Nachweis für den Vorsteuerabzug

 

Wenn Sie als Freiberufler vom Vorsteuerabzug Gebrauch machen wollen, dann müssen Sie die dafür zu erbringenden Voraussetzungen nachweisen. Grundsätzlich wird dafür eine ordnungsgemäße Rechnung oder ein zollamtlicher Beleg als ausreichend angesehen. Außerdem müssen alle relevanten Unterlagen im Besitz des Freiberuflers sein, die mit der Ermittlung der Vorsteuern, die geltend gemacht werden sollen, in Zusammenhang stehen.

Was tun, wenn keine Originalrechnungen mehr vorhanden sind?

Wenn ein Vorsteuerpflichtiger keine Originalrechnungen mehr besitzt, reichen auch andere Belege, aus denen sich der vorsteuerpflichtige Umsatz ergibt. Auch bei einer späteren Prüfung muss nachgewiesen werden können, dass die relevanten Belege zum Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs im Besitz des Unternehmers gewesen sind. Dazu werden alle „verfahrensrechtlichen Mittel“ zugelassen. So werden dann auch Abschriften einer Rechnung, deren Erfassung in der Buchhaltung des Freiberuflers oder der Nachweis über die eingegangene Bezahlung akzeptiert.

Wer die Originalrechnungen nicht mehr vorlegen kann, sollte so viele anderweitige Nachweise wie möglich beibringen können. Die Gründe, warum die Originalrechnungen nicht vorgelegt werden können, sind übrigens völlig irrelevant.

Selbst ein Brand oder Hochwasser, welche die Dokumente vernichtet haben können, reicht den Beamten nicht als Entschuldigung.

Was tun bei Mängeln?

In der Regel gehen Mängel im Nachweis des rechtmäßigen Vorsteuerabzugs zu Lasten des Unternehmers. So können Rechnungen nicht zum Vorsteuerabzug herangezogen werden, wenn diese unrichtige Angaben enthalten. Eine Möglichkeit ist hier, dass diese Rechnungen berichtigt werden. Wenn Angaben über Art und Menge der gelieferten Waren fehlen oder der Tag des Umsatzes nicht nachvollzogen werden kann, können weitere Geschäftsunterlagen herangezogen werden. So ist beispielsweise ein Lieferschein ebenfalls als Nachweis zugelassen.

Hinweis: Bei Mängeln gilt es also, diese möglichst zu beheben oder durch anderweitige Unterlagen den rechtmäßigen Vorsteuerabzug nachzuweisen.

Billigung und Schätzung

Wenn die beizubringenden Unterlagen nicht vorhanden sind, kann der Vorsteuerabzug durch den Selbstständigen oder Freiberufler nicht geltend gemacht werden. Dennoch kann das Finanzamt eine Schätzung vornehmen und so den Vorsteuerabzug ermöglichen. Wichtig dabei ist, dass die übrigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nachgewiesen werden können, ansonsten helfen auch die Billigkeitsgründe nicht weiter.

Wenn das Finanzamt aber vermutet, dass der Umsatz, aus dem der Freiberufler die Vorsteuer geltend machen möchte, nicht steuerpflichtig war, so versagt es den Vorsteuerabzug. Die Schätzung des Vorsteuerabzugs ist nur dann zulässig, wenn davon ausgegangen werden kann, dass die nötigen Unterlagen für die Berechnung vorhanden waren.

Billigkeitsgründe werden auch dann angewendet, wenn die Unterlagen unvollständig oder teilweise gar nicht vorhanden sind. Das Finanzamt wird generell darauf bestehen, dass die benötigten Unterlagen nachgereicht werden.

Es verzichtet nur darauf, wenn alle Bemühungen zur Vervollständigung der Belege ins Leere gelaufen sind oder wenn die Nachbeschaffung unzumutbare Probleme mit sich bringen würde. Eine Mitwirkungspflicht des Unternehmers besteht aber in jedem Fall. Der Vorsteuerabzug wird nun durch Schätzung ermittelt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es zu keinem ungerechtfertigten Steuervorteil kommen kann. Folglich wird ein Sicherheitsabschlag in ausreichender Höhe einbezogen.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

Autor: Jürgen Busch

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