Standard-Mahnschreiben erstellen

 

Leider gehört es zum Alltag eines Freiberuflers, sich mit der Buchhaltung zu beschäftigen – und hier ganz besonders unangenehm: das Schreiben von Mahnungen. Mit einer Mahnung soll der säumige Kunde in Verzug gesetzt werden und dieses Schreiben ist Voraussetzung dafür, dass später einmal ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden kann.

Doch wie soll ein solches Mahnschreiben aussehen? Vor allem, da es entgegen der allgemeinen Meinung nicht notwendig ist, eine erste, zweite und dritte Mahnung zu verfassen – was nicht heißt, dass das nicht erlaubt oder möglich ist.

Beispiele für Mahnschreiben

Mahnstrategie	Standardtexte
Bei guten Kunden: den Kunden nicht verärgern, Brücken bauen, damit die positive Geschäftsbeziehung nicht gefährdet wird.	Unsere Rechnung vom … Sehr geehrte Frau …, haben Sie unsere Rechnung vom … übersehen? Damit Sie diese nicht mühsam heraussuchen müssen, füge ich diesem Schreiben nochmals die Rechnung als Anlage bei. Bitte veranlassen Sie die Überweisung in den nächsten Tagen. Mit freundlichen Grüßen
hier finden Sie in Kürze einige fertig formulierte Beispiele für Standard-Mahnschreiben.

Mahnstrategie beim Standard-Mahnschreiben

Das Standard-Mahnschreiben ist sozusagen die erste Mahnung. Damit soll erreicht werden, dass der Kunde an seine Zahlungsverpflichtung erinnert wird. Er soll aber keineswegs verärgert werden, daher sollte die Tonart dem Anlass angemessen sein. Ein Mahnschreiben sollte somit höflich verfasst werden, mit schweren Geschützen in Form von Wort-Kanonaden muss nicht aufgewartet werden.

Es geht darum, trotz der Zahlungserinnerung eine positive Beziehungsebene zu erhalten. Der säumige Kunde soll zwar seiner Pflicht zur Zahlung nachkommen, doch aber später noch Aufträge platzieren. Dies wird über einen sachlichen Schreibstil erreicht, der freundlich und höflich zugleich ist. Sie als Gläubiger müssen mit dem Standard-Mahnschreiben unzweifelhaft deutlich machen, dass Sie eine geschuldete Leistung verlangen. Die Aufforderung zur Zahlung muss eindeutig sein und unmissverständlich.

Verbindung zweier Punkte

Für Sie als Freiberufler sind Buchhaltung und Marketing zwei wichtige Themen. Diese können sogar miteinander verbunden werden, wenn es um die Mahnung geht. Bei einem einfachen Standard-Mahnschreiben können Sie die Gelegenheit nutzen und den Kunden auf ein aktuelles Sonderangebot hinweisen. Sie können im Schreiben erwähnen, dass Sie diesem Brief ein spezielles Angebot beilegen und sich gleichzeitig „erlauben, an die ausstehende Zahlung zu erinnern“. Die Inkassofunktion kann hier mit der Marketingfunktion verbunden werden.

Dies verdeutlicht nicht nur, dass Sie Ihr Geld haben wollen – Ihr gutes Recht und völlig verständlich – sondern auch, dass Sie an einer weiteren Geschäftsbeziehung interessiert sind. Sie möchten keine große Sache aus der Mahnung machen, daher widmen Sie dieser kein eigenes Schreiben, sondern erwähnen Sie eher beiläufig. Achten Sie aber dennoch darauf, dass die Zahlungsaufforderung unmissverständlich ist und es nicht so klingt, als würden Sie die Angelegenheit zu locker sehen.

Hinweis: Wenn Sie den Kunden in Verzug setzen wollen, ist diese Art und Weise der Mahnung jedoch ungeeignet. Dann sollten Sie doch ein eigenes Mahnschreiben aufsetzen.

Autor: Jürgen Busch

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