Lexoffice – Online-Rechnungssoftware

Dabei wird jeweils die Version zum Testen angeboten, die den größten Umfang bietet. Die meisten Nutzer entscheiden sich dann auch für diese Version, weil sie alle Vorzüge bietet und die Buchhaltung enorm erleichtert. Ein automatisches Abonnement wird dadurch aber nicht erzielt, wer nach dem Test mit der gewählten Version fortfahren möchte, muss einen Vertrag dafür abschließen. Ansonsten endet die Testphase ohne Ihr Zutun. Nach Ablauf des Tests kann sich jeder Nutzer auch für eine andere Version entscheiden, auch wenn er diese nicht getestet hat. Eine Bindung an eine bestimmte Version besteht nicht. Mindestvertragslaufzeiten sind ebenfalls nicht einzuhalten, jeder kann zu jeder Zeit zwischen den Versionen wechseln oder die Nutzung kündigen.

Beispiele für Funktionen

Mit Lexoffice lassen sich verschiedene Dokumente ganz einfach erstellen. Dazu zählen unter anderem:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Abo-Rechnungen
• Rechnungskorrekturen
• Lieferscheine

Die erstellten Dokumente lassen sich später einfach ausdrucken oder können direkt per E-Mail an die Kunden versandt werden. Dabei stehen dem Nutzer verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, wenn er sein Dokument erstellt. Er kann zum Beispiel zwischen vier verschiedenen Layouts wählen, ein eigenes Logo hochladen nd verwenden sowie eigenes Briefpapier als PDF einbinden. Somit ist es möglich, zwar vorgefertigte Dokumente zu nutzen, diese aber so zu individualisieren, dass sie sich dem eigenen Corporate Design perfekt anpassen. Rechnungen und Quittungen, die Sie als Freiberufler oder Selbstständiger bekommen, können als Bild in Lexoffice aufgenommen werden. Beleg scannen

Hinweis: Dazu erfolgen der Upload der Bilder und die spätere Erfassung derselben. Die Texterkennung ist in Lexoffice integriert, damit lassen sich die Belege ganz einfach in das Programm aufnehmen bzw. übertragen.

Der besondere Punkt des Onlinebankings soll an dieser Stelle kurz näher erläutert werden. Zum einen: Auch andere Online-Rechnungsprogramme bieten das Onlinebanking an, es ist jedoch oft nicht besonders umfangreich zu nutzen. Zum anderen: Es ist nicht nur möglich, die Kontostände zu vergleichen oder die eigene Finanzlage abzubilden, die Bankkonten werden mit Lexoffice verbunden und so sind direkte Buchungen möglich.

Durch dieses Verbinden der Konten mit dem Programm können Zahlungseingänge ganz automatisch abgeglichen werden. Da das Onlinebanking mit all seinen Funktionen über Lexoffice zu nutzen ist, können auch Rechnungen direkt hierüber bezahlt werden. Der gesamte Banking-Vorgang wird damit deutlich vereinfacht.

Wie bereits erwähnt wurde, lassen sich über Lexoffice Rechnungen durch die Texterkennung in Windeseile und kinderleicht erfassen. Die einzelnen Transaktionen können so perfekt dargestellt und später archiviert werden. Dabei verspricht Lexoffice maximale Sicherheit bei der Anwendung. Die Belege und Kontodaten werden nur verschlüsselt weitergegeben. Der Grad der Sicherheit soll mit dem herkömmlichen Onlinebanking vergleichbar sein. Hier zeigt sich auch, dass Onlinebanking und die Nutzung einer Cloud durchaus miteinander zu vereinen sind. Ein Argument für die besondere Sicherheit der Daten liegt darin, dass diese in einem Hochsicherheitszentrum in Deutschland liegen. Dieses Zentrum arbeitet nach ISO 27001 und BS25999-2 bzw. erfüllt die betreffenden Standards.

Hinzu kommt, dass Lexoffice eine SSL-Verbindung nutzt, die mit 256 Bit verschlüsselt wird. Die Buchhaltung in der Cloud wird regelmäßig auf potenzielle Schwachstellen hin überprüft und es werden verschiedene Back-ups gemacht. Durch die Möglichkeit, Belege einscannen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen zusammenführen zu können, wird die gesamte Buchhaltung deutlich vereinfacht.

Lexoffice kann eingesetzt werden, wenn Sie im Prinzip die gesamte Buchhaltung und Gewinnermittlung selbst übernehmen und der Steuerberater bei Ihnen praktisch arbeitslos ist. Wer jedoch die kleinste Version von Lexoffice wählt, braucht vielleicht noch den Steuerberater oder dieser wird zumindest damit beauftragt, die erstellten Rechnungen und Gewinnermittlungen zu überprüfen. In dem Fall müssen die erforderlichen Daten an den Steuerberater übermittelt werden.

Lexoffice bietet hierfür unter anderem die Funktion des DATEV-Exports, bei dem die Daten aus der Buchhaltung direkt an den Steuerberater übertragen werden. Außerdem ist es möglich, das Ein- und Ausgangsbuch für Rechnungen an den Steuerberater zu exportieren. Wem das zu umständlich ist: Lexoffice ermöglicht es auch, dem Steuerberater direkt Zugang zu dem Programm zu erlauben.

Ein Schnellstart ist möglich

Auch für alle diejenigen, die mit einer neuen Software eher auf Kriegsfuß stehen und sich davor scheuen, sich mit all den Raffinessen der Programme auseinanderzusetzen, ist Lexoffice eine gute Wahl. Die Cloud-Buchhaltung wird hiermit denkbar einfach, denn schon auf der Startseite wird über alle Buchungsvorgänge informiert, die derzeit anstehen. Außerdem hilft der Assistent dabei, die Software schnell einzurichten. Damit ist wahrlich ein Schnellstart möglich.

Lexoffice besticht durch seine gründliche Planung – schon bei der Konzeption waren Unternehmen eingebunden, sodass die Alltagstauglichkeit der neuen Softwareideen gleich getestet werden konnte. Dies ist heute bei der Anwendung durchaus spürbar, lässt Lexoffice den Nutzer doch bei jeder Anwendung spüren, dass sämtliche Details durchdacht sind. Als beispielhaft gilt dabei das Dashboard. Als zentrale Oberfläche erscheint der Startbereich direkt nach der Anmeldung des Nutzers und zeigt einen Überblick über die derzeitige finanzielle Situation. So werden Umsätze, fällige Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Gutschriften hier angezeigt.

Die Arbeit mit Lexoffice wird damit einfach und schnell, muss sich der Anwender doch nicht umständlich durch verschiedene Oberflächen klicken, sondern er findet direkt nach dem Start alles, was er braucht. Zum schnellen Einstieg gehört die Hilfe-Funktion, die sich mit ihren Fragen und Antworten rund um die Bedienung der Software dreht. Wird Lexoffice das erste Mal gestartet, so erscheint auf der rechten Seite des Startbildschirms ein Assistent. Genauer gesagt – es sind drei Assistenten, die bei der Einrichtung von Konto- und Firmendaten helfen.

Alles ordentlich zusammen

Untereinander agieren die Module von Lexoffice ebenfalls und so weiß das eine Modul stets, was das andere macht. So ist es möglich, dass das Programm eigenständig die Eingangs- und Ausgangsrechnungen den Transaktionen zuordnet. Die Buchhaltung ist durch diese enge Verzahnung sehr bequem, denn es ist ein klassisches Problem: Es werden Zahlungen zwar registriert, doch welcher Beleg gehört zu der jeweiligen Transaktion?

Damit dies in Zukunft kein Problem mehr ist, arbeiten die Module und Funktionen von Lexoffice zusammen. Die lästige und zeitraubende Suche nach Belegen gehört damit der Vergangenheit an. Außerdem können in Zukunft alle Belege und Lieferscheine richtig zugeordnet werden. Dazu ein Beispiel:  Übersetzer T. Exter erstellt mit Lexoffice eine Rechnung. Diese druckt er aus und versendet sie an seinen Kunden per Post. Lexoffice merkt sich diese Daten, zu denen Rechnungs- und Kundennummer gehören. Auch der Betrag wird abgespeichert. Geht nun die Zahlung auf dem Konto ein, wird die passende Rechnung zugeordnet.

Auch umgekehrt ist das möglich: Dolmetscher S. Prache muss eine Rechnung begleichen. Diese wird in Lexoffice übertragen, der Betrag wird über das Modul „Onlinebanking“ zur Zahlung angewiesen. Lexoffice weiß, dass die betreffende Rechnung bezahlt ist und es erfolgt an entsprechender Stelle ein Vermerk darüber.

Weitere Aspekte zu Lexoffice

Damit Lexoffice auch von unterwegs zu nutzen ist – für alle die Freiberufler und Selbstständigen interessant, die öfter zu Geschäftsterminen und auf Dienstreisen unterwegs sind -, gibt es die App für das iPad. Lexoffice wird hier vom Browser aus bedient und der Zugriff auf die Buchhaltungssoftware ist jederzeit gegeben. Auch andere mobile Endgeräte können für Lexoffice verwendet werden, es gibt für Android eine eigene App.

Damit können Rechnungen und Angebote genau dem betreffenden Kunden zugeordnet werden. Für den Termin beim Kunden heißt das, dass ohne weitere Umstände Leistungen und Positionen direkt und anschaulich erklärt werden können.

Hinweis: Tritt der Fall ein, dass das Tablet eine Aufgabe nicht erledigen kann, so kann Lexoffice auch auf Tablet und PC oder Tablet und Notebook parallel genutzt werden.

Ein weiterer Vorteil ist der DATEV-Export. Somit können die Daten, die der Steuerberater benötigt, bequem und schnell exportiert werden. Nötig ist dafür nur die Angabe aller wichtigen Daten, dann erfolgt die Fertigstellung. Der Steuerberater kann die Daten dann in sein eigenes Buchhaltungssystem einlesen und dort weiter verarbeiten. Dieser Service ist für alle Versionen von Lexoffice zu nutzen.

Fazit zu Lexoffice

Lexoffice lässt sich schnell und gut nutzen, bietet dabei qualifizierte Funktionen und besitzt sogar noch Potenzial für mehr. Wer sich anfangs für die „kleine“ Version entscheidet, kann jederzeit problemlos auf die nächsthöhere Version wechseln. Auch der Wechsel in eine niedrigere Ausgabe ist jederzeit möglich. Eine Vertragsbindung besteht nicht.

Die einzelnen Module und Funktionen arbeiten auch untereinander sehr gut, sodass bei Lexoffice ein Modul immer weiß, was das andere gerade macht. Das ist besonders bei der Erstellung von Rechnungen sowie der Zuordnung von Transaktionen sehr hilfreich.

Gerade kleine Unternehmen und Freiberufler profitieren von den vielen Möglichkeiten, die Lexoffice bietet. Die Buchhaltung kann schnell und unkompliziert erledigt werden – selbst Laien werden hier nicht verzweifeln. Jeder Anwender wird rasch durch das Programm geführt, Fehler bei den Buchungen werden direkt angezeigt. Eine Verarbeitung von Fehlern ist daher nahezu ausgeschlossen.

Sehr praktisch ist die automatische Erfassung von Belegen, auch die Einteilung in Ein- und Ausgangsrechnungen ist hilfreich.
Nicht zuletzt müssen die Preise für die einzelnen Versionen an dieser Stelle unbedingt positiv hervorgehoben werden. Für einen sehr geringen Preis von nicht einmal acht Euro im Monat sind die Grundfunktionen von Lexoffice zu nutzen, die für alle diejenigen völlig ausreichend sind, die sich gern auf den Steuerberater verlassen und von diesem zum Beispiel die Gewinnermittlung vornehmen lassen.

Die höchste Version kostet mit 16,90 Euro im Monat ebenfalls nicht die Welt und bietet die Möglichkeit, die gesamte Rechnungserstellung, das Onlinebanking, das Erstellen von Dokumenten und die EÜR selbst zu erledigen. Wer mag, kann die Daten über die DATEV-Schnittstelle trotzdem noch an den Steuerberater übermitteln. Damit bietet Lexoffice für jeden Bedarf die passende Version an.

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