Reisekosten des Freiberuflers

Sollten Sie vor Ihrem Start in die Freiberuflichkeit oder Selbstständigkeit angestellt tätig gewesen sein und teilweise auf Dienstreisen unterwegs, so kennen Sie sicherlich noch die Handhabung der Reisekostenabrechnung. Hier wurde ein Formular mit den relevanten Daten ausgefüllt und an die Abteilung Rechnungswesen übergeben. Oder es wurde eine schriftliche Aufstellung aller Kosten einer Reise gemacht und der Buchhaltung überreicht. Die zuständige Stelle übernahm die Abrechnung und Sie haben Ihr Geld zurück erhalten. Vielleicht haben Sie die Kosten auch im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht.

Als Freiberufler oder Selbstständiger nun haben Sie nur die Chance, die Kosten, die Ihnen bei einer Reise zu Kunden oder Geschäftspartnern, zu Ausstellungsterminen oder anderen geschäftlich zu bereisenden Zielen entstanden, bei der Steuererklärung geltend zu machen. Sie bekommen auch nur dann Ihr Geld, wenn Sie die Reisekosten schlüssig und nachvollziehbar erklären und bei der Reise keine überwiegend privaten Ausflüge gab.

Was zählt zu den Reisekosten eines Freiberuflers oder Unternehmers?

Natürlich möchten Sie so viele Kosten wie möglich als Betriebsausgaben deklarieren. Doch ehe es um die Höhe der Kosten geht, muss erst einmal geklärt werden, ob es sich überhaupt um abzugsfähige Reisekosten handelt. Kosten, die im Rahmen einer Geschäftsreise, für eine Fahrtätigkeit oder für eine Einsatzwechseltätigkeit auftreten, gelten grundsätzlich als abzugsfähig. Auch Kosten, die für die Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsstätte anfallen, können steuerlich geltend gemacht werden, allerdings nur in Höhe der üblichen Entfernungspauschalen.

Insgesamt muss man sagen, dass das Finanzamt nicht wirklich großzügig in der Anerkennung der Kosten ist. Reisekosten werden nur dann anerkannt, wenn sie wirklich im Rahmen der freiberuflichen Tätigkeit angefallen sind. Wenn Sie also die Urlaubsreise mit einem Termin bei einem Geschäftspartner verbinden, so werden Sie diese Kosten schwerlich anrechnen lassen können. Natürlich ist die Kombination private Fahrt – Dienstreise möglich, dann muss allerdings der private Aspekt untergeordnet sein.

Nachweisbarkeit und Kostenarten

Dem Finanzamt gegenüber müssen Sie sämtliche Kosten nachweisen können. Daher heißt es: Belege sammeln, sortieren und ablegen!

Nicht nur Tankquittungen, sondern auch Hotelrechnungen und Belege aus Restaurants müssen aufgehoben werden. Sie dienen als Nachweis für Zeitpunkt und Höhe der angefallenen Kosten. Dabei treten verschiedene Kostenarten bei einer Geschäftsreise auf. Ihnen entstehen Fahrtkosten durch Nutzung verschiedener Verkehrsmittel – Auto, Bahn, Flugzeug etc. – und Verpflegungskosten. Dazu kommen die Übernachtungskosten.

Generell gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.

Das heißt, wenn Sie in einem Luxushotel nächtigen und sich das Beste vom Besten gönnen, wird das Finanzamt diese Kosten schwerlich als Reisekosten anerkennen. Sie müssen notwendig und angemessen sein. Vergessen Sie nicht die Reisenebenkosten, die unter anderem für Parkgebühren oder Maut anfallen, für Schließfächer oder die Nutzung des Telefons. Kosten für eine Auslandsreise sind natürlich höher und werden auch anders anerkannt.

Wichtig: Kennzeichnen Sie den Zweck Ihrer Reise und benennen Sie in der Steuererklärung, ob es sich um die Teilnahme an einem Fachkongress, um eine Studienreise oder um einen Gesprächstermin bei einem Geschäftspartner handelte.

Die Abrechnung muss hieb- und stichfest sein, dabei bis ins letzte Detail erklärbar und beruflich notwendig, dann werden die Kosten in der Regel auch anerkannt.

Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung.

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