Mahnung mit Fingerspitzengefühl

Eine Mahnung will mit Fingerspitzengefühl formuliert sein, der Verfasser sollte beim Schreiben versuchen, sich in die Situation des Schuldners hineinzuversetzen. Er will nicht brüskiert werden, schließlich steckt vielleicht nicht einmal eine böse Absicht hinter der ausgebliebenen Zahlung. Versuchen Sie es erst einmal mit einem Telefonanruf, für den Sie sich im Idealfall einen Leitfaden zurecht legen. Mit dessen Hilfe bleiben Sie eher ruhig und gelassen.

Versuchen Sie dabei, die Sprache des Schuldners zu sprechen, zeigen Sie Verständnis und wiederholen Sie wichtige Dinge. Am Ende des Gesprächs verfassen Sie ein Protokoll, das Sie in Kopie dem Schuldner zusenden. Dann sollten Sie den weiteren Werdegang des Zahlungsvorgangs überprüfen.

Wenn die höfliche Mahnung und das Telefonat nicht hilft

Nun kann es natürlich sein, dass das Telefongespräch folgenlos bleibt – Sie warten immer noch auf Ihr Geld. Was tun? Eine Mahnung muss nun in schriftlicher Form formuliert werden. Interessant ist, dass immer noch viele Menschen glauben, dass das dreistufige Mahnverfahren durch das Gesetz vorgeschrieben sei – das ist falsch.

Dabei handelt es sich nur um eine Verschwendung von Zeit und Porto, denn die Erfahrung hat gezeigt, dass säumige Kunden, die nach der ersten Mahnung die Frist verstreichen lassen und nicht zahlen, der Aufforderung zur Zahlung auch nach der dritten Mahnung nicht nachkommen.

„Das macht man eben so“ hilft hier nicht weiter.

Tipp: Mahnen Sie lieber individuell und kreativ.

Formaljuristisch sollten die Mahnschreiben die richtige Wirkung erzielen, aber eben nicht wie solche aussehen. Gerade die erste Mahnung, die oft eine eher neutrale Zahlungserinnerung darstellt, sollte pfiffig daher kommen. Eine Zahlungserinnerung sollte den Empfänger nicht verletzen und eher eine Brücke bauen. Ein individuelles Mahnschreiben ist daher von Vorteil.

Die zweite und die dritte Mahnung

Sicherlich können Sie die zweite Mahnung ebenso ausstellen, wie eine dritte Mahnung, auch wenn das nicht zwingend vorgeschrieben ist. Bedenken Sie aber, dass Sie diese ebenso kreativ verfassen sollten. So können Sie bei der zweiten Mahnung einen Lieferstopp androhen oder die Verzugszinsen berechnen, auch das Angebot einer Ratenzahlung kann hier unterbreitet werden. Wenn Sie die dritte Mahnung ausstellen – und wahrscheinlich schon jede Hoffnung aufgegeben haben – sollten Sie kenntlich machen, dass es sich um die letzte Mahnung handelt. Egal, um welches Mahnschreiben es sich handelt, versuchen Sie ein verbindendes Erlebnis zu finden, welches Sie hier textlich aufgreifen können.

Bedenken Sie jedoch, dass dem Empfänger immer bewusst gemacht werden sollte, dass es sich um ein Mahnschreiben handelt.

Der Brief sollte dennoch persönlich und nett sein, mit einem höflichen Schlusspunkt enden.

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