Geschäfts-Email mit Stil

 

Wohl kaum jemand wird heutzutage noch ohne E-Mail auskommen. Angebote, Anfragen, selbst Zusagen für Zusammenarbeiten werden über das Internet verschickt. Doch auch dabei müssen Ansprüche an Inhalt und Form beachtet werden, damit alles so ankommt, wie es auch gemeint ist. Eine sinnvolle Formatierung ist ebenso wichtig, wie die genaue Rechtschreibung und Grammatik. Schließlich kann eine E-Mail auch ausgedruckt werden und präsentiert so den Freiberufler als Versender.

Erleichtern Sie es dem Leser, die E-Mail zu verstehen, indem Sie sinnvolle Absätze setzen und die Kommas benutzen. Zu einer wahren Unsitte sind die Emoticons geworden, die kleinen Smileys, die eine Aussage unterstützen sollen. Dabei ist eine E-Mail streng genommen ein elektronischer Brief und sollte auch so aussehen. Schließlich hat früher in einem Brief kein Mensch kleine Gesichter gemalt, damit der Inhalt des Gesagten verdeutlicht wurde.

Wichtig: In geschäftlichen E-Mails haben Emoticons nichts zu suchen! Bei Verwendung einer deutlichen Sprache ist es dem Empfänger durchaus zuzutrauen, dass er das Gesagte versteht.

Empfänger- und “bcc”-Zeile

In die Empfängerzeile gehören nur die Personen, die die Mail auch tatsächlich interessiert. Stehen hier zu viele Namen, läuft man Gefahr, dass sich niemand direkt angesprochen fühlt und eine Aufgabe einfach weiter delegiert wird. Auch bei „cc“ sollten nicht zu viele Personen stehen. Ein Eintrag in die „bcc“ Zeile ist nur dann sinnvoll, wenn viele Empfänger erreicht werden sollen, diese sich untereinander aber nicht kennen und auch die E-Mailadressen nicht preisgegeben werden sollen.

Exakte Angabe im Betreff

Der Betreff in einer E-Mail sollte immer sinnvoll ausgefüllt werden. Fassen Sie hier Ihr Anliegen zusammen und formulieren Sie sie treffend. Möglichst exakte Angaben schon im Betreff stellen sicher, dass die Mail auch gelesen wird. Gut ist es auch, wenn bereits im Betreff Fristen genannt werden, so dass der Empfänger daran bereits sieht, wie dringlich die E-Mail ist.

Die richtige Anrede

Bei der Anrede gilt, dass die ranghöchste Person zuerst angesprochen wird. Natürlich gehört auch eine Verabschiedung unter das Schreiben, was sich nicht von einem Brief unterscheidet. Eine E-Mail sollte stets mit einer Signatur enden, denn so ist es für den Empfänger leichter, die Kontaktdaten herauszufinden oder sich über Ihre Website als Freiberufler zu informieren. Signaturen sollten innerhalb eines Unternehmens gleich aussehen. Anhänge sollten in der E-Mail kurz erklärt werden, damit sie nicht einfach übersehen werden. Kommen Sie in der E-Mail schnell auf den Punkt und achten Sie auf höfliche Formulierungen. Für die Kontaktpflege eignen sich Telefonate oder Geschäftsessen besser, als eine elektronische Mail.

Der Abschluss einer E-Mail

Für den Abschluss der E-Mail bietet sich die Nutzung eines elektronischen Textbausteins an. Hierin enthalten sind Grußformel sowie die Kommunikationsangaben. Auch die E-Mail-Adresse sowie die Internetadresse sollten hier angegeben werden. Fügen Sie am Ende der E-Mail eine Signatur ein, dies erleichtert dem Empfänger die Kontaktaufnahme und dient Ihrer Zuordnung zum Unternehmen.

Enthalten sein müssen in der Signatur der Name der Firma inklusive der Geschäftsform. Hier werden die Daten gewählt, die auch im Handelsregister angegeben sind. Der Ort der Niederlassung oder der Sitz des Unternehmens sowie das zuständige Registergericht sollten ebenfalls angegeben werden, wobei zu letzterem Punkt auch die Registernummer gehört. Bei einer GmbH werden alle Geschäftsführer namentlich erwähnt. Bei Unternehmen, die durch keine natürliche Person als Gesellschafter geführt werden, müssen die Angaben zur haftenden Gesellschaft gemacht werden.

Auch für E-Mail-Texte gelten die Regeln der deutschen Rechtschreibung

In Bezug auf die Rechtschreibung gilt, dass hier konsequent die Rechtschreibregeln angewendet werden sollen. Weder eine durchgängige Großschreibung noch das Schreiben aller Wörter nur mit Kleinbuchstaben ist richtig oder zu akzeptieren. Auch wenn die Großschreibung vielleicht eine Hervorhebung sein soll, so wird sie doch eher als Gebrüll aufgefasst. Vermeiden Sie Abkürzungen, die ein Außenstehender nicht kennen kann. Sie sorgen damit nur für unnötige Verwirrung. Selbst firmenintern müssen Abkürzungen teilweise abgesprochen werden. Nicht verwendet werden dürfen die so genannten Emoticons. Diese kleinen Bildchen mit lachenden oder weinenden Gesichtern sind privat natürlich erlaubt, im Geschäftsleben aber tabu. Konkret formuliert werden sollte auch die Betreffzeile.

Hier kann eine kurze Zusammenfassung des Inhalts der E-Mail stehen, wobei kurz hier wirklich eine Beschränkung auf wenige Worte bedeutet. Selbst wenn die E-Mail klar und kurz gehalten werden soll, so ist die kurze Darstellung des Inhalts in der Betreffzeile wichtig. Sie bewirkt, dass die Mail leichter zuzuordnen ist und auch ihre Wichtigkeit eingeschätzt werden kann.

Beispiel einer E-Mail-Signatur

An	emmi.mueller@welttouren.de
Cc
Bcc
Betreff:	Besuchen Sie uns auf der … Messe in
Sehr geehrte Frau Müller, nun sind es nur noch 10 Tage bis zur Reisemesse in Köln, Mein Unternehmen ist in diesem Jahr wieder als Aussteller mit einem kleinen Stand vertreten. … … … Mit freundlichen Grüßen Übersetzungsbüro Lange Hermann Lange Telefon: 03216 598764 Fax: 03216 598765 E-Mail: hermann.lange@uebersetzungsbuero.de Internet: http://www.uebersetzungsbuero.de Postanschrift: Lange Straße 3, 52497 Langenhausen
Anhang:	Messeinfo.pdf

Text- oder HTML-Format

Ob eine E-Mail im Text- oder im HTML-Format verschickt wird, ist vor allem von der Formatierung abhängig. Wenn Sie eine Gliederung in der Mail untergebracht haben oder wenn Sie wichtige Formatierungen für das Corporate Design verwenden, dann sind HTML-Mails die bessere Wahl. Sie wirken einfach professioneller. Wenn Sie darauf aber verzichten können, dann wählen Sie ruhig den Versand als Textmail. Eine Textmail hat ein geringeres Datenvolumen und kann von jedem E-Mail-Client gelesen werden. Die HTML-Mail hingegen garantiert dank der Formatierungen eine bessere Lesbarkeit. Außerdem können Bilder mit in den Text eingebracht werden.

Das gilt auch für das Logo des Freiberuflers, das auf diesem Wege mit versandt werden kann. Vor allem bei Newslettern sind die professionellen Gestaltungsmöglichkeiten von Vorteil. Im Gegenzug kann es aber auch sein, dass der Empfänger den Erhalt von HTML-Mails zum Schutz vor Viren deaktiviert hat. Je nach E-Mail-Client des Empfängers kann das professionelle Design unterschiedlich dargestellt werden.

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