Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief

Generell sind Sie zwar in Bezug auf die Gestaltung von Gechäftsbriefen frei, dennoch müssen Sie einige gesetzliche Vorgaben beachten. Diese betreffen die Pflichtangaben, die Sie zu Ihrer Person und Ihrem Unternehmen machen müssen. Üblicherweise werden diese im Fußbereich des geschäftliche Briefbogens angegeben, dafür gibt es jedoch keine exakte Vorschrift. Werden die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nicht oder nicht ausreichend angeführt, dann kann das Registergericht eine Strafe verhängen.

Wichtig: Das verordnete Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen. Da lohnt es sich doch, sich mit den Pflichtangaben zu befasse!

1. Pflichtangaben des freiberuflichen Kleinunternehmers

Im Geschäftsbrief muss der Kleinnternehmer Vorname (mindestens ein Vorname muss ausgeschrieben werden), Nachname und Anschrift (bestehend aus Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort) angeben. Lediglich ein Postfach anzugeben ist nicht ausreichend. Da E-Mails als Geschäftsbriefe angesehen werden, gelten für sie die gleichen Regelungen.

2. Pflichtangaben der Freiberufler-GbR

Im Geschäftsbrief muss die Geschäftsbezeichnung mit GbR abgekürzt oder ausgeschrieben als „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ genannt werden. Dazu kommt der Sitz der Gesellschaft, wobei hier die genaue Anschrift zu nennen ist. Zudem wird eine Auflistung aller Gesellschafter verlangt. Für E-Mails gelten die gleichen Regelungen, denn auch sie werden als Geschäftsbriefe bezeichnet.

Hinweis: Auch wenn es dazu kein eindeutiges Rechtsurteil gibt, sollten die für den Geschäftsbrief geltenden Informationen in der E-Mail aufgeführt werden. Das verhindert Unklarheiten.

Weitere Infos zur Freiberufler GbR hier im Ratgeber-Portal.

3. Pflichtangaben des eingetragenen Kaufmanns

Neben dem Firmennamen (im Geschäftsbrief genannt wie im Handelsregistereintrag) muss der Zusatz „e. K.“ oder ausgeschrieben „eingetragener Kaufmann“ oder „eingetragene Kauffrau“ im Geschäftsbrief erscheinen. Der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer müssen ebenfalls genannt werden. Bei einer E-Mail gilt, dass die für den Geschäftsbrief aufgeführten Daten in der Signatur erscheinen sollten, idealerweise ergänzt durch die Kontaktdaten.

4. Pflichtangaben der Freiberufler-GmbH

Nennen Sie unbedingt den Firmennamen. Dabei wird der Name verwendet, der auch im Handelsregister eingetragen ist. Dazu kommt der Zusatz „GmbH“ oder „UG“. Außerdem folgt der Sitz der Gesellschaft. Das zuständige Registergericht müssen Sie ebenfalls nennen, zudem die Nummer, unter der Ihr Unternehmen dort registriert ist. Des Weiteren wird eine Auflistung aller Geschäftsführer vorgenommen.

Sollte Ihr Unternehmen einen Aufsichtsratsvorsitzenden haben, so wird dieser ebenfalls genannt, wobei mindestens ein Vorname ausgeschrieben werden muss. In der E-Mail geben Sie die Daten an, die auch im Geschäftsbrief erscheinen. Weitere Infos zur Freiberufler GmbH hier im Ratgeber-Portal.

5. Pflichtangaben der Freiberufler-OHG

Bei einer OHG müssen Sie den Firmennamen in Übereinstimmung mit dem Eintrag im Handelsregister nennen. Dazu kommt der Zusatz „OHG“ oder „KG“. Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Registernummer werden ebenfalls aufgeführt. Ist keine der Personen eine natürliche Person oder haftet als Gesellschafter persönlich, so müssen die einzelnen Unternehmen der Gesellschafter aufgeführt werden, zusammen mit den für sie jeweils geltenden Pflichtangaben. Für die E-Mail gelten die gleichen Pflichtangaben, sollten aber durch Kontaktinformationen ergänzt werden.

Pflichtangaben der Ltd.

Im Geschäftsbrief müssen Sie den Firmennamen und den Zusatz „Ltd.“ nennen. Außerdem wird der Sitz der Gesellschaft genannt. Des Weiteren wird das Registergericht aufgeführt. In dem Zuge muss die Nummer genannt werden, unter der das Unternehmen beim Handelsregister geführt wird. Die Geschäftsführer werden alle namentlich aufgeführt. Wurde ein Aufsichtsrat gebildet, so muss der Name des Vorsitzenden mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden.

Wie immer gelten die gleichen Pflichtangaben beim Versenden einer E-Mail, die ebenfalls als Geschäftsbrief gewertet wird. Weitere Infos zur Limited und Euro-GmbH finden Freiberufler hier im Ratgeber-Portal.

Pflichtangaben des Dienstleisters

Ein Dienstleister hat verschiedene Möglichkeiten, seinen Informationspflichten nachzukommen. So kann er beispielsweise eine Mitteilung an den Empfänger der Dienstleistung versenden, indem er individuelle Angebotsunterlagen überreicht oder die Daten dem Kunden direkt bekannt gibt. Zudem kann er die Informationen auch in seinen Geschäftsräumen aushängen oder über das Internet elektronisch zugänglich machen. Die Internetadresse muss dem Dienstleistungsempfänger aber auf jeden Fall bekannt sein.
Auch der Versand allgemeiner Informationsunterlagen, wie Broschüren oder Flyer, ist möglich. Bekannt gegeben werden müssen Vor- und Nachname des Dienstleisters, auch der Firmenname kann genannt werden. Die Rechtsform wird ebenfalls bekannt gegeben.

Eine korrekte Anschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort ist zwingend. Weitere Kontaktinformationen sollten gegeben werden, dazu gehören Telefon, Telefax und E-Mail-Adresse. Wer als Dienstleister in einem Register eingetragen ist, sollte dieses sowie die zugehörige Nummer nennen. Nennen Sie als Freiberufler außerdem Ihre Steuernummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Für einige Freiberufler kommen des Weiteren Informationen über die Kammerzugehörigkeit in Betracht.
Auch Angaben über Haftpflichtversicherungen müssen gemacht werden. Da diese Angaben den Platz auf dem Geschäftsbrief sprengen würden, kann ein Dienstleister sie auf den oben genannten Wegen zugänglich machen.

Hinweis: Auch bei einer E-Mail sollte nur die übliche Signatur verwendet werden, bei der es in erster Linie darauf ankommt, die Kontaktinformationen zu geben. Die Regelungen für die Signatur von E-Mails gelten nur für Kaufleute, sollten aber auch von Nicht-Kaufleuten angewendet werden, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

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