Handelsregistereintrag: Pflicht für Unternehmen bestimmter Rechtsformen

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Obwohl nicht jedes Unternehmen verpflichtet ist, sich im Handelsregister eintragen zu lassen, kann es sich für manche lohnen. Aber was genau wird in dem Register eingetragen, was kostet die Anmeldung darin und wie funktioniert sie? Wir klären die wichtigsten Fragen zum Handelsregistereintrag in diesem Ratgeber.

„Handelsregistereintrag” im Überblick:

Eintragung im Handelsregister – freiwillig oder verpflichtend?

Wer im Begriff ist eine Firma zu gründen, muss sich zuerst für eine Rechtsform entscheiden. Von dieser hängt nämlich einiges ab, unter anderem der Handelsregistereintrag. Wenn Sie eine der folgenden Rechtsformen gewählt haben, müssen Sie sich um einen Handelsregistereintrag bemühen:

• Kommanditgesellschaft (KG)
• eingetragener Kaufmann/Einzelkaufmann (e. K.)
• Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung und Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH &Co. KG)
• Unternehmergesellschaft (UG)
• Aktiengesellschaft (AG)

Liegt eine andere Rechtsform vor als z. B. KG, ist eine Eintragung ins Handelsregister nicht verpflichtend. Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) haben jedoch die Möglichkeit, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen.

Vor- und Nachteile freiwilliger Eintragungen im Handelsregister

Warum sollten sich Einzelunternehmen und gewerbliche GbR einen Handelsregistereintrag leisten, wenn sie es eigentlich nicht müssen? Auf den ersten Blick bringt dies nur Nachteile mit sich:

• Durch den Handelsregistereintrag unterliegt das Unternehmen künftig auch den wesentlich strengeren Regeln des Handelsgesetzbuches (HGB).
• Immer wenn sich etwas in Ihrem Unternehmen ändert, muss auch der Handelsregistereintrag geändert werden, was wiederum mit Kosten verbunden ist.
• Bisher mussten Sie am Jahresende nur eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anfertigen, künftig reicht das nicht mehr. Stattdessen ist eine doppelte Buchführung und eine Bilanz nötig.

Trotzdem kann sich ein freiwilliger Handelsregistereintrag lohnen, weil durch diesen …

• Sie die Befugnis erhalten, Prokura auszustellen (= handelsrechtliche Vollmacht z. B. für Angestellte),
• Sie die Möglichkeit haben, Zweigstellen zu eröffnen,
• Sie gegenüber Geschäftspartnern vertrauenswürdiger wirken,
• die Firmierung möglich ist, das heißt, dass nicht mehr allein der Name des Inhabers, sondern ein Firmenname erteilt wird. Damit können Sie Ihr Unternehmen auch besser kennzeichnen. Allerdings muss sich der gewählte Name auch ausreichend von ähnlichen Firmennamen unterscheiden.

So können Sie Ihr Unternehmen ins Handelsregister eintragen lassen

Der Handelsregistereintrag ist nur noch elektronisch, also online über das Registerportal möglich. Allerdings erfordert dies zuerst eine Registrierung bei der zentralen Servicestelle der Länder. Anschließend wenden Sie sich an einen Notar, da alle einzureichenden Unterlagen einer notariellen Beglaubigung bedürfen.

Welche Unterlagen das sind, ist auch hier von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Bei einer GmbH ist beispielsweise eine beglaubigte Kopie des Gesellschaftsvertrages, eine Gesellschafterliste, eine Genehmigungsurkunde und viele weitere Unterlagen einzureichen. Aktiengesellschaften müssen unter anderem einen Bericht über die Gründung sowie eine Erklärung beilegen, in der sie versichern, dass für jede Aktie der darauf angegebene Betrag bezahlt wurde.

Eine detaillierte Auskunft über die erforderlichen Dokumente je Rechtsform erhalten Sie z. B. bei der Industrie- und Handelskammer (IHK). Wenn Sie alle Unterlagen eingereicht und die Anmeldung im Handelsregister abgeschlossen haben, erhalten Sie die Handelsregisternummer. Diese wird vom Amtsgericht vergeben.

Kosten für die Eintragung im Handelsregister

Wie so vieles beim Handelsregistereintrag variieren Kosten und Gebühren je nach Rechtsform und Geschäftswert. Zusätzlich spielt es eine Rolle, was Sie eintragen möchten. Ein Einzelkaufmann (Geschäftswert 30.000 Euro) zahlt allein für die Erstanmeldung 70 Euro. Möchte er später eine Zweigniederlassung eintragen lassen, zahlt er dafür noch einmal 40 Euro.

Bei einer oHG spielt es hingegen eine Rolle wie viele Gesellschafter Sie im Handelsregister anmelden. Ein Eintrag kann Kosten von bis zu 180 Euro mit sich bringen, wenn fünf Gesellschafter vorhanden sind und ein Geschäftswert von 90.000 Euro vorliegt. Grundsätzlich können allein für den Handelsregistereintrag zwischen 40 und 300 Euro anfallen.

Auch für Änderungen im Handelsregistereintrag fallen Kosten an, da ein Notar die Dokumente stets beglaubigen muss.

Was genau wird im Handelsregister eingetragen?

Folgendes ist im Handelsregister eingetragen:

• Name der Firma
• Rechtsform des Unternehmens
• Hauptsitz
• Gegenstand des Unternehmens
• Inhaber des Unternehmens
• Etwaige Löschung
• Etwaige Insolvenz
• Falls vorhanden: Prokurist(en)

Streng genommen gibt es jedoch zwei Handelsregister: Abteilung A (HRA) und B (HRB).

• Personenhandelsgesellschaften (GmbH & Co. KG, oHG), eingetragene Kaufleute und Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigungen tragen sich im HRA ein.
• Es handelt sich um eine Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG): Die Eintragung erfolgt ins Handelsregister der Abteilung B.

Diese Unterteilung ist für die eingetragenen Daten relevant, denn bei Handelsregistereintragungen der Abteilung B sind auch folgende Angaben enthalten:

• Stammkapital
• Grundkapital
• Bei einer AG: Mitglieder des Vorstandes

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Über den Autor

Jürgen Busch

Als Autor und Internetunternehmer verfasste Jürgen Busch zahlreiche Beiträge für dieses Ratgeber-Portal. Im Fokus standen die Themenbereiche Existenzgründung, Marketing, Akquise und Honorare für Freiberufler aus dem Medienbereich. Als glücklicher Opa von fünf Enkelkindern betreibt er heute Ratgeber-Portale für die Zielgruppe „Oma & Opa“. Grossvater.de ist dabei sein Lieblingsprojekt.