Vergleich & Test: Online Rechnung Anbieter

Fünf Anbieter im Vergleichs-Test

Im Folgenden finden Sie eine kurze Bewertung der fünf Anbieter Lexoffice, sevDesk, Fastbill, Easybill und Billomat, damit Sie eine bessere Entscheidungsgrundlage bei Ihrer Suche nach dem passenden Online-Rechnungsprogramm haben.

• Mindestvertragsdauer 1 Monat
• Rechnung und Angebot erstellen
• Rabatt, Skonto, Fälligkeit, Umsatzsteuersätze
• Brutto- / Nettopreise
• veschiedene Währungen
• Gutschrift erstellen
• Kunden Bonitätsauskunft
• Mahnungen erstellen
• Projekte verwalten
• Zeiterfassung
• Versand per E-Mail + Post + digitale Signatur
• Rechnungsdesign und Logo
• Interface API, XML, CSV
• Interface DATEV
• Interface DTA / DTAUS
• iPhone. iPad, Scan-App
• Amazon, eBay und weitere
• Speicherort in Deutschland
• Bedienung, Nutzerfreundlichkeit, Support

Funktionsumfang Rechnung Online	lexoffice	sevDesk	easybill	billomat	fastbill
kleinste Mitgliedschaft monatlich ab	4,90 €	7,50 €	9,00 €	6,00 €	5,00 €

lexoffice

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Lexoffice ist ein gut durchdachtes Programm, welches sich auch für den kleinen Geldbeutel eignet. Kleinunternehmer, Freiberufler und Existenzgründer sind mit diesem Programm gut beraten. Das Tool dient als Rechnungs- sowie als Buchhaltungsprogramm und punktet durch seine einfache Bedienbarkeit und die umfassenden Funktionen. Je nach gewählter Variante reicht das Angebot von den nötigsten Features bis hin zum umfassenden Tool, welches den Steuerberater arbeitslos macht.

Die Oberfläche ist ansprechend und übersichtlich gestaltet, bereits im Startbereich werden anstehende Aufgaben und Finanzangelegenheiten angesprochen. Der Nutzer kann auch von unterwegs auf seine Daten zugreifen und Rechnungen sowie andere Belege per E-Mail an die Software leiten. So ist er nach der Rückkehr von einer Dienstreise zu Hause auf dem neuesten Stand, ohne Buchhaltungsdinge aufarbeiten zu müssen.

Plus: 

• Günstig und in drei Varianten erhältlich
• Sicherheit ist zertifiziert
• Komplettes Onlinebanking möglich
• App für Android und iOS
• DATEV-Schnittstelle
• Gute Online-Dokumentation

Minus:

• Vorlagen können nur eingeschränkt angepasst werden
• Keine Programm-Hilfe per Telefon
• Keine Fremdwährung anwählbar

Fazit:
Lexoffice ist überaus praktisch und für einen kleinen Preis zu haben – sehr empfehlenswert.

easybill

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Easybill eignet sich hervorragend für die schnelle und komfortable Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und weiteren Dokumenten, die im Geschäftsalltag von Freiberuflern und Selbstständigen anfallen. Die Software kann durch verschiedene Aspekte punkten, wobei das Hauptaugenmerk hier ganz klar auf der Erstellung von Rechnungen liegt.

Mit einer hervorragenden Funktionalität, einer guten Anbindung durch mehrere Schnittstellen und der einfachen Bedienung ist Easybill auch für diejenigen sehr zu empfehlen, die mit Software und der Einarbeitung in eine solche eher nichts am Hut haben.

Plus: 

• Verschiedene Schnittstellen zu bekannten Shop-Systemen sind vorhanden
• Zu Testzwecken kann auch hier eine kostenlose Version genutzt werden
• Kunden können einer Bonitätsprüfung unterzogen werden.
• sehr guter Kundenservice

Minus: 

• Nicht mobil nutzbar

billomat.com

Billomat ist anwenderfreundlich und ermöglicht das einfache Erstellen von Rechnungen und Angeboten. Die Software ist überall dort zu nutzen, wo ein Internetanschluss vorhanden ist, auch mobil kann Billomat angewendet werden. Verschiedene Datei-Formate stehen zur Verfügung, die Schnittstellen-Anbindung ist gut.

Plus:

• Sehr benutzerfreundlich in der Anwendung
• Zum Testen ist eine kostenlose Version verfügbar
• Mehrere Schnittstellen und Dateitypen vorhanden

Minus:

• In dem kleinsten Tarif kann nur eine begrenzte Anzahl an Kunden und Dokumenten erstellt werden

fastbill

Mit Fastbill können neben Onlinerechnungen auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine erstellt werden. Dazu kommt die einfache Verwaltung von Kundendaten, auch Mitarbeiterzeiten können erfasst werden. Damit wird die Arbeitszeitabrechnung deutlich erleichtert und es liegt mit Fastbill nicht nur ein Online-Rechnungsprogramm vor, sondern auch eine Möglichkeit zur Erfassung sämtlicher Daten, die im Unternehmen anfallen und verarbeitet werden.

Es ist möglich, das Programm für eine Dauer von dreißig Tagen kostenlos zu nutzen, wobei die jeweils höchste Version zur Nutzung zur Verfügung gestellt wird. Nach der Testphase kann aber auch die einfachste Version von Fastbill gewählt werden, der Benutzer kann zwischen drei Tarifen wählen.
Fastbill bietet einen gut strukturierten Aufbau und ist anschaulich gestaltet.

Plus: 

• Kostenlose Probe für 30 Tage
• Übersichtlich gestaltet
• Verschiedene Schnittstellen nutzbar
• Sichere Anwendung

Minus: 

• Premium-Version ist vergleichsweise teuer
• Speicherplatz ist begrenzt

Warum Sie ein Online-Rechnungstools nutzen sollten

Rechnungsprogramme gibt es natürlich auch als Software, die fest auf dem Rechner installiert wird und dann nur von dort aus genutzt werden kann. Der Sicherheitsaspekt überwiegt hier für viele Nutzer, denn die Daten in der Cloud sind weniger sicher – oder? Es gibt verschiedene Anbieter von Online-Rechnungsprogrammen, die mit der zertifizierten Sicherheit ihrer Programme werden. Besonders hervorzuheben ist hier Lexoffice, bei dem die Daten in einem deutschen Hochsicherheitszentrum gespeichert werden.

Der Sicherheitsaspekt ist also nicht mehr ausschlaggebend für die Frage, ob ein Buchungsprogramm online genutzt oder fest auf dem Rechner installiert wird. Das Online-Rechnungsprogramm wartet mit einer großen Speicherkapazität auf. Auch dies ist ein großer Vorteil, denn viele Freiberufler und Selbstständige verfügen auf Dauer nicht über genügend Speicherplatz auf ihren Rechnern. Warum diesen aber umständlich erweitern, wenn es doch mit der Nutzung der Cloud so viel einfacher ist, ausreichend Platz für alle Daten zur Verfügung zu haben?

Die wichtigste Zielgruppe für Online-Rechnungstools ist sicherlich die Gruppe von Freiberuflern und Selbstständigen, die öfter unterwegs sind. Wer mag schon nach Hause kommen und dann feststellen, dass er erst einmal einen Berg Rechnungen einscannen und zuordnen muss? Dass Transaktionen vom Konto des Freiberuflers getätigt wurden, zu denen die Rechnungen gesucht werden müssen? Durch moderne Online-Rechnungstools gehören diese Probleme der Vergangenheit an, denn hier geschieht alles automatisch und das auch noch mobil.

Wer auf einer Dienstreise ist, kann daher durchaus auch abends im Hotel eine Rechnung schreiben, diese per E-Mail an seinen Kunden schicken und gleichzeitig die Rechnung über die Cloud speichern.

Hinweis: Bei Nutzung des bei vielen Varianten enthaltenen Onlinebanking wird das System automatisch die Rechnungsnummer der Transaktion zuordnen.

Es entstehen in der Buchhaltung keinerlei Lücken, selbst wenn Sie längere Zeit auf einer Dienstreise sind. Das Speichern und Verarbeiten der Daten ist denkbar einfach und von überallher möglich. Bei der Auswahl der passenden Software sollten Sie daher darauf achten, dass Sie das Programm auch mobil nutzen können.

Unbedingt das Testangebot der Anbieter nutzen!

Die meisten Anbieter von Online-Rechnungssoftware bieten eine kostenlose Testversion an. Dabei unterscheiden sich die Angebote allerdings. Bei einigen Anbietern ist es nur möglich, eine einfache Version zu testen. Andere bieten zum Test die höchste Version an, gebucht werden kann dann allerdings auch jede andere verfügbare Variante. Hier liegt allerdings natürlich eine gewisse Absicht der Anbieter vor. Wer einmal die beste und umfangreichste Variante ausprobiert hat, wird sich vielleicht nicht mit weniger Komfort zufriedengeben wollen.

Natürlich ist die bestausgestattete Variante auch die teuerste. Freiberufler und Selbstständige sollten diese Testversion unbedingt nutzen. Dies ist auch eine sehr gute Gelegenheit, den Support des Anbieters zu testen. Fragen zur Anwendung und zum Programm treten früher oder später mit Sicherheit auf und dann ist es gut zu wissen, ob der Support geeignet und wirklich hilfreich ist.

Positiv anzumerken ist, dass keiner der vier Anbieter darauf besteht, dass eine Kündigung der Testversion nötig ist.Somit rutscht kein Tester automatisch in ein Abo, wenn er das Online-Rechnungstool testet. Nach der Testphase kann sich jeder selbst entscheiden, welche Variante er zukünftig nutzen möchte. Dabei ist er selbst an die nicht ewig gebunden: Mindestlaufzeiten für die Verträge gibt es nicht und ein Wechsel innerhalb der verschiedenen Tarife ist in der Regel problemlos möglich.

Wonach das Online-Rechnungs-Tool auswählen?

Wer für sich entschieden hat, dass es ein Online-Rechnungs-Tool werden wird, steht nun vor der Frage, welches Angebot denn ideal ist. Stellen Sie sich unter anderem die folgenden Fragen, ehe Sie sich für eine Produktvariante entscheiden:

Wie viele Kunden müssen aufgenommen werden?	Wie viele Dokumente müssen erstellt und gespeichert werden?
Werden regelmäßig Rechnungen geschrieben?	Gibt es Rechnungen, die als Serien-Rechnungen ausgestellt werden müssen?
Werden Zusatztools benötigt?	Soll das Programm auch von unterwegs nutzbar sein?
Geht es um ein reines Rechnungsprogramm oder soll die Buchführung enthalten sein?	Brauchen Sie eine Schnittstelle für die Übermittlung der Daten an den Steuerberater?
Sollen Umsatzsteuervoranmeldungen hier erstellt werden?	Welche Schnittstellen werden gebraucht?
Wie viele Nutzer brauchen einen Zugang zum Programm und zu den Daten?	Soll das Onlinebanking enthalten sein?
Sollen die Belege den Ein- und Ausgangsrechnungen zuzuordnen sein?	Können Transaktionen automatisch mit Rechnungen verglichen und überprüft werden?
Gibt es kostenlose Testvarianten?	Wie lange ist die Kündigungszeit?
Kann ich eine Mitarbeiterzeiterfassung vornehmen?	Ist das Programm in verschiedenen Sprachen nutzbar?
Können Dokumente ins Ausland gesandt werden?	Kann ich das Programm mobil nutzen?
Kann die digitale Signatur genutzt werden?	Kann das eigene Logo eingebracht werden?

Beantworten Sie diese Fragen, ehe Sie sich für ein Produkt entscheiden. Es ist wichtig, dass Sie Ihren individuellen Bedarf bestimmen und sich danach entscheiden, was wichtig ist und worauf Sie verzichten können. Wichtig zu erwähnen: Gerade preislich unterscheiden sich die Anbieter oft stark, wobei zum Beispiel Lexoffice mit einem sehr guten Produkt zu einem moderaten Preis aufwartet.

Sehr günstig ist, dass die Testversionen in der Regel ohne Abo enden. Das heißt, wenn Sie einen Anbieter getestet haben, spricht nichts dagegen, das Programm eines anderen Herstellers auszuprobieren. Sie verschaffen sich damit einen guten Überblick über die derzeit auf dem Markt befindlichen Angebote und die Nutzbarkeit dieser Produkte für Ihren individuellen Bedarf.

Mobil oder nicht mobile Nutzung?

Inzwischen ist es gang und gäbe, überall das Smartphone oder Tablet mitzunehmen und so von unterwegs aus auf die Daten zugreifen zu können, die das eigene Unternehmen betreffen. Doch nicht jeder Freiberufler oder Selbstständige ist dauernd auf einer Dienstreise unterwegs und muss auf die Daten nicht zugreifen können. So reicht es in vielen Fällen, wenn eine leistungsfähige Software auf dem Rechner installiert ist und wenn diese auch nur von dort aus genutzt werden kann. Eventuell ist es nötig, mehrere Zugänge zu schaffen, sodass auch Mitarbeiter von anderen Rechnern aus Buchungen vornehmen und Vorgänge anlegen können.

Ansonsten muss es keine mobile Variante des Online-Rechnungsprogramms sein, zumal sich diese ohnehin nur für diejenigen lohnt, die wirklich von unterwegs Rechnungen erfassen wollen. Anders liegt die Sache bei Freiberuflern, die einem Kunden direkt bei diesem vor Ort Angebote erklären wollen.
Dann ist es durchaus hilfreich, von jedem Ort der Welt aus Zugriff auf die entsprechende Datei zu haben.

Die mobile Variante eignet sich auch sehr gut zum Erfassen neuer Kundenkontakte. Man denke nur an das Beispiel einer Messe, auf der an zwei oder drei Tagen eine Fülle neuer Kontakte geknüpft wird. Die einzelnen Namen und Adressen können abends im Hotel zwar gelesen, jedoch nicht verarbeitet werden, wenn der Zugriff auf das Rechnungsprogramm mit seiner Kundendatei nicht möglich ist.

Wer sich für die mobile Variante entschieden hat, kann hier sogleich neue Kundenkontakte anlegen und speichern. Dabei gilt aber wieder, dass die Entscheidung im Einzelfall vom betreffenden Freiberufler oder Selbstständigen abhängig ist, denn er allein weiß, in welchem Umfang die mobile Nutzung möglich oder auch nur sinnvoll wäre.

Zugang für den Steuerberater: ja oder nein?

Längst nicht jeder Freiberufler hat einen Steuerberater an seiner Seite. Vielfach ist es auch so, dass die Buchführung komplett allein vorgenommen wird, auch die Anfertigung des Jahresabschlusses führt derjenige selbst durch. Ein Steuerberater wird vielleicht als unnötige Geldausgabe angesehen – was in erster Linie bei einem Kleinunternehmer der Fall sein kann.

Freiberufler, die kaum Buchungen haben oder die keine Anlagegüter zu verzeichnen haben, kommen allein aus. Wer jedoch häufiger Buchungen durchführen muss, wer Mitarbeiter beschäftigt, eine Bilanz erstellen muss oder sich mit Abschreibungen plagt, wird einen Steuerberater eher hinzuziehen. Dann ist es praktisch, wenn dieser sämtliche Zahlen und Buchungen auf den Tisch bekommt – und das nicht in der Schuhkartontechnik mit gesammelten Zetteln, sondern fein säuberlich gebucht und aufgelistet. Das ist mit dem Online-Rechnungsprogramm möglich, mit dem auch der Zugang für den Steuerberater gewährleistet ist.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:
Zum einen kann der Steuerberater direkt einen Zugang zum Programm erhalten und so sämtliche Buchungsvorgänge beobachten oder Finanzübersichten erhalten. Die andere Variante ist, dass die Daten an den Steuerberater über die DATEV-Schnittstelle übertragen werden. Der Steuerberater ist damit in der Lage, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung anzufertigen oder bei der Bilanzierung zu helfen. Er kann auch eigene Buchungen oder Veränderungen im Programm vornehmen.

Die DATEV-Schnittstelle ist aber auch dann von Vorteil, wenn der Steuerberater nicht gänzlich hinzugezogen wird, sondern wenn er die Daten nur nach der Erstellung des Jahresabschlusses zur Kontrolle erhält. Von hier aus können diese dann per ELSTER an das Finanzamt übertragen werden.

Wie anpassungsfähig soll die Software sein?

Dass ein Online-Rechnungsprogramm und die große Hilfe bei der Buchhaltung auf den individuellen Bedarf des Freiberuflers oder Selbstständigen abgestimmt sein muss, haben wir bereits geklärt. Doch die Personalisierung der Software geht noch insofern weiter, als dass ein eigenes Logo verwendet werden kann. Dies ist allerdings nicht bei allen Versionen aller Anbieter möglich, meist können Logo und eigenes Briefpapierdesign des Freiberuflers erst für den besten – und damit teuersten – Tarif genutzt werden.

Wer jedoch auf ein umfassendes Corporate Design achtet, sollte sein Logo unbedingt auch auf den Rechnungen und weiteren Dokumenten anbringen, die an Kunden und Geschäftspartner übermittelt werden. So werden die Unterlagen sofort einem Freiberufler oder einem Unternehmer zugeordnet, was ganz im Sinne der positiven Außenwirkung des Unternehmens sein dürfte.

Sinnvoll ist auch die Verwendung der digitalen Signatur, was wiederum nicht bei jedem Tarif der Anbieter möglich ist. Die Echtheit und Sicherheit einer Rechnung wird damit dem Empfänger gegenüber bestätigt.

Dieser Beitrag wurde erstellt von: Jürgen Busch

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