Gestaltung eines Geschäftsbriefes

 

Jeder Geschäftsbrief sollte neben den Inhalten, die im Sinne der Corporate Identity wichtig sind – Logo, Firmenslogan oder Ähnliches – natürlich Angaben zum Absender enthalten. Dazu kommen Betreff, Anrede, Text, Unterschrift und Anlagenvermerk. Dies sind die wichtigsten Bestandteile, die nahezu jeder Geschäftsbrief aufweist. Im Folgenden soll auf die Gestaltung des Geschäftsbriefes kurz eingegangen werden.

Absender, Anschrift und Bezugszeichen

Die DIN 5008 regelt Lage und Maße der Absenderangaben, wobei hier zwischen Form A und B unterschieden wird. Bei Form A beginnt das Absenderfeld bei 27 Millimetern, bei Form B bei 45 Millimetern, gemessen vom oberen Blattrand. Die Absenderangaben im Geschäftsbrief werden immer in der gleichen Art geschrieben wie die Empfängerangaben, allerdings wird eine eventuelle Anrede weggelassen.

Hinweis: Werden Fensterbriefhüllen verwendet, so wird die Absenderadresse in Schriftgröße 8 über das Anschriftenfeld gesetzt.

Zum Anschriftenfeld zählen drei Zeilen, die für Zusatzvermerke vorgesehen sind. Hier können zum Beispiel „Büchersendung“ oder „Nicht nachsenden!“ stehen. Nun folgt die eigentliche Anschrift in Schriftgröße 10. Ist die Anschrift sehr lang, so darf in den Bereich anderer Zonen ausgewichen werden, außerdem sollte die Schriftgröße verkleinert werden. Weniger als 8 Punkt sollte sie aber nicht betragen. Bei Auslandsanschriften sollte der Ort in der jeweiligen Landessprache geschrieben werden. Nun folgen die Bezugszeichen mit dem Informationsblock, der rechts neben das Feld für die Anschrift des Briefempfängers gesetzt wird.

Hinweis: Wird kein Informationsblock gesetzt, kann auch eine Bezugszeichenzeile verwendet werden, die sich unterhalb des Anschriftenfeldes befinden soll. Verwendet werden dort nur die benötigten Leitwörter.

Betreff, Anrede, Text und Unterschriftenblock

Der Betreff folgt zwei Zeilen unter dem Informationsblock oder der Bezugszeichenzeile und gibt eine stichwortartige Übersicht über den Inhalt des Geschäftsbriefes. Die Anrede wird an der Fluchtlinie begonnen und beinhaltet Namen und Titel des Empfängers, sofern diese bekannt sind. Sie schließt mit einem Komma ab. Mehr Infos über die richtige Anrede finden Sie auch in unserem Ratgeber.

Nach der Anrede folgt eine Leerzeile, nun kann der Text beginnen. Wird für den Text mehr als eine Seite benötigt, so sollte die erste Zeile auf der zweiten Seite erst nach fünf Leerzeilen beginnen. Die letzte Zeile auf der ersten Seite hingegen sollte vier Leerzeilen vor Seitenende sein. Eine fortlaufende Nummerierung der Seiten ist vorgesehen. Zum Unterschriftenblock gehören Grußformel, Bezeichnung des Unternehmens, eventuelle Zusätze und die handschriftliche Unterschrift.

Zwischen Text und Grußformel befindet sich eine Leerzeile, ebenso wird eine Leerzeile zwischen Grußformel und Bezeichnung des Unternehmens gesetzt. Auch zwischen den weiteren Angaben befindet sich jeweils eine Leerzeile. Zuletzt folgt der Anlagevermerk, wieder durch eine Leerzeile getrennt von den Angaben zum Unterzeichner.

Rand und Falz beim Geschäftsbrief

Der Heftrand sollte für einen Geschäftsbrief bei 20 Millimetern festgelegt sein. Hier werden die beiden Markierungen für die Falz sowie die Lochmarken aufgedruckt. Da es verschiedene Faltmöglichkeiten gibt, haben die Faltmarken auch unterschiedliche Anordnungen. Diese gilt es beim Aufdruck zu beachten:  Beim Vordruck A befinden sich die Faltmarken bei 87 und 192 Millimetern, bei Vordruck B bei 105 und 210 Millimetern. Teilweise werden beide Varianten aufgedruckt. Die Linien dafür sind vier bis acht Millimeter lang und befinden sich am linken Rand des Geschäftsbriefes.

Die Lochmarke wird mittig zur Längsseite des Briefes aufgebracht und entfällt, wenn das Schreiben vorgelocht wird.

Im Artikel Briefvorlage haben wir die Maße in Millimeter für die Falz- und Lochmarke ebenfalls zeichnerisch dargestellt.

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