Kundenfreundliche Briefe schreiben

Briefe, die an Kunden gerichtet sind, müssen zuerst einmal verständlich sein. Denn niemanden ist damit gedient, wenn die Angeschriebenen sich per Telefon orientieren müssen, weil sie überhaupt nicht verstanden haben, worum es in dem Schreiben geht. Generell scheint es immer noch so zu sein, als wenn in Schreiben die bürokratischen Floskeln verwendet würden, die ohnehin kaum jemand versteht.

Niemand würde so sprechen, wie in einem Schreiben mit so spröden Formulierungen, die zwar bekannt, nichtsdestotrotz aber völlig veraltet sind.
Im Vorfeld sollten Sie sich als Verfasser eines Briefes überlegen, welches Ziel Sie mit dem Schreiben erreichen wollen. Wählen Sie die Formulierungen, die Sie auch am Telefon verwenden würden. Ein wichtiger Punkt ist die Einfachheit.

Wir neigen dazu, in einem schriftlichen Text einfache Sachverhalte kompliziert darzustellen – völlig unnötig und sogar fehl am Platze. Seien Sie konkret in Ihren Formulierungen, lassen Sie wenig Raum für Interpretationen. Nennen Sie die Dinge beim Namen und beschreiben genau, was Sie wie haben möchten.

Zu hoffen, dass der Empfänger des Schreibens in der Lage ist, zwischen den Zeilen zu lesen, ist nicht zu empfehlen. Nun soll aus den Anweisungen natürlich kein Befehl werden, daher sollte stets an das kleine Wörtchen „bitte“ gedacht werden. Die wichtigsten Aussagen des Briefes können Sie fett hervorheben. Verstecken Sie sie nicht zwischen den Zeilen, die eher unwichtig sind. Möglich ist auch, ein einzelnes Wort in die Mitte der Zeile zu setzen.

Achten Sie auch darauf, wie Sie den Empfänger anreden und wie Sie sich verabschieden. Schreiben Sie den Namen des Empfängers richtig. Viele Menschen reagieren sensibel darauf, wenn ihr Name falsch geschrieben wird. Sie lesen einen Brief dann gar nicht erst oder sind vor Vornherein negativ eingestellt.

Geschäftsbriefe sind einfach, prägnant und gut strukturiert

Zusammenfassend kann man sagen, dass Briefe im Geschäftsleben einfach gehalten sein sollten, außerdem prägnant und strukturiert. So ist das Lesen deutlich einfacher und der Leser hat vor allem die Chance dazu, das Gelesene auch zu verstehen. Zudem soll solch ein Schreiben attraktiv klingen, der Leser soll sich (richtig) angesprochen fühlen.

Werden diese Kriterien eingehalten, ist die Chance auch deutlich größer, dass der Brief den Leser erreicht und dass damit das gewünschte Feedback ausgelöst wird.

 

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