Fragen zur Umsatz- und Vorsteuer

 

Fragen zur Umsatz- und Vorsteuer

1. Was ist der Vorsteuerabzug?

Die Vorsteuer wird auch als Eingangs-Umsatzsteuer bezeichnet und kann beim Finanzamt mit der Ausgangs-Umsatzsteuer verrechnet werden. Dazu müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So muss zum Beispiel der Empfänger der Leistung ein Unternehmer sein und der Regelbesteuerung unterliegen.

Auch der Leistungserbringer muss Unternehmer sein, kann also Selbstständiger oder Freiberufler sein. Die Umsatzsteuer muss gesondert auf der Rechnung ausgewiesen werden und der Vorsteuerabzug darf beim Empfänger der Leistung nicht ausgeschlossen sein.

2. Welche Zeiträume gelten für Umsatzsteuer-Voranmeldungen?

Die Zeiträume für Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind unterschiedlich. Existenzgründer sind verpflichtet, die Voranmeldung monatlich abzugeben, andere Selbstständige oder Freiberufler müssen dieser Pflicht quartalsweise nachkommen. Wer eine Zahllast von bis zu 512 Euro im Kalenderjahr hat, braucht nur eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben. Wer nicht mehr als 6.136 Euro zahlen muss, gibt eine vierteljährliche Voranmeldung ab und wer über diese Summe hinaus kommt, muss – wie der Existenzgründer – die Voranmeldung monatlich abgeben.

3. Kann man von der Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit werden?

Ja, wenn im vergangenen Jahr nur eine geringe Zahllast für den Unternehmer vorlag, kann er von der Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreit werden.

4. Wie erfolgt die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Diese muss auf elektronischem Wege erfolgen. Dies wird über das „Elster“-Verfahren vorgenommen.

Die nötigen Daten können direkt in das dafür vorgesehene Formular eingetragen werden. Auch die Verwendung einer Bürosoftware ist möglich, hier sind sämtliche relevanten Daten bereits im Buchhaltungssystem enthalten bzw. können von dort importiert werden.

Hinweis: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss bis 10 Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt eingegangen sein.

5. Was ist eine Dauerfristverlängerung?

Die Abgabefrist bis zum zehnten Tag des Folgemonats ist eher knapp, daher kann eine Dauerfristverlängerung sinnvoll sein. Diese verlängert den Abgabezeitraum um einen Monat. Der entsprechende Antrag dazu wird auf elektronischem Wege beim zuständigen Finanzamt gestellt. Wer zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung verpflichtet ist, bekommt die Dauerfristverlängerung nur eingeräumt, wenn er eine Sondervorauszahlung leistet.

Hier gibt es im Portal Hilfe zum Ausfüllen der Dauerfristverlängerung.

6. Was ist eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung?

Zur Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist jeder Unternehmer verpflichtet, die Voranmeldungen entbinden nicht von dieser Pflicht. Wer wegen geringer Zahllast von der Pflicht zur Voranmeldung der Umsatzsteuer befreit ist, meldet mit der Jahreserklärung den gesamten Umsatzsteuerbetrag des betreffenden Kalenderjahres an. Die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung endet am 31. Mai des Folgejahres. Hier gibt es im Portal Hilfe bei der Ausfüllung der Umsatzsteuererklärung.

Eine Verlängerung dieser Frist ist auf Antrag möglich und wird automatisch eingeräumt, wenn ein Steuerberater damit beauftragt ist. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung wird elektronisch eingereicht.

7. Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Beträgt der Gewinn eines Freiberuflers im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 17.500 Euro und werden für das laufende Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Gewinn erwartet, so kann von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht werden. Durch diese braucht keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, was Vorteile in Bezug auf Verwaltung und Wettbewerb mit sich bringen kann. Wenn ein Unternehmer als Existenzgründer gilt, dann dürfen die Gewinne im laufenden Jahr – also dem ersten Jahr der selbstständigen oder freiberuflichen Tätigkeit – 17.500 Euro nicht übersteigen.

Wird die Kleinunternehmerregelung angewendet, so kann auch vom Vorsteuerabzug kein Gebrauch gemacht werden.

8. Wann kann die Kleinunternehmerregelung gewählt werden?

Sie haben bei der Wahl der Kleinunternehmerregelung verschiedene Möglichkeiten. Zum einen kann die entsprechende Wahl zu Beginn der freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit getroffen werden. Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung wird gegenüber dem Finanzamt erklärt. Sie können sich aber später noch für die Regelbesteuerung entscheiden, sind an diese Entscheidung dann aber für fünf Jahre gebunden.

9. Welche Steuersätze kommen in Frage?

Zum einen gibt es den allgemeinen – regulären – Steuersatz von 19 Prozent, zum anderen den ermäßigten von 7 Prozent. Ein ermäßigter Steuersatz gilt unter anderem bei Lieferung und Einfuhr von Lebensmitteln und für den Verkauf von Büchern und Zeitungen. Auch Freiberufler, die kreativ tätig sind und Werke schaffen, die unter den Urheberrechtsschutz fallen, berechnen den ermäßigten Steuersatz von 7 % . Siehe auch Umsatzsteuer für Künstler.

10. Welche Umsätze sind umsatzsteuerbefreit?

Innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren innerhalb der EU sind von der Umsatzsteuer befreit, das Recht auf den Vorsteuerabzug besteht aber dennoch. Wer als Arzt oder Zahnarzt tätig ist, als Versicherungsvertreter oder –makler oder wer aus der Veräußerung und Verpachtung von Grundstücken einen Umsatz erzielt, ist ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit. Diese Berufsangehörigen dürfen aber nicht den Vorsteuerabzug geltend machen.

11. Welche Belege müssen der Umsatzsteuer-Voranmeldung beigefügt werden?

Die angemeldeten Beträge werden seitens des Finanzamts überprüft – in welchem Umfang, bestimmt dieses selbst. Sie bekommen früher eine Erstattung, wenn Sie zur Voranmeldung Erläuterungen beibringen.

12. Was gilt, wenn ein ausländischer Unternehmer eine Leistung erbringt?

Der Leistungsempfänger gilt gegenüber dem Finanzamt als Schuldner der Umsatzsteuer, wenn der Leistungserbringer seinen Sitz im Ausland hat. Der Leistungserbringer kann jedoch durch eine Bescheinigung nachweisen, dass er seine Umsätze im Inland besteuert, dann schuldet der Leistungsempfänger auch keine Steuer.

13. Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Diese zu beantragende Nummer wird benötigt, wenn Leistungen über die eigenen Landesgrenzen hinweg erbracht werden. Das heißt, dass Unternehmer, die am innergemeinschaftlichen Waren- und Leistungsaustausch teilnehmen, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigen, mit deren Hilfe die umsatzsteuerrechtliche Behandlung der Leistungen gewährleistet wird.

14. Wer vergibt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Jeder Freiberufler kann als Unternehmner eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Dies geschieht per Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern. Notwendig sind dafür verschiedene Daten, so Name und Anschrift des Antragstellers, Steuernummer und zuständiges Finanzamt. Der Antrag kann auf schriftlichem Wege oder online gestellt werden. Wer bisher keine Umsatzsteuer geführt hat, muss seinen Antrag allerdings an sein zuständiges Finanzamt richten. Dieses übermittelt dann die nötigen Daten an das Bundeszentralamt für Steuern.

15. Wann muss ich eine „Zusammenfassende Meldung“ abgeben?

Wenn Sie innergemeinschaftliche Warenlieferungen ausführen, sind Sie zur Abgabe der „Zusammenfassenden Meldung“ verpflichtet. Hierbei geht es tatsächlich nur um die Verkäufe von Waren. Wer jedoch lediglich Dienstleistungserbringer ist, braucht sich um diese Meldung nicht zu kümmern.

Die Meldung muss bis zum 10. Tag nach dem Ablauf eines Quartals abgegeben werden. Zuständige Stelle ist das Bundesamt für Finanzen. Wurden zwischenzeitlich keine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen getätigt, braucht die Meldung auch nicht abgegeben zu werden.

16. Was muss ich tun, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer in Rechnung gestellt habe?

Entspricht eine Rechnung nicht den geforderten Vorgaben, ist mit Problemen durch das Finanzamt zu rechnen. Daher ist es immer besser, gleich von Vornherein auf richtige Rechnungen zu achten. Wenn nun aber ein höherer Steuerbetrag ausgewiesen wurde – also ein unrichtiger Steuerausweis vorliegt – schuldet der Unternehmer den Mehrbetrag. Den ausgewiesenen Betrag schuldet der Unternehmer, wenn er zum Ausweis der Steuer gar nicht berechtigt ist, demnach ein unberechtigter Steuerausweis vorliegt. Auch derjenige, der kein Unternehmer ist, aber eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausstellt, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

In beiden Fällen ist eine Berichtigung der fehlerhaften Umsatzsteuerausweisung möglich.

17. Wenn muss ich tun, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausgewiesen habe?

Den eingenommenen Mehrbetrag müssen Sie dem Finanzamt erstatten, sind aber im Gegenzug nicht dazu berechtigt, Vorsteuer abzuziehen. Das heißt, Sie haben zwar eine Mehreinnahme zu verbuchen, müssen diese aber abführen.

18. Wie sieht eine korrekte Rechnung aus?

Rechnungen müssen immer folgende Angaben enthalten: Vollständiger Name und Anschrift von Leistungsempfänger und –erbringer, Steuernummer des ausführenden Unternehmers, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer. Auch Menge und Art der erbrachten Leistung sowie der Zeitpunkt der Lieferung müssen genannt sein. Die jeweils geltenden Steuersätze müssen als Prozentsatz sowie als Summe aus der Rechnung hervorgehen.

Die einzelnen Summen müssen in Brutto- und Nettobeträge aufgeschlüsselt werden. Eventuell muss der Hinweis auf das Entfallen der Umsatzsteuerausweisung aufgebracht werden. Wichtig ist darüber hinaus der Vermerk zur Aufbewahrungspflicht des Empfängers. Diese Regelungen gelten für Rechnungen mit Beträgen über 150 Euro. Für Rechnungen mit geringeren Summen sind die Vorschriften etwas milder.

19. Darf ich als Kleinunternehmer einen Steuersatz angeben?

Nein, weder bei normalen Rechnungen noch bei Kleinbetragsrechnungen darf der Steuersatz ausgewiesen werden. Dies würde zu einem unberechtigten Steuerausweis führen. Das gilt auch dann, wenn ein Steuersatz nur prozentual genannt wird, nicht jedoch ein Steuerbetrag.

20. Gibt es eine Verpflichtung zur Rechnungslegung?

Wenn ein Selbstständiger oder Freiberufler eine Leistung an einen Unternehmer oder an eine juristische Person erbringt, so muss er innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 14 Abs. 2 Nr. 1 und 2 UStG.

Einzige Ausnahme: Auf den Umsatz entfällt keine Umsatzsteuer. Wird eine Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson erbracht, so gilt auch dann die Pflicht zur Rechnungslegung.

Gegenüber einer Privatperson muss auf der Rechnung auf die Aufbewahrungspflichten hingewiesen werden. Die Frist zur Aufbewahrung des Belegs beträgt zwei Jahre. Unternehmer müssen die Rechnung zehn Jahre lang aufbewahren.

21. Kann ich die Rechnung auch per E-Mail stellen?

Wenn der Empfänger zugestimmt hat, darf die Rechnung auch elektronisch zugestellt werden. Dies regelt seit 2011 das Steuervereinfachungsgesetz. Die Rechnungen können formlos sein, jedoch müssen sich Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit nachweisen lassen. Dies ist möglich durch die elektronische Signatur oder durch den elektronischen Datenaustausch. Auch betriebliche Kontrollverfahren können zum Nachweis eingesetzt werden.

22. Wie steht es um die Erstattungen von Vorsteuerbeträgen aus EU-Ländern?

Grundsätzlich können alle Vorsteuern erstattet werden, wenn sie in einem EU-Staat für Dienstleistungen oder Lieferungen angefallen sind. Wichtigste Voraussetzung ist hier, dass die Leistung durch ein Unternehmen erbracht wurde. Ein deutscher Unternehmer stellt seinen Antrag auf Vorsteuervergütung seit 2010 nicht mehr auf Papier, sondern auf elektronischem Wege über das Bundeszentralamt für Steuern.

Die Anträge werden von dort aus elektronisch an das betreffende Mitgliedsland weitergeleitet. Dem Antrag müssen relevante Rechnungen in digitaler Form angehängt werden, wenn das Umsatzentgelt mindestens 1000 Euro beträgt. Der Antrag wird bis zum 30. September des folgenden Jahres gestellt.

23. Was ist eine Umsatzsteuer-Nachschau?

Das Finanzamt kann bei jedem Freiberufler oder Selbstständigen eine Umsatzsteuer-Nachschau vornehmen, was unabhängig von der Außenprüfung geschieht. Während der Betriebs- und Arbeitszeiten kann der Finanzbeamte Ihr Büro jederzeit ohne Vorankündigung betreten. Wenn er zu Räumen, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind, Zutritt haben möchte, muss er sich jedoch ausweisen. Dies gilt auch, wenn er Aufzeichnungen und Bücher sehen möchte sowie Einblick in andere Unterlagen, die für die Umsatzsteuer relevant sind, haben will. Die Umsatzsteuer-Nachschau ist jedoch keine Durchsuchung und gewährt auch nicht das Durchsuchungsrecht.

24. Was ist die Soll-Besteuerung?

Geht es um die Umsatzsteuer, so gilt immer die so genannte Soll-Besteuerung. Das heißt, dass Sie die Umsatzsteuer dann abführen müssen, wenn Sie die Rechnung an Ihren Kunden gesendet haben und nicht dann, wenn dieser die Rechnung bezahlt. Teilweise kann es daher sinnvoll sein, die Rechnungslegung noch ein wenig zu verzögern, wenn zum Beispiel ein nach hinten verschobener Zahltermin gewünscht ist.

Wer jedoch von der Buchführungspflicht befreit ist oder einem der Freien Berufe angehört, kann einen Antrag beim Finanzamt stellen, dass die Umsatzsteuer erst dann angemeldet und abgeführt wird, wenn der Kunde gezahlt hat. Dies ist dann die Ist-Besteuerung. Das gilt auch für Unternehmen, die zwar buchführungspflichtig sind, bei denen jedoch der Umsatz eine bestimmte Grenze nicht überschritten hat. Diese wurde auf 500.000 Euro festgesetzt.

25. Wie lange muss ich als Existenzgründer die Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich abgeben?

Diese Regelung gilt für die ersten zwei Jahre der Geschäftstätigkeit. Eine Fristverlängerung ist aber auch hier möglich, wenn Sie dafür 1/11 der zu erwartenden Jahressteuer als Vorauszahlung leisten.

26. Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Zwischen diesen beiden Begriffen gibt es keinen Unterschied. Die Umsatzsteuer wird von Unternehmen beim Verkauf von Waren, bei Lieferungen und Leistungen erhoben. International hat sich die Bezeichnung Mehrwertsteuer eingebürgert.

Diese Bezeichnung ist sehr aussagekräftig, veranschaulicht sie doch den Mehrwert einer Dienstleistung oder einer Ware, der im Entstehungsprozess geschaffen wird. Die Umsatz- bzw. die Mehrwertsteuer wird von Unternehmen erhoben und an das Finanzamt abgeführt. Sie wird letzten Endes komplett vom Verbraucher getragen.

27. Gibt es Regelungen zur Umsatzsteuer innerhalb der EU?

Ja, das Ziel ist es, die Umsatzsteuer größtenteils zu harmonisieren. Die deutschen Gremien müssen sich daher an die Richtlinien der EU halten. Der Bund kann aber die Umsatzsteuersätze selbst festlegen und hat gewisse Spielräume frei. Der Mindestsatz beträgt derzeit 15 Prozent und wird als Regelsatz bezeichnet. Der ermäßigte Steuersatz muss in der Europäischen Union mindestens 5 Prozent betragen (zum Vergleich: In Deutschland liegt der Regelsteuersatz derzeit bei 19 Prozent, der ermäßigte Steuersatz bei 7 Prozent).

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

Jürgen Busch

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