Mahnung schreiben: Darauf müssen Sie achten

Sie haben als Freiberufler Ihren Auftrag termin- und fachgerecht erbracht und dem Kunden hierfür eine Rechnung gestellt. Aber der Kunde zahlt nicht. Sie sollten jetzt wissen, dass das Gesetz auf Ihrer Seite ist, denn zwischen Geschäftsleuten tritt automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung der Verzug ein, unabhängig davon, ob Sie gemahnt haben oder nicht.

Doch Sie haben Angst, dass womöglich mit Ihrer Mahnung die Geschäftsbeziehung zur Debatte steht. In der Folge verzichten viele Freiberufler auf den zeitigen Zahlungseingang ihres rechtlich verdienten Honorars. Das ist ein Fehler.

Meine Empfehlung : Probieren Sie einmal Factoring als Freiberufler aus.

Was ist nun zu tun?

1. Jede von Ihnen ausgestellte Rechnung sollte ein Zahlungsziel von maximal zehn Tagen haben. Vermerken Sie also auf der Rechnung das Fälligkeitsdatum beispielsweise wie folgt: “Diese Rechnung ist ohne Abzug bis spätestens zum tt.mm.jjjj fällig”.
2. Zahlt der Kunde nicht zu dem Fälligkeitsdatum, sollten Sie entweder persönlich bei dem Auftraggeber anrufen oder ein freundliches, aber bestimmtes Mahnschreiben versenden. Setzen Sie mit diesem Mahnschreiben Ihren Kunden noch einmal in Verzug.
3. Zahlt Ihr Kunde auch aufgrund Ihrer Mahnung nicht, sollten Sie nicht mehr zögern, ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt zu beauftragen. Diese Büros nehmen Ihnen das weitere Mahnen und den Forderungseinzug ab.

Gute Inkasso-Unternehmen beschränken sich aber nicht nur auf das Mahnen, Einziehen und Klagen, sondern suchen gemeinsam mit Ihnen und dem Schuldner nach kreativen Lösungen für das Zahlungsproblem, zum Beispiel Vereinbarung von Ratenzahlungen.

Formular für ein Mahnschreiben

Tipps zum Schreiben einer Mahnung:

1. Achten Sie auf die juristisch korrekte Firmierung
2. Schreiben Sie nicht 1. Mahnung, sonst geht der Kunde davon aus, dass Sie noch einmal mahnen wollen
3. Richten Sie die Mahnung an diejenige Person, die Ihnen den Auftrag erteilt hat
4. Setzen Sie den Kunden mit einem konkreten Datum rechtskräftig in Verzug
5. Haben Sie eine Faxnummer des Rechnungsempfängers, dann schicken Sie die Mahnung vorab per Telefax. So können Sie anhand des Sendeberichtes nachweisen, dass die Mahnung tatsächlich an einem bestimmten Datum angekommen ist.

Das Mahnverfahren als Freiberufler erfolgreich durchführen

Damit ein Mahnverfahren erfolgreich durchgeführt wird, sollten Sie einige Dinge wissen, die wir Ihnen auf den folgenden Seiten vorstellen werden. So erfahren Sie beispielsweise Interessantes zur Fälligkeit des Zahlungsanspruchs. Oft wird davon ausgegangen, dass für die Zahlung eine bestimmte Frist festgesetzt werden muss – das ist aber nicht der Fall. Der Schuldner gerät spätestens nach 30 Tagen in Verzug, ohne Fristsetzung oder Mahnung.

Sicher können Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, denn nicht immer steckt ein böser Wille hinter der ausbleibenden Zahlung. Viele Menschen haben Angst vor der Mahnung, auch wenn damit noch keine weiteren Konsequenzen verbunden sind. Für Sie als Freiberufler ist es wichtig, dass sie richtig mahnen, auch das wird in einem gesonderten Kapitel behandelt. Inhalte und Fristen müssen richtig gesetzt werden. Außerdem sollte die Mahnung mit Fingerspitzengefühl verfasst werden, wer gleich schwere Geschütze auffährt, kann den betreffenden Kunden sicherlich gänzlich abschreiben. Sie sollten daher die Mahnung richtig formulieren und Mahnstrategien anwenden. Hier kommen die Arten der Mahnung zu tragen – welche Art ist die richtige?

Ob Sie nun im persönlichen Gespräch eine Mahnung aussprechen, dies telefonisch durchführen oder doch lieber auf das klassische Mahnschreiben setzen, bleibt Ihnen überlassen und ist auch abhängig von der Beziehung zu Ihrem Kunden.

Bieten Sie Ihrem Kunden die Ratenzahlung und Stundung an

Kunden, die momentan nicht zahlungsfähig sind, kann eventuell die Ratenzahlung und Stundung angeboten werden. Sein Geld auf Raten zu bekommen ist immer noch besser, als es gar nicht zu erhalten. Denken Sie auch daran, dass Sie Verzugszinsen berechnen, wenn Sie eine Mahnung ausstellen. Irgendwann ist allerdings Schluss mit lustig und es geht um Themen wie Pfändung und Übergabe des Vorgangs an ein Inkassobüro.

Wichtig: Warten Sie damit nicht zu lange, denn nach einer gewissen Zeit steht die Verjährung des Zahlungsanspruchs an!

Wer immer nur Nachsicht walten lässt, wird damit früher oder später Schiffbruch erleiden.

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