Die Kommunikations- und Bezugszeile im Geschäftsbrief

Informationsblock und Bezugszeichenzeile bilden zusammen die Kommunikationsangaben eines Geschäftsbriefes. Sollten Sie eine Briefvorlage in Word erstellen, so lassen sich diese Angaben natürlich hervorragend in das Muster aufnehmen.

Hinweis: Wenn eine Bezugszeichenzeile verwendet wird, darf übrigens auch eine Kommunikationszeile eingebracht werden.

Die Bezugszeichenzeile

Die Bezugszeichenzeile ist die Alternative zum Informationsblock. Für die Leitwörter ist eine Reihenfolge festgelegt, die wie folgt lautet: „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom“, „Unser Zeichen, unsere Nachricht vom“, „Telefon, Name“ und „Datum“. Die Zeilenoberkante soll dabei mindestens 8,46 Millimeter vom Anschriftenfeld entfernt sein, das sind zwei Zeilen. Die Angaben unter den Leitwörtern sollen zeilengerecht geschrieben werden können, müssen daher gegebenenfalls in der Größe angepasst werden. Werden Leitwörter nicht benötigt, so lassen Sie sie einfach weg.

Werden die Leitwörter zweizeilig geschrieben, so sollten sie in Schriftgröße 6 gesetzt werden. Ansonsten ist Schriftgröße 8 die bessere Wahl. Das erste Leitwort – in der Regel „Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom“ – wird in 25 Millimetern Abstand von der linken Blattkante gesetzt. Die Abstände für die weiteren Leitwörter sind immer gleich und betragen 50 Millimeter. Wer „Telefon“ nicht als Wort setzen möchte, kann übrigens auch das übliche Symbol dafür verwenden.

Hinweis: Falls die Bezugszeichen nicht unter die Leitwörter passen, werden sie zweizeilig geschrieben.

Der Anfangsbuchstabe des Leitwortes ist die Fluchtlinie, unter der der erste Buchstabe des Bezugszeichens stehen soll. Werden zu einem Leitwort mehrere Angaben nötig, so werden diese durch ein Komma getrennt.

Die Kommunikationszeile

Besitzt der Geschäftsbrief eine Bezugszeichenzeile, so darf diese mit einer Kommunikationszeile ergänzt werden. Neben der Kontaktmöglichkeit über das Telefon können so weitere Erreichbarkeiten angegeben werden. Üblicherweise wird die Nummer des Telefax hier angegeben, auch die E-Mail-Adresse erscheint an dieser Stelle. Die Leitwörter werden rechts neben das Anschriftenfeld gesetzt. Die Angaben in der Kommunikationszeile sollen so gesetzt werden können, dass sie auf einer Linie mit den letzten Angaben zur Empfängeradresse erscheinen. Die Kommunikationszeile beginnt mit einem Maß von 125,7 Millimetern, gerechnet von der linken Blattkante. Als Maß kann auch das dritte Leitwort der Bezugszeichenzeile genutzt werden, denn genau über diesem fängt die Kommunikationszeile an.

Wichtig: Die Eintragungen selbst dürfen auch kleiner geschrieben werden, mindestens sollten sie aber in Schriftgröße 8 erscheinen.

Der Informationsblock

Der Informationsblock bei einem Geschäftsbrief befindet sich rechts neben dem Anschriftenfeld und enthält die wichtigsten Leitwörter, wie „Name des Bearbeiters“, „Unsere Nachricht vom“ oder „Unser Zeichen“.

Simpel: Nicht benötigte Angaben lassen Sie einfach weg.

Gerade als allein tätiger Freiberufler werden Sie sicherlich kaum viele Leitwörter verwenden, wichtiger sind bei Ihnen die Angaben zur telefonischen Erreichbarkeit oder zu Kontaktmöglichkeiten über das Internet. Der Informationsblock kann auch die Bezugszeichenzeile ersetzen. Dann werden variable Leitwörter genutzt, die sich auf den Berater oder den Gesprächspartner beziehen.

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