Fahrtenbuch-Software für Freiberufler

Vorgeschrieben ist, dass jeder, der mit dem Geschäftswagen eine private Fahrt unternimmt, diese auch aufzeichnen muss. Dafür wird ein Fahrtenbuch angelegt, in dem die Details näher ausgeführt werden können. Wem das als Freiberufler zu umständlich ist, der nutzt die so genannte 1 % Pauschalmethode, dann muss das Fahrzeug aber auch zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden.

Das Fahrtenbuch muss alle Anforderungen erfüllen, die seitens des Finanzamtes in Bezug auf Form und Technik gefordert werden. Eine lose Sammlung von Aufzeichnungen ist daher nicht ausreichend. Hilfreich kann dann die Fahrtenbuch-App sein. Die Fahrten werden in das Programm eingegeben und es ist sogar möglich, dass die Daten über das Navigationsgerät des Autos per Schnittstelle an das Programm übertragen werden, wie bespielsweise bei dem elektronischen Fahrtenbuch von Vimcar.

So werden nicht nur die Fahrzeiten und die gefahrenen Kilometer aufgezeichnet, sondern auch die entstandenen Kosten können sogleich mit berechnet werden. Für das Finanzamt ist es wichtig, dass die Daten, die im Fahrtenbuch eingetragen sind, nicht mehr nachträglich verändert werden können.

Wer in eigene Tabellen die Fahrten einträgt, sollte diese Blätter ausdrucken und binden lassen, so ist es unmöglich, nachträglich noch Seiten zu entfernen oder hinzuzufügen. Eine gute Software für das Erstellen eines Fahrtenbuchs bringt die Möglichkeit des Ausschlusses der nachträglichen Veränderbarkeit von Daten von Vornherein mit.

Hinweis: Sollen mehrere Fahrer in einem Fahrtenbuch erfasst werden, so sollte die Fahrtenbuch-App diese Möglichkeit einräumen. Einige Versionen begrenzen die Anzahl der Fahrer.

Die Fahrtenbuch-Programme gibt es von unterschiedlichen Anbietern und die Preisspanne ist enorm. Die günstigste Sotware ist schon für rund 15Euro monatlich zu bekommen.

Handhabung über Testversion prüfen

Auch die Handhabung ist unterschiedlich, diese sollte unbedingt beachtet werden. Es kann sinnvoll sein, zuerst eine Testversion zu nutzen, damit klar wird, mit welcher Fahrtenbuch-Software klarzukommen ist und mit welcher weniger.

Wichtig ist zudem, dass die Daten immer möglichst zeitnah eingepflegt werden, was sowohl für die Fahrtzeiten als auch für die entstandenen Kosten gilt.

Verschiedene Softwares auf dem Markt

Derzeit gibt es Fahrtenbuch-Softwares von verschiedenen Anbietern auf dem Markt. Wichtig ist bei der Entscheidung für oder gegen eine Software, dass diese verschiedene Fahrer zulässt.

Tipp: Vor allem dann, wenn mehrere Angestellte den Firmenwagen nutzen, sollte eine getrennte Abrechnung der Fahrten gut möglich sein. Wichtig ist auch, dass das Navigationsgerät des Autos direkt mit der Software verbunden werden kann.

So ist die Übertragbarkeit der relevanten Daten sichergestellt. Auch die Suche nach bestimmten Fahrten sollte möglich sein. Die Software muss immer wieder erneuert werden, damit sämtliche aktuellen Vorgaben durch das Finanzamt hinsichtlich der Abrechnung bereits vorhanden sind.

Einfach eine Excel-Tabelle nutzen?

Derzeit ist es noch nicht möglich, eine Excel-Tabelle als elektronisches Fahrtenbuch einzusetzen. Entsprechende Eintragungen werden durch das Finanzamt derzeit noch nicht anerkannt. Der Grund dafür ist, dass dieses Programm laut Auffassung der Rechtsprechung nachträgliche Änderungen in den Aufzeichnungen nicht genügend verhindern kann. Wer also ein Fahrtenbuch führen muss, sollte eher auf eine gute Software setzen und sich gar nicht erst für ein solches Provisorium entscheiden.

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