Mahnung richtig formulieren

Wie eine Mahnung formuliert werden kann, darüber gibt es viele Meinungen. Die einen sagen, es humoristischer Ton wäre angemessen, andere sind wiederum der Ansicht, der Fragestil wäre ebenfalls sehr gut. Fakt ist, dass eine Mahnung höflich formuliert sein sollte und keinen Zweifel daran aufkommen lässt, worum es bei diesem Schreiben geht.

Fragetechnik und Animation führen zu einer Reaktion

Wählen Sie bei der Fragetechnik geschickt die Fragen aus, die Sie telefonisch, mündlich oder persönlich stellen. Sie erhalten damit wichtige Informationen darüber, welche Motive der Schuldner hat, dass er nicht zahlt.

• Räumen Sie damit beiderseitige Missverständnisse aus und zeigen Sie Interesse am Handeln des Geschäftspartners. Bedenken Sie, dass psychologisch erwiesen ist, dass Sie einen Gesprächspartner mit Fragen eher beeinflussen können, als mit aufgestellten Behauptungen – Sie vermeiden damit Aggressionen.
• Fragen Sie so, dass der Schuldner eine von Ihnen gewünschte Antwort gibt, möglich mit Ja/Nein Fragen.
• Die so genannten W-Fragen führen zu deutlich mehr Informationen (Warum, Was, Wo, Wann, Wie).
• Taktische Alternativ- oder Suggestiv-Fragen hingegen ermöglichen das Finden einer Alternative, wenn auch von Ihnen vorgeschlagen.
• Sie können den Schuldner zudem durch eine humorvolle Formulierung der Mahnung zu einer Reaktion verleiten. Hier besteht zwar auf der einen Seite die Gefahr, dass der Schuldner die Mahnung nicht ernst genug nimmt, weil sie doch so „lustig“ formuliert ist. Auf der anderen Seite hat sich in der Praxis gezeigt, dass die Mehrzahl der Mahnung so doch noch bezahlt wurde.

Tipps zum Formulieren einer Mahnung

• Sprechen Sie den Schuldner mit dessen Namen an und achten Sie hier auf die richtige Schreibweise.
• Die gewählte Anrede (Sehr geehrte(r), Liebe(r), Hallo) ist von der persönlichen Nähe zum Kunden abhängig.
• Hängen Sie das Mahnschreiben eventuell an einem verbindenden Erlebnis auf, wie etwa gemeinsam gemeisterte Projekte.
• Im besten Fall sorgt die dargestellte Situation für ein Lächeln.
• Der Empfänger darf bei aller Freundlichkeit und bei Verwendung von Humor nicht vergessen, dass es sich um ein Mahnschreiben handelt, wählen Sie also deutliche Worte.
• Der Schluss sollte nett formuliert sein, wie es zum Beispiel mit der Verwendung von Zitaten Prominenter möglich ist.
• Ganz zum Schluss wird dann ein persönlicher Gruß gesetzt, der sich wieder an der Nähe zum Geschäftspartner orientiert.

Autor: Jürgen Busch

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