Software für Freiberufler und Selbständige

Eines ist klar: Jeder Freiberufler braucht verschiedene Softwares zur Ausübung seiner freiberuflichen Tätigkeit. Dabei ist die Art der Software jedoch verschieden. Während ein Texter vielleicht mit Word auskommt, braucht ein Grafiker und Illustrator ein leistungsfähiges Grafikprogramm. Übersetzer benötigen andere Programme als ein Lektor, Steuerberater andere als Webdesigner. Eventuell reichen für bestimmte Anwendungen einzelne Tools, sodass keine umfangreiche Software geladen werden muss.

Welche Softwares werden allgemein benötigt?

Angebote, Rechnungen und Mahnungen werden von allen Freiberuflern verfasst. Dementsprechend benötigen sie ein Programm, mit dem diese Dateien angelegt und verfasst werden können. In der Regel wird dafür das Office-Paket von Microsoft verwendet, wobei auch das kostenlose OpenOffice die nötigen Anwendungen bietet. Word und Excel sind meist ausreichend für einfache Anwendungen. Ein weiterer Punkt, den alle Freiberufler gemeinsam haben, betrifft die Buchhaltung. Alle müssen ihre Meldungen an das Finanzamt übermitteln, müssen eine Steuererklärung anfertigen oder die nötigen Daten wenigstens an den Steuerberater übermitteln.

Auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird von den meisten Freiberuflern angefertigt, nur wenige entscheiden sich zur Bilanzierung. Das bedeutet, dass die ELSTER-Software auf dem Rechner vorhanden sein sollte, sodass die persönlichen Daten eingetragen werden können und das Formular direkt verschickt werden kann. Im Hinblick auf die Steuersoftware gibt es verschiedene Dinge zu beachten. Sie sollte in ihrem Umfang den eigenen Bedürfnissen angemessen sein, muss also nicht überdimensioniert sein. Es gibt verschiedene Anbieter, darunter WISO oder Lexware, die eine Steuersoftware anbieten. Das Gute daran ist, dass hier meist noch Hilfeprogramme enthalten sind, sodass die Steuererklärung auch von einem Laien angefertigt werden kann.

Wichtig: Ein Freiberufler muss zwischen den privaten und den betrieblichen Aspekten unterscheiden und dementsprechend die Steuererklärung anfertigen. Die Anschaffung einer Steuersoftware lohnt sich.

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Anwendungen in der Cloud

Fast jeder nutzt heutzutage Anwendungen in der Cloud – schon allein das E-Mail-Konto ist eine dieser Anwendungen. Es handelt sich dabei vereinfacht gesagt um Speicherplatz, der von überallher zugänglich ist und der sich eben nicht auf dem eigenen Rechner befindet. Am häufigsten wird von Freiberuflern die Anwendung „Software as a Service“ genutzt, bei der zum Beispiel die Online-Buchhaltung (Vergleich der Anbieter) möglich ist oder das Führen von Mailaccounts.

Dann gibt es aber noch „Platform as a Service“, in der Ressourcen für Webentwickler zur Verfügung gestellt werden. Dieser Punkt ist für Freiberufler ebenso wenig relevant wie „Infrastructure as a Service“, bei dem Infrastruktur-Ressourcen bereitgestellt werden. Die Cloud bietet zahlreiche Vorteile für Freiberufler. So können die Dienste in der Regel sehr einfach genutzt werden, die Bedienung ist intuitiv möglich und es muss nichts fest installiert werden. Gleichzeitig stehen die Dienste immer zur Verfügung, denn der Zugriff auf die Cloud ist von jedem Ort der Welt möglich. Auch wenn diesbezüglich immer wieder Sicherheitsbedenken auftreten: Die Nutzung der Cloud ist tatsächlich sicher und die Daten liegen gut geschützt auf einem Server.

Ein weiterer Vorteil der Cloud ist die Aktualität. Die Software ist immer auf dem neuesten Stand und der Nutzer muss sich nicht selbst um Aktualisierungen kümmern. Wer sich für die Nutzung der Cloud-Angebote interessiert, kann diese in der Regel erst einmal kostenlos und unverbindlich testen. Nach diesem Test können Sie entscheiden, ob die Cloud für Sie geeignet ist oder nicht.

Wichtig:Die Zusammenarbeit mit anderen ist über die Cloud deutlich einfacher als mit anderen Anwendungen. So können beispielsweise Dokumente gemeinsam bearbeitet werden, was sich zum Beispiel bei großen Buchprojekten, bei denen mehrere Lektoren und Grafiker beteiligt sind, anbietet.

Auch bei Steuerangelegenheiten können Steuerberater und Freiberufler die Dokumente gemeinsam nutzen. Bei der Betrachtung der Vorteile dürfen natürlich die Kosten nicht vergessen werden: Diese sind sehr niedrig, denn Investitionskosten entstehen erst einmal nicht. Ein durchschnittlicher Rechner ist ausreichend, für den Zugriff unterwegs reichen Smartphone oder Tablet aus. Typische Anwendungsfälle der Cloud für Freiberufler bestehen beispielsweise im Online-Storage oder in der gemeinsamen Bearbeitung der Dokumente.

Häufig wird die Cloud als zusätzliche Festplatte eingesetzt, sodass ein größerer Speicherplatz zur Verfügung steht. Der Zugriff auf zentrale Daten ist von verschiedenen Geräten aus problemlos möglich. Für Freiberufler relevant ist auch das Online-Back-up: Die Daten, die in der Cloud gespeichert sind, sind auch dann sicher, wenn ein Feuer oder ein Wasserschaden das Büro samt Rechner und Festplatten zerstört. Allerdings gibt es hier bei den Diensten Unterschiede: Dropbox gilt zum Beispiel als günstig, dafür weniger sicher.

Wer als Freiberufler oft auf Reisen ist, profitiert ohne Frage von der Cloud und den zugehörigen Services. Benötigt wird dann nur noch der Zugang zum Internet, danach kann die Arbeit wie im Büro fortgeführt werden. Dies ist nicht zuletzt relevant, wenn freie Mitarbeiter beschäftigt werden – diese können von ihrem eigenen Büro aus Zugriff auf die Unternehmensdaten erhalten.

Freiberufler, die über den Webseiten-Shop etwas verkaufen wollen, sind bei der Cloud ebenfalls in guten Händen. Es wäre sehr aufwendig, den Datenserver selbst zu betreuen – wie viel leichter ist es doch, diese Arbeit von der Cloud und den entsprechenden Diensten erledigen zu lassen? Zumal Sie auch schneller reagieren können, wenn ein Besucheransturm auf Ihren Shop ansteht.

Hier noch einmal die Anwendungsfälle im Überblick:

• Online-Storage
• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
• Online-Back-up
• Zugriff von unterwegs
• Anwendung für freie Mitarbeiter
• Caching der Website
• Erledigen der Sync-Aufgaben
• Steigerung der Reichweite
• Wachstum problemlos gegeben

Apps für Freiberufler

Die meisten Freiberufler sind nicht nur mit einem leistungsfähigen PC, sondern auch mit einem Smartphone sowie einem Tablet ausgerüstet. Gut, dass es diverse Apps gibt, die das Arbeiten von unterwegs erleichtern. Eine dieser Apps ist „Toggl“, mit deren Hilfe die Arbeitszeit genau abgerechnet werden kann. Diese App ist auch als Desktop-Version erhältlich, sodass sich die Anwendungen gut ergänzen. Zu managen sind des Weiteren Team-Arbeitszeiten, was für Freiberufler, die mit anderen gemeinsam ein Projekt bearbeiten, hilfreich ist.

Eine andere empfehlenswerte App ist „Evernote“, eine Art Notizblock für das Smartphone. Fotos, Notizen und Sprachaufnahmen können gespeichert werden und stehen dank der Synchronisationsmöglichkeit auch auf dem Desktop-PC zur Verfügung. Die Notizen sind von überall aus zugänglich. Wer günstig über das Internet telefonieren will, nutzt Skype. Skype ist als Desktop-Installation bekannt, kann aber auch vom Smartphone oder Tablet aus genutzt werden, wobei die bekannten Funktionen zur Verfügung stehen. Dabei ist die Internet-Telefonie auch mit „Placetel“ möglich – einen ISDN-Anschluss braucht es dafür nicht. Außerdem sind die Dienste auf allen Geräten nutzbar.

Wer als Freiberufler mit Twitter arbeitet, braucht eine entsprechende App, mit der sich Tweets zu bestimmten Themen zusammenstellen lassen. Eine solche App ist „Tweetdeck“, mit der sich sogar nach einzelnen Wörtern suchen lässt. Damit im Freiberufler-Alltag der Überblick nicht verloren geht, ist „2do“ sehr hilfreich. Damit lassen sich Notizen erfassen, Checklisten schreiben, Prioritäten zuordnen und Erinnerungen programmieren. Wer also gern einmal einen Punkt auf seiner To-do-Liste vergisst, kann mit dieser App beruhigt in das Alltagschaos starten. Die Erinnerung an jeden einzelnen Punkt kommt mit Sicherheit.

Hinweis: Wer häufig unterwegs ist, braucht eine entsprechende App für das Onlinebanking. Damit lassen sich auch auf einer Dienstreise Rechnungen bezahlen und Buchungen verfolgen.

Für das Verwalten der eigenen Homepage bietet sich „WordPress“ an. Mit der entsprechenden App können Sie auch von unterwegs den eigenen Blog befüllen und die Website aktualisieren. Allerdings sind per App noch nicht alle Funktionen verfügbar, die von der Desktop-Version bekannt sind. Für Freiberufler, die unterwegs mit dem Smartphone scannen wollen, ist „JotNot Scanner Pro“ geeignet. Das iPhone wird damit zum Scanner, die Dateien können danach als PDF versendet werden.

Fachspezifische Software

Wie eingangs bereits erwähnt wurde, benötigen die Freiberufler einzelner Berufsgruppen verschiedene Softwares, die individuell auf ihren Bedarf abgestimmt sind. Im Folgenden haben wir daher einen kleinen Überblick über sinnvolle Softwares zusammengestellt, die bei den einzelnen Freiberuflern zum Einsatz kommen können. Dabei sei lediglich angemerkt, dass sicherlich viele Freiberufler mit einem Minimum an Software auskommen, andere wiederum nutzen viele verschiedene Funktionen diverser Softwares.

Freiberufler	Software
Übersetzer	Word, Translation Memory System (z. B. SDL Trados)
Journalisten	Word, Multimedia-Player, FTP-Client, Dropbox, YouTube, Tools zum Verarbeiten von Audio- und Videodateien
Heilberufler	Word, Excel, Software zur Patientenverwaltung, Signatursoftware
Texter	Word oder andere Schreibprogramme
Grafiker, Webdesigner	Bildbearbeitungs- und Zeichenprogramme, DTP-Programme (z. B. Corel Painter), Zeiterfassungsprogramme
Lektoren, Korrektoren	Office-Programme, Zeiterfassungsprogramme, Layout-Programme (InDesign, QuarkXPress)

Klar ist, dass diese Freiberufler auch gemeinsame Software nutzen wie eine Bürosoftware, Software zur Steuerberechnung oder EÜR-Software.  Tools zur Zeiterfassung sind nicht für alle Freiberufler nötig, denn nicht jeder rechnet seinem Kunden gegenüber nach Arbeitszeit ab. Wem neue Software zu teuer ist, der kann auch über den Kauf gebrauchter Software nachdenken. Ja, auch dies ist möglich und für Existenzgründer oder kleine Unternehmen oftmals eine sehr günstige Variante. Hier kann auf Profi-Programme zu günstigeren Preisen gesetzt werden.

Tipp: Auch wenn diese Softwares nicht immer auf dem neuesten Stand sind – nicht in jedem Fall wird tatsächlich die letzte Version der Programme benötigt.

Außerdem gilt, dass nicht jeder Existenzgründer sofort mit der kompletten Rundum-Ausstattung starten muss – oftmals reicht erst einmal das Nötigste als Software völlig aus. Darauf aufbauend kann individuell nach Bedarf weitere Software gekauft werden, wobei die bereits angesprochenen Cloud-Lösungen in vielen Fällen sogar eine bessere Wahl sind als fest auf dem Rechner zu installierende Programme.

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