Elektronische Rechnung des Freiberuflers

 

Auch wenn auf dem elektronischen Wege scheinbar alles einfacher ist und schneller geht, so hat der Gesetzgeber doch einige Regeln vorgeschoben. So darf eine elektronische Rechnung nicht ohne Weiteres akzeptiert werden, wenn sie nicht gewissen Anforderungen genügt. Die Echtheit der Daten muss mit Hilfe einer elektronischen Signatur gesichert sein, erst dann erkennt auch das Finanzamt eine Rechnung als rechtsgültigen Beleg an.

Eine andere Möglichkeit ist, die Rechnung als Anhang zu einer E-Mail zu verschicken, dann aber als PDF. Wird diese ausgedruckt, kann sie von einer normalen Rechnung nicht mehr unterschieden werden, denn eine Rechnung muss nicht persönlich unterschrieben sein.

Beachten Sie: Wird sie hingegen als normale E-Mail geschickt, ist sie auch als solche erkennbar und wird nicht mehr als Beleg akzeptiert.

Noch einmal zur digitalen Signatur

Diese ist immer noch mit Kosten verbunden und wird von vielen Freiberufler als zu umständlich angesehen. Gerade für das gerade gestartete Kleinunternehmen eines Freiberuflers ist die Variante des Verschickens einer PDF-Rechnung weitaus günstiger und einfacher. Im Internet gibt es zudem einige Anbieter, die das Signieren der PDF-Dateien über E-Mail ermöglichen, diese Variante ist immer noch günstiger, als das klassische Briefporto. Wer die digitale Signaturmöglichkeit auf den eigenen Rechner bekommen will, muss dafür einige Kosten in Kauf nehmen, denn die erforderliche Software muss erst einmal gekauft werden.

Außerdem muss ein besonderes Kartenlesegerät an den PC angeschlossen werden und das Unternehmen muss die elektronische Unterschrift bei einer Zertifizierungsstelle beantragen und beglaubigen lassen.

Diese Unterschrift wird nun auf einer Chipkarte gespeichert. Wirklich kostengünstig ist das alles nicht, daher auch immer noch nicht sehr verbreitet und vor allem von jungen Kleinunternehmen eher gemieden. Der Empfänger der Rechnung muss diese ebenfalls noch einmal auf ihre Echtheit hin prüfen. Er bekommt dafür einen öffentlichen Schlüssel, den der Aussteller der Rechnung hinterlegen muss. Die Prüfdatei ist über das Internet abzurufen. Die Rechnung ist korrekt und wird anerkannt, wenn der hinterlegte Schlüssel mit dem Schlüssel der Rechnung übereinstimmt.

Für das Finanzamt darf die Rechnung nicht mehr veränderbar sein

Nun hat das Finanzamt aber wieder ein Wörtchen mitzureden, denn es verlangt, dass die Rechnung beim Empfänger so abgelegt wird, dass sie nicht mehr verändert werden kann. Sie muss dazu gespeichert werden, am besten auf einer CD-Rom. Wird sie einfach nur auf Papier ausgedruckt, genügt das dem Finanzamt in der Regel nicht. Die Speicherung bezieht sich übrigens auf die Rechnung selbst und auf den öffentlichen Schlüssel.

Wie man sieht, ist die elektronische Rechnung, wenn sie mit einer digitalen Signatur versehen werden soll, recht umständlich zu handhaben und vor allem Freiberufler, die Wert auf eine reibungslose Zusammenarbeit mit neuen Kunden legen, werden eher von der Variante der Briefpost oder des Verschickens der Rechnung per PDF Gebrauch machen.

Hinweis: Schon allein die Kosten sind neben der umständlichen Handhabung eher abschreckend.

Die Tipps und Hinweise zur elektronischen Rechnung für Freiberufler und Selbstständige stammen vom Autor: Jürgen Busch

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