln, sofern das möglich ist.

Senden Sie über Ihre Körperhaltung positive Signale aus

Die Körperhaltung macht einiges aus, wenn ein Mensch eingeschätzt werden soll. Genau genommen gehört die Körperhaltung zu den Punkten, die der Einschätzung auf den ersten Blick dienen. Das beginnt bereits bei den so genannten Distanzzonen. Im Geschäftsleben wird von einer Distanzzone von ungefähr einer Armlänge ausgegangen.

Das heißt, es wird als unangenehm empfunden, wenn sich der Gegenüber in diese Zone begibt, dem Gesprächspartner sozusagen „auf die Pelle rückt“.
Allerdings spielt hier der Kulturkreis eine Rolle. Die Portugiesen etwa nähern sich deutlich weiter an und empfinden das aber als Freundlichkeit. Es ist aber leicht möglich zu bemerken, ob die individuelle Distanzzone überschritten wird oder nicht.

Wenn der Gesprächspartner immer einen Schritt weiter zurückweicht, ist das ein Signal dafür, dass etwas nicht stimmt.

Spätestens, wenn er nicht mehr weiter kann, weil sich hinter ihm eine Wand befindet, sollte der Rückzug angetreten werden. Eine Körperhaltung, bei der das eine Bein vorgestellt wird und sich der Gesprächspartner um etwa neunzig Grad abwendet, ist ebenfalls ein deutliches Zeichen für den Wunsch nach mehr Distanz.

Entspannt und aufrecht stehen zeugt von Kompetenz und Selbstbewusstsein

Wer entspannt und aufrecht steht, sendet positive Signale aus. Selbstbewusstsein und Kompetenz werden damit verbunden, aber auch Respekt dem anderen gegenüber. Auch der Gang des Menschen ist sehr aussagekräftig.

Dabei ist es einfach, selbstbewusst zu laufen, ohne dass eventuell sogar Hobbys, wie Fußball spielen oder Reiten, in den Gang interpretiert werden: Kinn hoch, freundliche Miene aufgesetzt, Schultern zurück und ein Fuß vor den anderen setzen. Möglichst die Füße nicht nebeneinander setzen, das ergibt leicht einen Watschelgang. Ein zügiger Gang ist angesagt, langsames Schlurfen ebenso wenig, wie der Stechschritt.

Den Blickkontakt zum Geschäftspartner herstellen

Wer mit jemandem spricht, sollte die betreffende Person offen ansehen und Blickkontakt nicht vermeiden. Außerdem sollten Sie aufrecht stehen und sich dem jeweiligen Gesprächspartner zuwenden. Oft wird behauptet, dass verschränkte Arme ein Anzeichen für einen Affront seien. Das ist aber nicht immer der Fall. Teilweise werden sie auch zur Entspannung eingesetzt.

Nicht nur die Arme dürfen hier betrachtet werden, es kommt auch auf Mimik und Gestik an, auf die Augen und die restliche Körperhaltung. Wenn festgestellt wird, dass die verschränkten Arme tatsächlich auf Ablehnung hindeuten, sollte der Gesprächspartner in eine andere Position gebracht werden. Das geht ganz einfach, indem Sie ihm ein Getränk anbieten oder Unterlagen reichen.

Bei Unpünktlichkeit und Verspätung rechtzeitig informieren

Für viele Menschen ist der Umgang mit der Zeit ein Problem. Sie ist immer so schnell herum, dabei wurde doch versucht, pünktlich zu sein! Dabei gilt Pünktlichkeit aber als Zeichen vor Respekt. Was auch verständlich ist, schließlich hat sich da doch jemand extra Zeit genommen, damit ein Gespräch stattfinden kann.

Ihn dann so vor den Kopf zu stoßen, wird als unhöflich empfunden. Allerdings kann jemand noch so zuverlässig sein, auch ihm kann es passieren, dass er einen Termin nicht mehr pünktlich wahrnehmen kann. Einen Stau oder eine Verspätung der Bahn kann man nicht einkalkulieren. Wer fährt schon vier Stunden vorher los, weil eventuell ein Stau sein könnte?

Und selbst wenn sich herausstellt, dass ein solcher passiert ist, wie soll man vorab die Wartezeit abschätzen können? Daher ist es wichtig, den Wartenden zu informieren, sobald sich herausstellt, dass mit einer Wartezeit gerechnet werden muss. Dabei wird natürlich auch erwähnt, wann die voraussichtliche Ankunftszeit sein wird. So etwas gibt dem Gesprächspartner die Gelegenheit, die Zeit sinnvoll zu nutzen und andere Dinge während dessen zu erledigen.

Stets eine Wartezeiten von 5 Minuten abwarten

Wer selbst versetzt wird, sollte nach einer Wartezeit von fünf Minuten (oder etwas mehr) zur Sekretärin gehen und nachfragen, wo denn der Gesprächspartner bleiben könnte. Nach zwanzig bis dreißig Minuten Wartezeit kann ein neuer Termin vorgeschlagen werden. Bleiben Sie dabei immer höflich, denn die Assistenz kann nichts für die Verspätung Ihres Gesprächspartners.

Souveränität bei Missgeschicken zeigen

Sicherlich ist ein Missgeschick mit Flecken und Co. jedem Freiberufler schon einmal passiert. Dumm nur, wenn sich das kurz vor einer wichtigen Besprechung oder einem Kundentermin ereignet. Doch anstatt den Fleck verstecken zu wollen und sich in den Hintergrund zu verkriechen, sollten Sie die Flucht nach vorn antreten und sich für den Fauxpas entschuldigen.

Die eigene Souveränität wird dadurch nicht geschmälert und die eigenen Gedanken werden nicht vom eigentlich wichtigen Geschehen abgelenkt. Wenn erst später ein Missgeschick auffällt, kann natürlich nichts mehr getan werden, hier hilft nur noch, das Mäntelchen des Schweigens auszubreiten. Auch umgekehrt gilt, dass ein Missgeschick angesprochen werden sollte.

Wenn also bemerkt wird, dass der Gegenüber einen Fleck auf der Hose hat oder dass er selbige vielleicht nach dem Gang zur Toilette nicht geschlossen hat, sollte er darauf aufmerksam gemacht werden. Schließlich möchte man selbst auch nicht ewig lang mit einem solchen Fehler herumlaufen, sondern so schnell wie möglich die Chance bekommen, etwas daran zu ändern. Allerdings sollte die betreffende Person unter vier Augen darauf aufmerksam gemacht werden, nicht vor versammelter Mannschaft.

Jeder sollte die Chance bekommen, aufgrund seiner Leistung in Erinnerung zu bleiben und nicht, weil er sich einen Fauxpas erlaubt hat.

Small Talk als Freiberufler lernen

Small Talk halten zu können gilt mittlerweile schon fast als berufliche Qualifikation. Dabei ist es nicht immer ganz leicht, ein Gesprächsthema zu finden, vor allem, wenn jemand völlig fremd zu einer Gruppe dazu stößt. Wenn Sie Glück haben, werden Sie den übrigen Anwesenden vorgestellt, wenn Sie Pech haben, aber nicht.

Blickkontakt hilft dabei zu signalisieren, dass man selbst angesprochen werden möchte. Die Annäherung mit einer darauf folgenden Selbstvorstellung ist der nächste Schritt. Wichtig ist darauf zu achten, ob sich zwei Personen gegenüber stehen oder ob sie sich nebeneinander gestellt haben.Ist ersteres der Fall, so ist kein weiterer Gesprächspartner erwünscht. Bei letzterem Fall kann sich durchaus noch jemand dazugesellen.

Beim Small Talk ist es wichtig, dass der Gegenüber mitredet. Doch dazu müssen erst einmal gute Gesprächsthemen gefunden werden.

Nach der Vorstellung ein Frage stellen oder ein Thema ansprechen

Nach der Vorstellung ist es daher möglich, eine Frage zu stellen, die eine Gemeinsamkeit zwischen den Beteiligten betrifft. Ort, Anlass oder Umfeld der Veranstaltung können gute Hinweise auf eine Verbindung sein und bieten sich an, ein Gespräch weiter auszudehnen. Über das scheinbar abgedroschene Thema Wetter können weitere Themen gefunden werden, die sich zum Beispiel um Sport oder Hobbys drehen.

Fragen sollten möglichst offen formuliert werden, eigene Statements sind weniger erwünscht. Fragen, die mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ zu beantworten sind, sollten besser nicht gestellt werden, denn sie lassen keinen Spielraum für ein weiteres Gespräch. Auch Fragen, die einem Verhör ähneln könnten, sind nicht so beliebt. Das sind zum Beispiel Fragen nach dem Wieso, Weshalb oder Warum. Aktives Zuhören ist wichtig, denn meist sind es eher kleine Bemerkungen am Rande, die später ein Thema weiter ausweiten lassen.

Lassen Sie aber dem Gesprächspartner Raum zum Sprechen und wirken Sie interessiert. Nachfragen und Kopfnicken unterstreicht das Interesse, auch kurze Bemerkungen sind dafür hilfreich. Behalten Sie auch kleinere Stichwörter in Erinnerung, denn es kann sein, dass ein Gespräch ins Stocken gerät. Dann helfen diese kleinen Stichwörter weiter und Sie finden den Faden leichter wieder.

Small Talk heißt Fragen stellen, Interesse zeigen, Nachfragen und Zuhören

Insgesamt lässt sich die Kunst des Small Talks also kurz zusammenfassen durch: Fragen, Interesse zeigen, Nachfragen, Zuhören. Das sind die wichtigsten Stichwörter, die bei einem solchen kleinen Höflichkeitsgespräch zum Tragen kommen, denn nichts anderes ist der Small Talk: ein höfliches, kurzes Gespräch. Soll der Small Talk beendet werden, kann versucht werden, den Gesprächspartner an einen anderen Kollegen oder Partner „zu übergeben“. Sagen Sie deutlich, wenn Sie noch mit jemand anderem sprechen möchten.

Zwischen den beiden neu vermittelten Gesprächspartnern kann eine Brücke geschlagen werden, so dass sie beide leichter ins Gespräch kommen.

Tabuthemen sind unbedingt zu vermeiden

Werden die falschen Themen vom Freiberufler angesprochen, so kann der Small Talk schneller wieder versiegen, als er in Gang gekommen ist. Auch Streitgespräche aus Politik, Religion oder Sport sollten vermieden werden. Der Small Talk soll dazu dienen, sich höflich zu unterhalten und sich selbst positiv und sympathisch darzustellen.

Auch Krankheiten, Probleme in der Partnerschaft, Lästern über Dritte, anzügliche Witze oder allgemeine Probleme sollten als Themen nicht in Frage kommen. Ebenso sind absolute Aussagen zu vermeiden, die keinen Diskussionsraum zulassen. Ebenfalls zu den Tabuthemen zählen die Fachsimpeleien. Auf einem Fachkongress kann natürlich über das Thema der Veranstaltung gesprochen und es kann vertieft werden, aber bei anderen Veranstaltungen sollten Sie ihr Lieblingsthema nicht zu sehr vertiefen.

Die Beschränkung auf das eigene Lieblingsthema zeugt nicht eben von Interesse für den Gegenüber, sondern eher davon, dass sich die betreffende Person selbst gern reden hört. Ansonsten kann man sehr leicht in eine Diskussion verwickelt werden, von dessen Inhalt man selbst keine Ahnung hat. Wer dann aber nachfragt, zeigt Interesse. Allerdings sollte nur nachgefragt werden, wenn auch tatsächliches Interesse besteht. Denn ansonsten kann es sein, dass das Desinteresse nur allzu leicht ersichtlich wird. Das kränkt den Gesprächspartner.

Was ist zu beachten bei einer Besprechung beim Kunden?

Sie können als Freiberufler natürlich ebenso in die Situation kommen, bei einem Kunden zu einem Gespräch eingeladen worden zu sein. Häufig wird das sogar öfter der Fall sein, als dass der Kunde zu Ihnen kommt. Werden Sie als Gast in den Besprechungsraum geführt, so sollten sie stehend auf den Gastgeber warten. Nur bei einer Verspätung von mindestens fünfzehn Minuten können Sie sich setzen, sollten den Gastgeber aber stehend empfangen. Warten Sie, bis Ihnen Getränke eingeschenkt werden.

Bei einer Präsentation mit dem Laptop sollte der Rechner hochgefahren sein, ehe der Gastgeber den Raum betritt. Er wird Ihnen dann einen Platz zuweisen. Können Sie sich einen Platz aussuchen, so nehmen sie einen mit Blick über den gesamten Raum und zur Tür. Vermeiden Sie, mit dem Rücken zur Tür zu sitzen. Schalten Sie ihr Mobiltelefon während des Meetings aus. Nur, wenn Sie auf einen wichtigen Anruf warten, lassen Sie es angeschaltet, aber lautlos. Kündigen Sie das erwartete Gespräch vorher an. Das Handy hat aber auf dem Tisch nichts zu suchen.

Jackett und Sakko kann unterbestimmten Bedingungen abgelegt werden

Leider gehört Schwitzen zum Meeting dazu, vor allem im Sommer in nicht klimatisierten Räumen. Jackett oder Sakko dürfen Sie dennoch erst ablegen, wenn Sie vom Gastgeber dazu aufgefordert werden oder wenn dieser das vormacht. Es entscheidet wieder einmal der Ranghöchste, wann der richtige Zeitpunkt dafür gekommen ist. Wer zu einer Gruppe kommt, die bereits die Jacken abgelegt hat, sollte ihrem Beispiel dennoch nicht ohne zu fragen folgen.

Visitenkarte nie achtlos wegstecken

Wer als Freiberufler eine Visitenkarte überreichen möchte, gibt diese zuerst dem Gastgeber oder dem Ranghöchsten in der Runde.
Ist eine Hierarchie nicht erkennbar, so gehen Sie einfach der Reihe nach vor. Erhalten Sie eine Visitenkarte, so stecken Sie sie nicht achtlos weg, sondern werfen Sie einen intensiven Blick darauf.

Erst dann stecken Sie sie ein. Auf der Visitenkarte werden keine Vermerke gemacht, solange der Herausgeber der Karte noch anwesend ist. Übrigens tauscht man Visitenkarten zu Beginn des Gesprächs, nicht erst gegen Ende.

Als Freiberufler unterwegs

Ein Freiberufler ist häufig unterwegs, zu Kundenbesprechungen, um neue Projekte zu klären oder zu Kooperationspartnern. Wer sein Büro nicht im eigenen Hause hat, kann auch schon die Fahrt in das Büro in der Stadt als Geschäftsfahrt ansehen, die, wenn sie nicht mit dem eigenen Auto getätigt wird, für die Vorbereitungen neuer Projekte dienen kann. Dennoch gilt in der Öffentlichkeit, dass hier vertrauliche Unterlagen nichts zu suchen haben.

Breiten Sie sie also nicht in der Bahn oder im Bus vor sich so aus, dass andere Personen sie einsehen können. Der Sitznachbar wird kaum so viel Anstand haben, dass er seine Blicke nicht über den Bildschirm des Laptops schweifen lässt, wenn Sie daran arbeiten. Wenn mit vertraulichen Daten außerhalb des eigenen Büros gearbeitet wird, muss stets sichergestellt werden, dass niemand mitlesen kann. Die Wahrung der Vertraulichkeit gilt auch für Telefonate in der Öffentlichkeit.

Geschäftsgespräche sollten für niemanden als für die Beteiligten zu hören sein. Es sollte also wenigstens in gemäßigter Lautstärke gesprochen werden. Am besten ist es, wenn ein Rückruf angeboten wird. Das hat auch den Vorteil, dass der Empfang meist sicherer ist, weil nicht plötzlich ein Tunnel oder ein Funkloch auftaucht. Über Geschäftspartner wird zudem nie mit deren vollen Namen gesprochen, denn rein zufällig könnte ein Bekannter desselben mit im Zug sitzen. Auch das Nennen von Firmennamen ist tabu.

Kunden nur in einem gepflegten Auto mitnehmen

Wer mit dem Auto zu einem Kundentermin reist, sollte darauf achten, dass selbiges zumindest von außen gepflegt und sauber ist. Werden Kunden hingegen sogar im eigenen Fahrzeug mitgenommen, so sollte das Auto natürlich auch von innen sauber sein. Im Winter ist die Außenpflege häufig etwas problematisch, aber ein gepflegtes Fahrzeug erkennt man auch am Innenraum.

Eine kleine Müllsammlung auf der Beifahrerseite hinterlässt nicht eben den besten Eindruck. Dem Beifahrer sollte zudem beim Einsteigen geholfen werden, indem seine Tür – von außen – geöffnet wird. Bei der Ankunft ist es nicht nötig, sportliche Höchstleistungen zu vollbringen und so schnell wie möglich um das Auto zu sprinten um die Tür zu öffnen. Nur, wenn der Beifahrer sitzen bleibt, wird diese Geste erwartet.

Sitzordnung im Taxi

Nehmen sie als Freiberufler einen Gast im Fahrzeug mit, so wird dieser natürlich nicht auf die Rückbank verbannt. Wer im Taxi fährt, muss darauf achten, dass der Ranghöchste hinten rechts sitzen kann. Der Zahlende sitzt hinten links. Bei mehreren Leuten, die in einem Taxi fahren, sitzt der Zahlende vorn neben dem Chauffeur, der Ranghöchste sitzt wieder hinten rechts.

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