Als Kleinunternehmer Rechnung schreiben

Die Kleinunternehmer-Regelung bringt einige Vorteile und Nachteile für Selbstständige und Freiberufler mit sich. So müssen Kleinunternehmer unter bestimmten Bedingungen keine Umsatzsteuer abführen. Sie können für Ihre Leistungen eine einfache Kleinunternehmer-Rechnung schreiben und müssen sich bei geringen Umsätzen nicht mit den verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätzen und anderen bürokratischen Themenkomplexen auseinandersetzen.

Wann und wie Sie als Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen können, welche formalen Vorgaben die Rechnung erfüllen muss, erfahren Sie in diesem Ratgeber für Kleinunternehmer, nebenberuflich Selbstständige und Existenzgründer.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmer-Rechnung

Um sich als Kleinunternehmer gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) einstufen zu lassen, müssen Unternehmer und Selbstständige ihren Jahresumsatz schätzen bzw. sich am Umsatz des vergangenen Jahres orientieren. Hierbei gilt: Der Umsatz (inkl. umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen) des Vorjahres darf nicht über 17.500 € liegen. Im aktuellen Jahr der Umsatz voraussichtlich nicht die Grenze von 50.000 € übersteigen. Sind diese Bedingungen erfüllt, kann man beim Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) beantragen. Dieser Prozess ist recht schnell und unkompliziert und erlaubt dem Kleinunternehmer fortan Rechnungen ohne einen Umsatzsteuer-Ausweis zu schreiben. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Status Sie derzeit beim Finanzamt haben, fragen Sie einfach kurz nach. Wenn Sie die Umsatzsteuer fälschlicherweise auf Ihrer Rechnung ausweisen, dann müssen Sie diese auch tatsächlich an das Finanzamt abführen.

Fristen und Pflichten des Kleinunternehmers bei der Rechnungserstellung

Die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung gemäß § 19 UStG wurde ursprünglich eingeführt, um Unternehmern die Ausübung ihrer Geschäfte und Pflichten zu erleichtern, solange diese keine hohen Jahresumsätze verzeichnen. Dabei befreit eine nicht erhobene Umsatzsteuer nicht von den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes! Das gilt ebenso für alle Pflicht-Angaben auf Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG. Hier sollten alle Angaben vollständig sein und es ist nicht zulässig, eine Umsatzsteuer auszuweisen, die nicht an das Finanzamt bezahlt wird. Die Umsatzsteuer einfach nicht auszuweisen und nicht an das Finanzamt weiterzuleiten, ohne jegliche Angaben darüber, ist jedoch auch falsch. Wenn Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, dann sind Sie dazu verpflichtet, den Grund hierfür auf Ihrer Rechnung zu erklären.

Hinweise auf der Kleinunternehmer-Rechnung

In der Praxis hat es sich bewährt, schon zu Beginn einer Geschäftsbeziehung, insbesondere beim Kalkulieren und Schreiben von Angeboten und Preisen den Kunden darauf hinzuweisen, dass man als Kleinunternehmer arbeitet. Dieser formlose Hinweis (z.B. am Telefon oder per Mail) entbindet Sie jedoch nicht von Ihrer Pflicht, einen entsprechenden Hinweis auf der Rechnung zu formulieren. Schreiben Sie auf Ihrer Rechnung zum Beispiel folgende einfache und klare Anmerkung:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zeitpunkt der Rechnungsausstellung als Kleinunternehmer

Genauso wie “normale” Unternehmer sind auch Kleinunternehmer gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG dazu verpflichtet, ihre Rechnung innerhalb eines gewissen zeitlichen Rahmens abzugeben. Eine Rechnung ist immer dann nötig, wenn man eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbracht hat. Diese gilt es innerhalb der kommenden 6 Monate nach Leistungserbringung auszustellen, es sei denn Sie rechnen per Vorkasse ab.

Welche Angaben müssen Sie auf die Kleinunternehmer Rechnung schreiben?

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss jeder Kleinunternehmer folgende Informationen in seiner Rechnung angeben:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden (Klein-)Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Rechnungsdatum: das Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Kleinunternehmer zur Identifizierung seiner Rechnungen einmalig vergeben muss.
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art einer sonstigen Leistung
6. Datum oder Zeitraum einer Lieferung oder sonstigen Leistung
7. Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für eine Lieferung oder sonstige Leistung  sowie jede vereinbarte Minderung des Entgelts (z.B. Rabatte).
8. Den jeweiligen Steuersatz sowie den daraus resultierenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung (z.B. aufgrund der Kleinunternehmer-Regelung) einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. (siehe Beispiel-Hinweis oben)

Den genauen Wortlaut des Gesetzgebers entnehmen Sie bitte § 14 Abs. 4 UStG.

Ein genauer Beschreibungstext ist daher nicht nötig. Ein Texter muss zum Beispiel nicht Titel und Kurzinhalt eines Auftrags auf der Rechnung erscheinen lassen, Thema und evtl. Wortzahl oder die geleisteten Arbeitsstunden sind ausreichend. Auch die Rechnung des Kleinunternehmers muss im Original zugestellt werden, so, wie das auch bei anderen Rechnungen der Fall ist.

Kleinunternehmerrechnung ins EU-Ausland

Wenn der Kleinunternehmer Leistungen für einen Kunden aus dem Ausland erbringt, muss er sich eine Umsatzsteuernummer zuteilen lassen. Dies übernimmt das Finanzamt.

Tipp: Rechnungen mit einer professionellen Rechnungssoftware schreiben

Um böse Überraschungen und teure Bußgelder (oder schlimmeres) bei Steuerprüfungen zu vermeiden und um einen professionellen Eindruck bei Kunden und Geschäftsbeziehungen zu hinterlassen, können Sie mit günstigen Programmen von spezialisierten Anbietern wie etwa sevDesk Ihre Rechnungen schreiben. Mit einer Rechnungssoftware vermeiden Sie nicht nur umsatzsteuerliche Fehler oder einfache Rechenfehler, sondern sparen auch Zeit beim Schreiben der Rechnung.

Folgendes Video zeigt wie schnell und einfach Kleinunternehmer Rechnungen schreiben können, wenn Sie dafür spezielle Rechnungsprogramme verwenden:

Viele kommerzielle Programme erfüllen die gesetzlichen Vorgaben und ermöglichen zudem eine Auftrags- und Kundenverwaltung. So müssen Sie viele Angaben nur einmal in Ihrer Rechnungssoftware anlegen und sparen sich die Arbeit, alle Informationen immer wieder neu einzutippen, zu überprüfen und zu aktualisieren. Dazu kommen bei umfangreicheren Programmen nützliche Funktionen, wie etwa ein automatisches Mahnwesen, jährliche Berichte und mehr. All das werden Sie mit wachsendem Erfolg auch benötigen. Konzentrieren Sie sich daher als Kleinunternehmer gleich von Beginn an auf Ihr Kerngeschäft und sparen Sie nicht an der falschen Stelle.

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