Steuer: gemischt private und geschäftliche Reise

 

Grundsätzlich gilt, dass eine Geschäftsreise nur dann steuerlich absetzbar ist, wenn sie aus betrieblichen Gründen veranlasst war. Bei dem Verdacht auf die Verfolgung privater Interessen ist das Finanzamt kritisch und lässt eine Absetzbarkeit der Kosten generell nicht zu. Wenn nun aber eine gemischt veranlasste Reise vorliegt, werden die betrieblichen Kosten unter der Bedingung absetzbar, dass sie genauestens nachgewiesen werden können.

Neues Urteil zu Dienstreisen

Seit dem Urteil des Großen Senats des Bundesfinanzhofs vom 13. Januar 2010 können Aufwendungen, die bei einer gemischt veranlassten Reise entstanden sind, nun doch abgesetzt werden. Das bedeutet, dass die Kosten, die beruflich veranlasst sind und nachgewiesen werden können, auch dann als Betriebsausgaben  deklariert werden können, wenn sie im Rahmen einer Urlaubsreise angefallen sind.

Wenn Sie nun also als Freiberufler ein Wochenende lang unterwegs sein wollen, weil Sie sich entspannen möchten und den Samstag- und Sonntagvormittag zur Teilnahme an einem fachspezifischen Seminar nutzen, so können Sie die Anmeldegebühren für das Seminar absetzen. Wichtig dafür ist die genaue Aufschlüsselung aller Aufwendungen, die Ihnen im Rahmen Ihrer Reise entstanden sind und die als Betriebsausgabe eingeordnet werden können.

Voraussetzungen für die Absetzbarkeit

Die Aufwendungen müssen sich eindeutig in einen privaten und einen beruflichen Teil aufschlüsseln lassen. Die betrieblich angefallenen Kosten können abgesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel Gebühren, die für die Teilnahme an einem Kongress angefallen sind, Verpflegungsmehraufwendungen oder Hotelrechnungen.

Tipp: Auch die anfallenden Fahrtkosten lassen sich abrechnen.

Ein Beispiel:  Die freiberufliche Lektorin S. Tori nimmt an einem Fachkongress teil, der über fünf Tage geht.
Zwei Tage hängt sie für die private Entspannung an. Dem Finanzamt gegenüber können 5/7 der Fahrtkosten geltend gemacht werden. Wichtig ist immer, dass der berufliche Anteil der Reise nicht zu kurz kommt, dieser muss den Hauptteil ausmachen. Wenn sich eben genannte Lektorin einmal mit einem Kunden trifft, allerdings eine Woche Urlaub einplant, so kann sie keinerlei Kosten dafür geltend machen.

Weitere steuerliche Kriterien

Die Zeitanteile „privat“ und „beruflich“ dürfen nicht so fest ineinander verankert sein, dass keine Trennung mehr möglich ist. Denn dann ist eine steuerliche Absetzbarkeit auch weiterhin unmöglich.

Es wird immer noch vorausgesetzt, dass klar erkennbar ist, welcher Teil beruflich und welcher privat veranlasst ist und dass diese beiden exakt voneinander zu trennen sind.

Wichtig: Sie als Freiberufler sind immer in der Nachweispflicht, wenn Sie Betriebsausgaben ansetzen wollen.

Eine genaue Dokumentation von Zeitpunkten und Aufwendungen ist daher von Vorteil. Außerdem müssen alle relevanten Belege vorgelegt werden können, die die Aufwendungen und die betriebliche Notwendigkeit der Reise bestätigen.

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