5 Tipps für einen professionellen Auftritt in Videokonferenzen

Spätestens seit dem Homeoffice-Boom im Zuge der Corona-Maßnahmen, kommen wir um virtuelle Meetings und Videokonferenzen nicht herum. Der Umgang mit Zoom, Skype und Co. ist aber selbst für erfahrene Freiberufler und Selbstständige oft gewöhnungsbedürftig, vor allem, wenn man die Person gegenüber noch nicht lange kennt.

Der erste Eindruck und der richtige Kundenauftritt bei einer Videokonferenz sind wichtig und entscheiden unter Umständen über den Erfolg des Gesprächs. Wir zeigen Ihnen, auf welche Aspekte Sie achten sollten und geben Tipps, wie Sie Ihre nächste Videokonferenz professionell gestalten.

1. Die Software beherrschen

Nehmen Sie sich vor einem wichtigen Pitch ausreichend Zeit, sich mit dem Programm vertraut zu machen. Das gilt besonders dann, wenn Sie noch nicht viel Übung im Umgang mit der Software haben, die Sie für Ihre Videokonferenzen verwenden wollen. Aber auch wenn Sie schon damit gearbeitet haben, ist es hilfreich, den gesamten Ablauf vorher einmal durchzuspielen. Oft stößt man hier auf technische Herausforderungen oder entdeckt nützliche Zusatzfunktionen. 

Liegt die Wahl bei Ihnen, welches Videokonferenz-Tool verwendet werden soll, informieren Sie sich vorab darüber, welcher Dienst am besten zu Ihnen passt. Darüber hinaus müssen Sie mit dem Kunden abstimmen, ob die Software auch auf seinem System läuft und ihn bitten, diese zu installieren. Obwohl Skype, Zoom und Co. im Kern ähnlich funktionieren, bieten sie teilweise unterschiedliche Features an. Außerdem kann man in größeren Konzernen unter Umständen nicht einfach ein neues Programm installieren, sondern muss dies mit der IT-Abteilung absprechen.

Hier kommt es darauf an, mit welcher Handhabung Sie besser zurechtkommen, ob und wie viel Geld Sie für eine solche Software ausgeben möchten und welche Zusatzfunktionen Sie benötigen. Online gibt es einige Artikel und Videos, in denen Sie Informationen über die Unterschiede der Videokonferenz-Tools erhalten.

Unser Tipp: Mit den gängigen Tools Zoom und Skype sind Sie in den meisten Fällen schon sehr gut beraten.

2. Ein ordentlicher Hintergrund

Der Vorteil von Konferenzen in Meetingräumen im Büro ist, dass es dort eigentlich immer aufgeräumt ist. Vom eigenen Arbeitsplatz zu Hause können viele das nicht unbedingt behaupten. Unordnung lässt sich nicht immer vermeiden, ein chaotischer Raum im Hintergrund Ihres Videoausschnitts wirkt aber trotzdem unprofessionell.

Richten Sie sich daher Ihre Büro-Ecke im Idealfall direkt mit dem Rücken zur Wand ein, damit sie erst gar keinen Hintergrund haben, der unaufgeräumt sein kann. Geht das nicht, können Sie einen mobilen Hintergrund aufstellen und nach der Videokonferenz wieder abbauen. Solche Produkte gibt es schon für wenig Geld im Netz. Zur Not hilft aber auch ein einfacher Vorhangstoff, den Sie hinter sich aufziehen.

Neben einem ordentlichen Bildausschnitt sollten Sie auch darauf achten, dass Sie während der Videokonferenz ungestört sind und keine Personen durch den Hintergrund laufen. Störend sind außerdem sehr prominente Bilder oder exotische Gemälde und vor allem politische Fahnen, Symbole und Botschaften. Hängen Sie solche Motive unbedingt ab.

3. Die richtige Beleuchtung 

Die richtige Beleuchtung ist bei Videokonferenzen besonders wichtig. Das liegt daran, dass eine Webcam unterschiedliche Lichtverhältnisse nicht so gut ausgleichen kann wie das menschliche Auge. Das kann man besonders gut beobachten, wenn jemandem die Sonne direkt ins Gesicht scheint. Während das menschliche Auge das helle Sonnenlicht auf dem Gesicht des Gegenübers fast ohne Kontrastverlust wahrnimmt, verschwinden in der Videokonferenz alle Gesichtskonturen; was bleibt, ist nur ein heller weißer Fleck. 

So schön ein bisschen Sonne im Gesicht auch ist – steht Ihr Schreibtisch direkt vor einem Fenster, sollten Sie unbedingt darauf achten, bei direkter Sonneneinstrahlung die Rollladen ein Stück herunter zu lassen oder einen dünnen Vorhang vorzuziehen.

Wenn Sie Lampen verwenden, verzichten Sie möglichst darauf, die große Deckenlampe einzuschalten. Diese lässt Schatten unter den Augen entstehen und sorgt dafür, dass Sie müde und unausgeschlafen aussehen. Zu dunkel sollte es am Arbeitsplatz aber auch nicht sein, denn das kann Bildrauschen verursachen und führt zu einer schlechten Videoqualität. Dunkelheit zieht außerdem die Stimmung runter.

Am Besten eignen sich mehrere kleine Lichtquellen, die den Raum indirekt ausleuchten. Um das zu erreichen, können Sie zwei Stehlampen vor Ihrem Schreibtisch aufbauen und eine zweite Person bitten, das Licht so auszurichten, dass es keine Schatten auf Sie wirft. Schauen Sie sich das Bild einfach auf Testaufnahmen an, bevor es live ins Meeting geht. Eine kleine Demonstration, wie unterschiedlich verschiedene Lichtquellen und Positionen wirken können, sehen Sie hier.

Tipp: Halten Sie regelmäßig Videokonferenzen ab, bei denen ein professioneller Eindruck sehr wichtig ist, kann es sich unter Umständen lohnen, in eine Softbox zu investieren. Professionelle Studio-Beleuchtungssets sind mittlerweile zu sehr günstigen Preisen.

4. Professionelle Kleidung, Accessoires und Statussymbole

Auch bei der Kleidung gibt es einiges zu beachten. Denn im Unterschied zu einem Pitch im Büro sind bei einer Videokonferenz in der Regel nur Ihr Oberkörper, Gesicht und Hände zu sehen. Das hat natürlich den Vorteil, dass Sie theoretisch den ganzen Tag in bequemer Jogginghose am Schreibtisch sitzen können – andererseits liegt jedoch umso mehr Fokus auf Ihrem Hemd und den wenigen sichtbaren Dingen, wie etwa Accessoires.

Manche Hemden oder Blusen sehen nur in Kombination mit einem kompletten Outfit schick aus und eignen sich nicht besonders gut als Einzelteil. Auch wirken schräge Muster oder ausgefallene Stoffe in der Kamera unruhiger als in Person oder sie lösen sogar Flimmer-Effekte aus. Vermeiden Sie daher möglichst kleinkarierte oder bunte Muster und greifen Sie im besten Fall zu unifarbenen, hellen, sachlichen Kleidungsstücken. 

Farblich sind Sie mit weiß oder schwarz nicht gut beraten. Besonders vor einer weißen Wand bieten solche Oberteile nämlich entweder einen zu schwachen oder zu starken Kontrast, was einen ausgewaschenen oder zu harten Eindruck kreiert. Besser geeignet sind Hemden oder Blusen in einem hellen bis mittleren Blauton.

5. Psychologische Tricks: Wenn Sie zeigen müssen, wer hier der Boss ist…

In einigen Branchen und bei bestimmten Gesprächsgründen ist es wichtig, Statussymbole zu zeigen. Das ist z.B. der Fall, wenn es um den Abschluss eines finanzintensiven Deals geht, wenn Sie eine hohe Bonität ausstrahlen möchten und vermögend wirken müssen, wie etwa bei einem Finanzierungsgespräch.

Zu einem repräsentativen Auftritt gehören Status-Symbole dazu. Schmuck, Einstecktuch, Seidenkrawatte und eine gut sichtbare Luxusuhr können Ihren Status und Ihren Wohlstand unterstreichen. Das Einstecktuch sollte wie oben empfohlen unifarben sein und nicht zu stark ablenken.

Anders sieht es bei der Uhr aus. Eine gut erkennbare Luxusuhr können Sie gerne immer wieder dezent in die Kamera zeigen, indem Sie oft mit den Händen gestikulieren. Ob Sie für Ihren besonderen Auftritt reduzierte Cosmograph Daytona Modelle von Rolex wählen, die für Kenner zu den klassischen Luxusuhren zählen, oder eher auf eine Designer-Uhr mit ausgefallenem Zifferblatt setzen, hängt vom Geschmack und Ihrem Budget ab. In jedem Fall greifen Sie mit solchen kleinen Tricks im Unterbewusstsein Ihres Gesprächspartners ein und vermitteln bestimmte Botschaften, ohne sie auszusprechen.

Die günstige Alternative für einen repräsentativen Auftritt: Einige billige Kunstgegenstände, wie etwa eine Porträtbüste auf dem Schreibtisch, können ebenfalls starken Eindruck hinterlassen.

Übrigens: Sie sollten nicht nur gut und professionell aussehen, sondern sich auch gut zu benehmen wissen. Unter Business-Knigge lernen Sie einige Grundregeln.

6. Stabile Internetverbindung

Nichts schadet dem professionellen Auftritt mehr, als ein Internetausfall mitten in der Videokonferenz. Auch, wenn Sie vielleicht gar nichts dafür können, ist ein Totalausfall ärgerlich und wird von den Zuhörern (zumindest unterbewusst) schnell als Unzuverlässigkeit interpretiert. Sorgen Sie also dafür, dass das Netz bei einer wichtigen Videokonferenz nicht überlastet ist.

Nutzen Sie etwa das WLAN gemeinsam mit anderen Personen im Haushalt, bitten Sie diese, für die Zeit der Konferenz keine datenintensiven Anwendungen zu nutzen oder unnötiges Surfen ganz zu unterlassen. Ist das nicht möglich, besteht eine Notlösung darin, einen mobilen Hotspot einzurichten. Nutzen Sie dafür die mobilen Daten Ihres Smartphones als Internetquelle für Ihren PC. Diese Methode ist meistens sehr viel zuverlässiger, eignet sich aber eher nur für den Einzelfall, da Videokonferenzen viel Highspeed verbrauchen und Sie sich auf Dauer für vergleichsweise viel Geld große Internet-Pakete kaufen müssten.

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