Personaleinsatzplanung für Freiberufler

Um ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, muss alles laufen wie ein hochqualitatives Uhrwerk, indem die Zahnräder perfekt ineinandergreifen und somit eine problemlose Funktion gewährleisten. In einem Unternehmen ist dies die Personaleinsatzplanung. Denn ohne sie ist keine Flexibilität möglich, zugleich gerät der reibungslose Ablauf ins Stocken wenn sie nicht perfekt koordiniert ist. Doch derlei Vorgänge sind kompliziert und kosten vor allem eines: Zeit!

Neben Unternehmen müssen sich oftmals auch Freiberufler mit diesem Thema beschäftigen, denn Flexibilität in Bezug auf ihre Einsatzfähigkeit ist ein Muss, um heutzutage erfolgreich zu sein. Welche Möglichkeiten gibt es, um derlei Vorgänge zu erleichtern, und gibt es gewisse Dinge dabei zu beachten, die möglicherweise eine gesetzliche Grundlage haben?

Was zeichnet einen Personaleinsatzplan aus?

Das Ziel eines Personaleinsatzplans ist es, eine Grundlage für einen möglichst reibungslosen Ablauf im Rahmen eines Unternehmens zu gewährleisten. Mit dazu gehört nicht nur der optimale und effektive Einsatz diverser Mitarbeiter, die gemäß ihren Fähigkeiten mit gewissen Arbeiten betraut werden.

Ein Personaleinsatzplan dient ferner dazu, eine Übersicht der vorhandenen Begebenheiten festzuhalten und somit die Kompetenz zu erlangen, zukünftigen Aufgaben gewachsen zu sein. Somit beinhaltet die Personaleinsatzplanung auch den Bereich, neue Arbeitskräfte zu gewinnen, um auch weiterhin jeglichen Anforderungen zu entsprechen.

Die Vorteile eines guten Personaleinsatzplans liegen dabei auf der Hand:

• langfristig wird eine höhere Planungsqualität erreicht
• der Personaleinsatz erfolgt Bedarfs-, service- und kostenoptimiert
• Schwankungen lassen sich flexibler ausgleichen
• unproduktive Arbeitszeiten werden weitgehend reduziert
• sämtliche Prozesse sind übersichtlicher gestaltet
• Arbeitszeit lässt sich flexibler gestalten

Neben Unternehmen profitieren auch Freiberufler von einer guten Einsatzplanung. Denn noch immer gehen viele davon aus, dass sie rund um die Uhr verfügbar sein müssen. Mit einer geregelten Einteilung ihrer Kapazitäten und Planung der unterschiedlichen Aufträge ist es ihnen dagegen sehr viel besser möglich, ihre Fähigkeiten effektiv einzusetzen. Überstunden werden beispielsweise vermieden, die klare Planung erhöht zudem die eigene Zufriedenheit.

Was muss ich bei der Personaleinsatzplanung beachten?

Was bei Unternehmen gilt, ist auch bei Freiberuflern immer wieder ein Thema. Daher ist auch die Einsatzplanung in diesem Bereich von mehreren Faktoren abhängig, die unbedingt beachtet werden sollten. Mit dazu gehören die folgenden Punkte:

• Urlaubszeiten: Auftraggeber halten gewisse Urlaubszeiten ein. Manche von ihnen fallen flexibel, andere halten ihren Betriebsurlaub stets zur selben Zeit im Jahr ab.
• Krankheitsaufkommen: Gewisse Jahreszeiten sind prädestiniert dafür, krank zu werden.
• Auftragsmengen: Ähnlich wie bei den Urlaubszeiten gibt es auch Phasen, in denen die Auftragslage nicht immer so ausfällt, wie zu anderen Zeiten im Jahr.
• Saisonale Ausfälle: Je nach Fachgebiet gibt es saisonale Schwankungen, die über das Jahr hinweg bedacht werden müssen, wie beispielsweise das Sommerloch.

Wer erst einmal einen Überblick zu den genannten Punkten erlangt, kann für diese Situationen weitere Maßnahmen ergreifen. Beispielsweise indem er früh genug nach Alternativen Ausschau hält, Ausfallzeiten berücksichtigt oder seine eigenen Urlaubspläne zu den entsprechenden Zeiten einplant.

Gut zu wissen: Je strukturierter eine Personaleinsatzplanung ist, desto flexibler und leichter sind plötzliche Ausfallzeiten zu berücksichtigen.

Welche Gesetze sind bei der Personaleinsatzplanung zu beachten?

Im Rahmen der Personaleinsatzplanung sind stets gewisse Gesetze zu beachten. Innerhalb von Unternehmen sind diese:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG)
• Gesetz für Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG)
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Die genannten Gesetze sollen einerseits dafür sorgen, dass Arbeitnehmer geschützt sind, andererseits aber auch dafür, dass Arbeitgeber ihren gesetzlichen Pflichten wie dem Mindestlohn nachkommen und gewisse betriebliche Richtlinien einhalten.

Bei Freiberuflern hingegen greifen derlei Gesetze nicht, da sie frei darüber entscheiden können, wie viel sie arbeiten, wo sie arbeiten und welche Entlohnung sie hierfür enthalten. Die eigene Personaleinsatzplanung ist im Rahmen der genannten Gesetze für Freiberufler nicht zwingend relevant, doch können sie diese im Gegenzug dazu verwenden, wenn sie mit Kunden zusammenarbeiten. Denn auch diese sind an gesetzliche Vorgaben gebunden, die bei einer gezielten Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen sind.

Ist eine Software hilfreich für eine Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung ist umfangreich und oftmals sehr aufwändig zu erstellen. Wie in jeder Branche trifft das Sprichwort “Zeit ist Geld!” auch bei Freiberuflern zu, weswegen der Gedanke an die Nutzung einer Software nicht unangemessen erscheint.

Auf dem Markt gibt es daher inzwischen einige Software-Lösungen, die sich zur Personaleinsatzplanung eignen. Einige dieser Systeme sind nicht nur so gestaltet, dass sie einem selbst nützen. Viele von ihnen besitzen die Option, sie lokal verfügbar zu machen, sodass eine einfache Abstimmung mit Mitarbeitern (oder im Falle von Freiberuflern mit Kunden) zulassen. Auf diesem Weg ist es noch leichter, seine eigene Planung überschaubarer zu machen.

Mit ihrer Hilfe behalten Unternehmen, als auch Freiberufler den Überblick. Gleichwohl ist es ihnen auf diesem Weg möglich, sich wiederholende Prozesse über Jahre hinweg zu beobachten und ihre Arbeitskraft noch effizienter einzusetzen, Ausfälle zu prognostizieren und gleichzeitig den erforderlichen Ausgleich einzuplanen.

Generell ist der Einsatz einer Software für Personaleinsatzplanung stets von Vorteil, denn sie nimmt Freiberuflern gewisse Arbeitsprozesse ab, sodass diese sich auf andere Elemente ihrer Tätigkeiten konzentrieren können und somit noch mehr aus ihrer Zeit herausholen können.

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