Papierloses Büro: Posteingang, Ablage, Backups und mehr – mit diesen Tipps sorgen Sie für Ordnung

Rechnungen türmen sich in der Ablage, Belege verschwinden in Schubladen und Ihre kreativen Gedanken landen auf einen Haftzettel gebannt an PC oder Schreibtischunterlage. Unmengen an Papierdokumenten können Freiberuflern buchstäblich Sicht und Orientierung rauben. Mit einer Vielzahl an digitalen Lösungen vertraut zu sein, kann Sie Schritt für Schritt vom papierminimierten Office zum komplett papierlosen Büro führen.

Pro & Contra: Was spricht für und gegen ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro verlangt nach der Einsparung sämtlicher papiergebundener Dokumente. Sie konzentrieren sich stattdessen auf die Möglichkeiten von digitalen Verfahren. Für viele Freiberufler ist Umdenken gefragt. Doch die Vorteile von papierlosen Büros überwiegen.

Welche Vorteile bringt mir ein papierloses Büro?

• Zeiteinsparung und Erhöhung der Produktivität
• zentrale Ablage erspart aufwendige Suchaktionen
• nachhaltige Büroorganisation, weniger Druckkosten, weniger Abfall
• es wird weniger Platz gebraucht
• Kommunikation gestaltet sich auf digitalem Weg einfacher

Hat das papierlose Büro auch Nachteile?

• Umsetzung muss Schritt für Schritt erfolgen
• man muss bereit sein für die Veränderung
• papierloses Büro erfordert Disziplin

Ordner ade – wie kommt Struktur ins papierlose Büro?

Sie haben sich eine gewisse Struktur aufgebaut und wissen genau, wo welcher Ordner im Büro verteilt ist? Im papierlosen Büro verschwinden die Ordner nach und nach und Sie müssen sich eine ähnliche Struktur auch digital schaffen.

Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, welche Dateien angelegt werden sollen und wie Sie diese benennen möchten. Das papierlose Büro muss dahingehend organisiert werden, dass jede Rechnung, jedes Angebot und jeder Kassenbon nur einen Mausklick entfernt ist. Klingt kompliziert? Mit folgenden Tipps können Sie sich ein papierloses Büro einrichten und weit effizienter damit arbeiten, als dies mit Ihren Ordnern voller Papiere möglich war.

Dokumente werden zentral verwaltet

Die Möglichkeiten des papierlosen Büros lassen sich voll ausschöpfen, wenn Sie all Ihre Dokumente nicht mehr auf dem Schreibtisch stapeln, sondern in der Cloud zentral verwalten. Dropbox wäre ein Beispiel für ein gut funktionierendes Cloud-System. Werden die Dokumente in der Cloud abgelegt, bleiben Sie flexibel und können auch unterwegs auf Ihre Dokumente zugreifen.

Bestandsaufnahme als ersten Schritt

Einen Großteil der Zeit werden Sie benötigen, um in einer ersten Bestandsaufnahme festzustellen, welche Dokumente vorhanden sind, regelmäßig anfallen und zentral erfasst werden müssen. Abhängig von den Ausmaßen Ihres Büros werden Sie Tage bis Wochen damit zubringen, Ihren Status zu erfassen und die Digitalisierung eingehender wie ausgehender Dokumente vorzubereiten.

Nicht rückfällig werden

Umso konsequenter Sie Ihr papierloses Büro führen, umso ungewohnter ist die Umstellung. Die Gefahr ist groß, dabei wieder in alte Muster zu verfallen, Rechnungen auszudrucken, eingehende Dokumente zu stapeln und Notizzettel an den Bildschirm des Rechners zu pappen. 

Bleiben Sie am Ball, müssen Sie nicht umständlich im Ordner nach bestimmten Dokumenten suchen, sondern können mit Programmen wie Evernote eine Volltextsuche starten und damit auch in PDF-Dateien oder Word-Dokumenten fündig werden.

Digitale Gestaltung ohne Umwege

Viele Tätigkeiten im Büro sind Freiberuflern buchstäblich in Fleisch und Blut übergegangen. Ein Beispiel wäre die Rechnungslegung. Sie müssen eine geschriebene Rechnung nicht mehr ausdrucken, um sie anschließend zu unterschreiben, im Briefumschlag verschwinden zu lassen und zur Post zu tragen.

Rechnungsvorlagen werden digital erstellt und Sie können im Bedarfsfall direkt darauf zurückgreifen. Die geschriebene Rechnung speichern Sie als PDF-Datei ab und verschicken das Dokument direkt an Ihre Kunden. Verwenden Sie für die Rechnungslegung ausgefeilte Software-Lösungen, werden die Fälligkeiten automatisch überwacht und Sie können sich das Mahnverfahren erleichtern.

Keine Abstriche beim Scanner

Der Scanner zählt zu den wichtigsten Bausteinen des papierlosen Büros. Tischscanner gelten dabei als veraltet und unpraktisch. Spezielle Dokumentenscanner erleichtern die Arbeit und erkennen verschiedene Dokumentenarten.

Keine namenlosen Dokumente

Beinahe jeder Freiberufler hat bereits Stunden oder sogar Tage damit verbracht, in verschiedenen Ordnern nach einem bestimmten Schriftstück zu suchen. Damit die Dokumente nicht in der Cloud untergehen, ist eine konkrete Bezeichnung wichtig.

Verlassen Sie sich nicht auf die Volltextsuche, sondern benennen die Dateien aussagekräftig. Verwenden Sie ein System, welches sich auf alle vorhandenen Dokumente anwenden lässt oder unterteilen Sie die Unterlagen in bestimmte Bereiche. RG steht für Rechnungen, AG für Angebote usw.

Übersicht in der Ordnerstruktur schaffen

Werden die Ordner vom Regal in die Cloud verlegt, sollen die Dokumente im papierlosen Büro möglichst schneller griffbereit gemacht werden. Auch hier müssen Sie sich zunächst ein bestimmtes System zu Recht legen.

Tipp: Es bietet sich eine Unterteilung in Haupt- und Unterordner an.

Legen Sie sich nicht zu viele Unterordner an, dann fällt die Suche schwerer und Sie müssen ähnlich viel Zeit aufbringen, wie beim Auffinden von Papierdokumenten.

Das papierlose Büro in der Realität

Es wird Sie vermutlich etwas Anstrengung und Überwindung kosten, sich mit einem papierlosen Büro zu arrangieren. Doch wurden die einzelnen Schritte umgesetzt, wird es Ihnen schnell von der Hand gehen, Dokumente zu scannen und digital aufzubereiten.

Sie werden feststellen, dass digitale Dokumente schnell und sicher verwaltet werden können und die Arbeit mit gängigen Office-Programmen kein Problem darstellt. Sie sparen mit einem papierlosen Büro Arbeitsaufwand, Zeit und Geld.

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