Was leistet die Bürosoftware

Der Büroalltag eines Freiberuflers oder Selbstständigen dreht sich neben der reinen Auftragsbearbeitung um die immer gleichen Themen: Buchhaltung, Steuern, Schreiben von Angeboten und Anfragen, Verfassen von Geschäftsbriefen, Werbung und Marketing sowie die Auftrags- und Terminkoordination. Wer da den Überblick behalten will, muss schon sehr gut organisiert sein – oder über eine passende Bürosoftware verfügen. Inzwischen gibt es auf dem Markt einige Softwarelösungen, die den täglichen Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Briefe schreiben sowie Termine und Aufgaben überwachen

Die Bürosoftware bietet die Möglichkeit, zum einen den einfachen Geschäftsbrief, zum anderen aber auch Serienbriefe oder E-Mails schnell und einfach zu verfassen. Im Handumdrehen kann das Briefeschreiben erledigt werden, wobei mit Hilfe der Software schon beim Verfassen erkennbar ist, wie das Schreiben später aussehen wird.

Das Verfassen ist schon allein aus dem Grund sehr komfortabel, weil hier nur wenige neue Angaben pro Brief gemacht werden müssen.So muss der Name des Empfängers eingetragen werden, der direkt aus der integrierten Datenbank entnommen werden kann. Dann noch die Betreffzeile verfassen sowie das eigentliche Schreiben – fertig.

In der optischen Gestaltung ist der Verfasser sehr frei, kann Einrückungen und Absätze gestalten, wie es ihm gefällt. Dank der Bürosoftware können unterschiedliche Versandwege genutzt werden.Zum einen ist es natürlich möglich, den Brief auf dem klassischen Postweg zu versenden.Dann wird er ausgedruckt und in den Umschlag gesteckt, wie das schon immer gemacht wurde.

Wenn der Computer an ein Faxmodem angeschlossen ist, kann das Schreiben auch direkt per Fax versendet werden. Ebenso kann die Online-Poststelle genutzt werden oder der Brief wird per E-Mail als Anhang in Form einer Word-Datei oder im PDF-Format verschickt.

Im integrierten Kalender der Software ist die Terminverwaltung zu finden. Lassen Sie sich von Ihrem Programm an wichtige Geschäftstermine erinnern, profitieren Sie von der Erinnerungsfunktion für die Steueranmeldungen und haben Sie alle wichtigen Termine immer im Blick.

Möglich wird das durch die wählbaren Tages-, Wochen- oder Monatsansichten.Für Einzelheiten kann dann der jeweilige Termin angeklickt werden. Wenn Sie als Freiberufler oder Selbstständiger Mitarbeiter beschäftigt haben, kann die Software sogar so eingestellt werden, dass alle darauf Zugriff haben und dass sich so jeder über anstehende Termine informieren kann.

Hinweis: Die Aufgabenverwaltung ist hier integriert, so dass keine Aufgabe mehr unerledigt bleibt.

Dazu kann Einblick in die erledigte Geschäftskorrespondenz genommen werden, wobei sogar die für einzelne Aufgaben benötigte Zeit eingetragen und später eingesehen werden kann. Die Software bietet damit auch eine Hilfe beim Zeitmanagement des Freiberuflers.

Zusätzliche Funktionen Für die Verwaltung des Büroalltags gibt es noch weitere Möglichkeiten. So können mit Hilfe der Software Notizen gemacht und verwaltet werden, es können Dokumentenmappen erstellt, der Warenkorb vom Webshop synchronisiert und direkt eine Anbindung an den Ebay-Account geschaffen werden.

Auch für das Onlinebanking oder zur Lagerüberwachung ist die Bürosoftware geeignet, wenn die entsprechenden Zusatzmodule installiert werden.

Mit der Bürosoftware die Stammdaten der Firma erfassen

Durch die Bürosoftware soll der Arbeitsalltag erleichtert werden, was schließlich in erster Linie über das Anlegen von Stammdaten möglich ist. Damit können Briefe leichter erstellt werden – Adressen und wichtige Bestandteile sind schließlich in der Datenbank gespeichert -, ein leichterer Zugriff auf die Ertragsaufstellung ist möglich und es lassen sich Kunden und Lieferanten in die entsprechenden Datenbanken aufnehmen.

Die Daten der eigenen Firma

Egal, ob Freiberufler oder Selbstständiger: Für die eigene Firma gibt es viele feste Daten, die mit Hilfe der Bürosoftware übersichtlich erfasst und gespeichert werden können und die dann später bei Bedarf sofort zur Verfügung stehen.

So können hier alle steuerrelevanten Daten und Unterlagen abgelegt werden, es kann die eigene Steuernummer gespeichert und es können wichtige Gründungsdaten erfasst werden. Dazu kommt, dass mit Hilfe dieser Daten die Steuererklärung einfacher gestaltet werden kann, denn über die „Elster-Schnittstelle“ haben Sie bei der Erstellung der Steuererklärung direkten Zugriff auf Ihre Stammdaten bzw. kann Ihr Steuerberater davon profitieren.

Auch die Bankverbindungen können durch die Bürosoftware erfasst und verwaltet werden. Hier kann sogar entschieden werde, ab welchem Zeitpunkt das Konto des Freiberuflers über die Bürosoftware geführt werden soll. Ein Online-Zugang zum Geschäftskonto kann darüber eingerichtet werden.

Die Stammdaten der Kunden- und Lieferanten

Neben den gesamten Daten zur eigenen Firma ist es natürlich wichtig, die Daten von Kunden und Lieferanten zu erfassen. Genau genommen stellt die Kundenverwaltung den wichtigsten Punkt der Bürosoftware dar. Es können Geschäftsbriefe, Angebote und Rechnungen ganz einfach erstellt werden, Sie haben immer einen Überblick über anstehende Termine und Aufgaben und können sich zu einzelnen Punkten Notizen machen.

Die einzelnen Daten werden dabei entweder am Stück eingegeben oder die verschiedenen Karteien werden nach und nach um weitere Angaben ergänzt, bis sie vollständig sind.

Natürlich werden auch die eigenen Angebote erfasst, das heißt, es können Lagerbestände dargestellt und Artikel aufgelistet werden. Freiberufler, die eher Dienstleistungen als Waren anbieten, können die diversen Spalten auch anders benennen, wie etwa mit „Katalogziffer“ statt „Artikelnummer“.

So kann auf der Rechnung der jeweiligen Leistung bequem eine Nummer zugewiesen werden.

Die Zugriffsrechte der Mitarbeiter

Die Zugriffsrechte der Mitarbeiter können eingeschränkt werden. So besteht nicht die Gefahr, dass ein Praktikant sensible Unternehmensdaten einsehen kann. Zudem soll in den meisten Fällen auch nicht jeder festangestellte Mitarbeiter die vollen Zugriffsrechte bekommen.

Vergessen Sie nicht: Mit der entsprechenden Freigabe ist es möglich, genau festzulegen, wer auf welchen Bereich Zugriff hat und wer nicht.

Zusatzmodule erweitern das Angebot

Die einzelnen Bürosoftware umfassen ein Basisprogramm, mit dem es sich im Alltag schon sehr gut arbeiten lässt.
Dazu können Zusatzmodule installiert werden, die die einzelnen Hauptmodule ergänzen und erweitern. Mit ihrer Hilfe lassen sich zum Beispiel auch die Stammdaten noch weiter ausbauen, wie das durch das Zusatzmodul Auftrag+ der Fall ist. Dazu später mehr.

Rechnung und Mahnung mit der Bürosoftware erstellen

Durch die Bürosoftware ist es ein Leichtes, Rechnungen zu erstellen. Das Anlegen von Angeboten und Rechnungen ist im Übrigen fast identisch, so dass auch dabei die Einfachheit oberste Maxime ist. Durch das Speichern der Kundenstammdaten in der entsprechenden Datenbank kann direkt auf die Kundenadressen zugegriffen werden, was das Erstellen der Rechnungen deutlich schneller macht.

Neben dem Verfassen der Rechnungen kann die Zahlung überwacht werden und – wenn diese ausbleiben sollte – wird das Mahnverfahren durch Formulieren der ersten Mahnung in die Wege geleitet.

Mit der Bürosoftware die Rechnungen schreiben

Die Rechnungen, die mit Hilfe der Bürosoftware erstellt werden, sind professionell und „finanzamtssicher“, das heißt, sie enthalten alle relevanten Daten und Angaben, die bei Kleinstbetragsrechnungen, bei Rechnungen für Kleinunternehmer oder bei normalen Rechnungen erfasst werden müssen.

Besonders einfach ist die Rechnungslegung in dem Fall, wenn die Rechnung auf einem Angebot basiert, welches ebenfalls mit der Bürosoftware erstellt wurde. Dann werden die eingegeben Daten für die Rechnung erneut verwendet und die Rechnung ist identisch mit dem Angebot.

Natürlich können Änderungen vorgenommen werden, wenn sich zum Beispiel der Lieferzeitpunkt oder die Liefermenge geändert haben. Ist die Rechnung erstellt, kann sie ausgedruckt und auf einem der möglichen Versandwege dem Kunden überbracht werden.

Wenn Sie eine Rechnung für eine neue Leistung erstellen, die Sie selbst noch nicht in Ihrer Datenbank führen, in Zukunft aber häufiger anbieten wollen, können Sie den Punkt exportieren und in den Leistungskatalog aufnehmen.

Überwachen der Rechnungen

Im entsprechenden Arbeitsbereich erscheint eine offene Rechnung, sobald sie gespeichert wurde. Es gibt verschiedene Symbole und Farben, die für die Überwachung von Rechnung und Zahlung dienen.

So kann eine ausgedruckte Rechnung, für die die Zahlung erwartet wird, anders gekennzeichnet werden, als eine Rechnung, die erst einmal nur erstellt worden ist.

Sofern das zusätzliche Modul für das Online-Banking genutzt wird, gleicht die Software die eingehenden Zahlungen mit den offenen Positionen ab und Sie bekommen direkt mitgeteilt, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder nicht.

Außerdem werden die Rechnungen, bei denen die Zahlungsfrist überschritten wurde, ebenfalls farblich gekennzeichnet. Wird die Mahnung fällig, erscheint ein entsprechendes Symbol. Damit haben Sie jederzeit den Überblick über offene Positionen und beglichene Zahlungen.

Mit der Bürosoftware die Mahnungen schreiben

Wird eine Zahlungsfrist überschritten, kann die Software nach einer Frist von sieben Tagen ganz allein eine Zahlungserinnerung aufsetzen. Dieser Vorgang wird in der Liste markiert und in der zugehörigen Liste „Mahnungen“ dargestellt.

Das eigentliche Mahnverfahren muss dann allerdings von Ihnen selbst in die Wege geleitet werden, indem Sie den Fall an ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt übergeben.

Bis dahin allerdings unterstützt Sie das Programm in jedem Schritt bis zur fälligen Mahnung.
Nicht umsonst gilt die Bürosoftware als das Hilfsmittel schlechthin für Nicht-Kaufleute.

Buchen und zahlen mit der Bürosoftware

Durch die Bürosoftware wird der komplette Büroalltag unterstützt, was sich vor allem auf die doch teils so ungeliebten Buchhaltungsvorgänge positiv auswirkt. Buchen und Zahlen sind dann einfache Vorgänge, die nahezu vollständig automatisch ablaufen.

Buchungen können leicht zugeordnet und Zahlungen überwacht werden. Dank der integrierten Terminüberwachung werden keine Zahlungsfristen mehr versäumt und auch das Finanzamt bekommt regelmäßig und automatisch seine Umsatzsteuervoranmeldungen.

Buchführung mit verschiedenen Versionen

Betriebliche Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens können Sie einfach bestimmten Kategorien zuordnen. Damit sind die Buchführungsaufgaben für Sie nahezu erledigt. Die normale Version der Bürosoftware ohne Nutzung der Zusatzmodule richtet sich in erster Linie an Kleinunternehmer und Freiberufler, die nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind.

Wer also eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen muss, kommt mit der Basisversion der Software gut hin. Dabei kann zwischen drei verschiedenen Varianten der Buchführung gewählt werden. Bei der ersten und einfachsten Version wird auf eine Kategorisierung verzichtet.

Die Buchungen finden in chronologischer Reihenfolge statt und der Steuerberater sorgt später für die richtige Kontierung und erstellt Auswertungen. Auch die Voranmeldungen müssen durch Sie selbst oder Ihren Steuerberater vorgenommen werden.

In der zweiten Variante wird das Formular für die Einnahmen-Überschussrechnung zu Grunde gelegt und es werden bestimmte Kategorien und Kontierungen verwendet.

Das ist vor allem für die Freiberufler und Selbstständigen sinnvoll, die die Steuererklärung gänzlich allein verfassen. Die dritte Variante schließlich nutzt DATEV und arbeitet mit mehreren hundert Konten. Für die Anwendung dieser Version sollten allerdings grundlegende Kenntnisse der Buchführung vorhanden sein.

Mit oder ohne Online-Banking

Wenn Ihr Konto das Online-Banking noch nicht ermöglicht, müssen Sie die Kontobewegungen, die auf Ihrem Kontoauszug ersichtlich sind, per Hand in die Software eingeben. Trifft eine Kundenüberweisung ein, dann können Sie den entsprechenden Vorgang in der Rechnungsliste markieren und ihn entsprechend seiner Zahlung (vollständige oder teilweise Zahlung) kennzeichnen. Der Zahlungsvorgang erscheint dann auf dem entsprechenden Konto.

Sollten Sie das Online-Banking bereits nutzen, wird Ihnen noch mehr Arbeit abgenommen, denn die Zuordnungen zu den einzelnen Kategorien und Posten wird automatisch vorgenommen. Insgesamt ergibt sich damit für den Freiberufler eine sehr einfache Art und Weise der Buchführung und der gleichzeitigen Überwachung sämtlicher Zahlungsvorgänge.

Auch die Auswertung der Daten ist somit leicht möglich, egal, ob für Sie selbst oder für Ihren Steuerberater. Hinzu kommt, dass Sie die Zugriffsberechtigungen auf diese Module für einzelne Mitarbeiter freigeben oder sperren können, so dass nicht nur Sie damit arbeiten bzw. nicht jeder Einblick in die Finanzlage des Unternehmens bekommt.

Online-Banking mit der Bürosoftware durchführen

Dass Online-Banking praktisch ist, weiß jeder, der die Filiale seiner Bank nicht direkt um die Ecke hat. Sämtliche Zahlungsvorgänge bequem vom Arbeitsplatz aus erledigen zu können und notfalls auch an Feiertagen oder Wochenenden spart Zeit und teilweise auch Geld, weil Fristen leichter eingehalten werden können. Mit Hilfe der Bürosoftware ist das Online-Banking ebenfalls möglich, dazu kommt, dass die Zahlungen der Kunden besser überwacht werden können.

Das Einrichten der Online-Banking Funktion

Der Freiberufler sollte zumindestens ein Online-Konto eingerichtet haben. Damit die Möglichkeiten der Bürosoftware für das Online-Banking in vollem Umfang genutzt werden können. Es ist damit zum Beispiel möglich, Lieferantenrechnungen online zu überweisen, es können Daueraufträge verwaltet und Kundenrechnungen per Lastschriftverfahren eingezogen werden.

Zudem können die Buchungen, die auf dem Konto des Online-Bankings getätigt werden, direkt mit der Buchhaltungsfunktion abgeglichen und der entsprechende Status einer Rechnung geändert werden. Wichtig ist vorab zu klären, ob das eigene Konto überhaupt für das Online-Banking freigeschaltet ist. Ist das nicht der Fall, muss dies zuerst vorgenommen werden. Im entsprechenden Programm der Bürosoftware kann nun die Nutzung des Online-Kontos freigeschaltet werden. Der Konto-Manager führt Sie dabei durch das Programm.

Das Arbeiten mit dem Online-Konto

Mit Hilfe des Online-Kontos kann der Freiberufler und Selbstständige dann alle wichtigen Bankgeschäfte vornehmen. So können Transaktionen an die Bank gesendet werden, es können Kontoauszüge eingesehen und mit den getätigten Zahlungen abgeglichen werden. Das Programm stellt eine Verbindung mit der Bank des Freiberuflers her und führt den jeweiligen Zahlungsauftrag aus. Nun kann zum Beispiel eine Online-Überweisung ausgestellt werden. Das vorhandene Formular ähnelt einem üblichen Überweisungsträger und muss nur noch mit den nötigen Daten ausgefüllt werden, sofern diese noch nicht hinterlegt sind.

Wichtig ist auch die Angabe des Ausgabenkontos, damit die Rechnung gleich auf dem richtigen Konto verbucht werden kann.

Auf diese Art und Weise können zudem Terminüberweisungen ausgeführt werden, die eben nicht sofort, sondern erst zu einem bestimmten Datum gebucht werden sollen.

Das Zuordnen der Buchungen

Wenn Kontoauszüge abgeholt werden, kann angegeben werden, ob diese mit dem Konto abgeglichen werden sollen. Damit lassen sich Unregelmäßigkeiten schneller feststellen und Änderungen können direkt vorgenommen oder verfolgt werden.

Wichtig ist die richtige Zuordnung der einzelnen Buchungen in dem Fall, wenn mehrere Konten genutzt werden.

Der Freiberufler, der als Kleinunternehmer tätig ist und nur die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Gewinnermittlung anlegt, kann sicherlich auf mehrere Konten verzichten und lässt alle Ausgaben über ein Konto laufen.

Für ihn ist die Funktion des Kontoabgleichs nur insofern relevant, dass damit die Rechnungsverwaltung einfacher möglich. Taucht eine Buchung auf dem Online-Konto auf, kann diese direkt der Rechnungsliste zugeordnet und der dortige Status der betreffenden Rechnung geändert werden.

Finanzamtspflichten mit der Bürosoftware erledigen

Jeder Selbstständige oder Freiberufler hat gewisse Pflichten gegenüber dem Finanzamt zu erfüllen, wobei der Kleinunternehmer, der auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichtet, außer der Steuererklärung kaum etwas mit dem Finanzamt zu tun hat. Alle anderen hingegen müssen die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen und neben der Steuererklärung auch eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Damit keine Termine verpasst werden, kann die Bürosoftware genutzt werden. Sie erinnert nicht nur an feste Termine, sondern führt automatisch verschiedene Aufgaben durch. Selbst Steuerauswertungen sind damit leicht zu erstellen.

Über die Bürosoftware die Umsatzsteuer-Vorabmeldung abgeben

Durch die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird dem Finanzamt gegenüber mitgeteilt, welche umsatzsteuerrelevanten Einnahmen im letzten Monat bzw. Quartal erzielt wurden und wie hoch die gezahlte Vorsteuer des Unternehmers war. Einen eventuellen Vorsteuer-Überhang bekommen Sie durch das Finanzamt erstattet. Mit der Bürosoftware ist alles nur noch ein Aufwand. Sie erfassen die betrieblichen Einnahme oder Ausgabe auf Ihrem Freiberufler-Konto und der Steuersatz wird festgelegt.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird automatisch fertiggestellt. Wer von der Dauerfristverlängerung Gebrauch machen möchte, kann den zugehörigen fertigen Antrag direkt im Programm ausfüllen und dann an das Finanzamt elektronisch übersenden.

Am Ende eines Jahres wird die Umsatzsteuererklärung erstellt, die zusammen mit der Einkommenssteuererklärung eingereicht wird. Durch die Software kann die Umsatzsteuererklärung auf das amtliche Formular übertragen und ausgedruckt bzw. an das Finanzamt online übermittelt werden.

Mit der Bürosoftware die Einnahmen-Überschussrechnung erstellen

Durch die Bürosoftware lässt sich die Einnahmen-Überschussrechnung recht einfach erstellen, denn alle wichtigen Daten sind ja bereits im Programm erfasst. Erstellt werden kann eine eigene Einnahmen-Überschussliste, die zur internen Auswertung der Unternehmensrentabilität dient. Hier kann die Auswertung für das aktuelle Geschäftsjahr oder auch für einen anderen Zeitraum vorgenommen werden.

Die Einnahmen-Überschussrechnung ist für die meisten Freiberufler zur Gewinnermittlung ausreichend.

Elster-Steuererklärung abgeben

Seit einigen Jahren kann die Steuererklärung online an das Finanzamt übermittelt werden, hier kommt das Elster-Formular mit all seinen Anhängen ins Spiel. Mit der Bürosoftware kann ein Testversand vorgenommen werden, was vor allem dann sinnvoll ist, wenn noch keine Erfahrungen mit den Umsatzsteuer-Voranmeldungen auf elektronischem Wege vorhanden sind.

Ansonsten ist wichtig zu wissen, dass die Anlage EÜR seit 2012 online eingereicht werden muss, das heißt, ab der Steuererklärung für 2011. Diese Anlage kann direkt mit der Einkommenssteuererklärung eingereicht werden oder wird separat übermittelt. Elster bietet den Vorteil, dass hier eventuelle Nach- oder Rückzahlungen der Steuer direkt ersichtlich sind. Auch Fehler bei der Steuererklärung treten seltener auf, da das Programm diese sofort zur Korrektur anzeigt.

Durch das Zugreifen auf die entsprechenden Daten in der Bürosoftware können Sie das Elster-Formular ohne größere Probleme ausfüllen, was vor allem für diejenigen praktisch sein dürfte, die die Steuererklärung als Freiberufler selbst erstellen und sich nicht an einen Steuerberater wenden.

Daten an den Steuerberater übermitteln

Der Austausch der Daten mit dem Steuerberater ist unverzichtbar – am besten wird eine Datenübermittlung während des laufenden Jahres mehrfach durchgeführt. Denn wenn gegen Ende des Jahres pünktlich zur Fälligkeit der Steuererklärung die Daten an den Steuerberater übermittelt werden, sieht dieser sich einer wahren Datenflut gegenüber, mit der entsprechend längeren Bearbeitungszeit. Der Datentransfer ist mit der Bürosoftware denkbar einfach möglich.

Voraussetzungen für den Datenexport

Genutzt wird der Datenexport über DATEV, was als Schnittstelle zum Steuerberater bezeichnet wird. Wichtig ist daher, dass die eigenen Daten der Bürosoftware DATEV-konform sind. Das bedeutet, dass die Soll-Besteuerung beim Anlegen der eigenen Firmendatei angegeben wurde. Des Weiteren sollten die neu angelegten Konten DATEV-Konten sein und alle Konten müssen nummeriert sein.

Damit die Konten vor dem Export überprüft werden können, sollten eine Kontenzuordnung gewählt worden sein. Kunden und Lieferanten müssen die so genannten Kreditoren- und Debitorennummern zugewiesen bekommen. Neben diesen Voraussetzungen sollten Sie Ihren Steuerberater zu weiteren Vorbedingungen befragen und sich von ihm alle relevanten Daten geben lassen.

Ausführen der Übermittlung der steuerlichen Daten

Besonders hilfreich ist die Funktion der Bürosoftware, Sie an die Übermittlung der Daten an Ihren Steuerberater zu erinnern. Zuvor müssen allerdings die betreffenden Daten in die Datei für den Steuerberater übertragen werden.

Dafür gibt es die spezielle Steuerberaterfunktion im Programm, die auch darauf hinweist, wenn Daten nicht konform für DATEV sind. Hier werden Sie auch dazu aufgefordert, eine Kontonummer zu vergeben. Nun folgen Sie einfach den Anweisungen des Programms und Sie erhalten nach erfolgreichem Abschluss des Exports den Hinweis, dass der Transfer beendet wurde. In einigen Versionen der Bürosoftware gibt es einen praktischen Pendelordner, mit dessen Hilfe sich die Daten einfach zum Steuerberater übermitteln lassen.

Dieser kann mit dem Ordner arbeiten und ihn wiederum an Sie zurücksenden. Sollten Sie als Freiberufler nur die Steuererklärung durch den Steuerberater vornehmen lassen und ansonsten keine Zusammenarbeit mit diesem benötigen, so reicht die Übermittlung der Daten auch einmal im Jahr aus. Dann bekommt dieser den genannten Pendelordner oder eine Datei mit allen relevanten Daten und erstellt für Sie als Freiberufler die Steuererklärung.

Geschäftliche Auswertungen mit der Bürosoftware erledigen

Regelmäßige Auswertungen geben einen Überblick über den Stand des Unternehmens:

• Rentabel oder nicht?
• Wie ist die Entwicklung im vergangenen Jahr gewesen?
• Wie im Vergleich zum Vorjahreszeitraum?
• Gibt es Kunden, die besonders viele oder hohe Aufträge platzieren?

Diese und weitere Fragen können durch die Auswertungen beantwortet werden. Die Bürosoftware hilft bei der Erstellung der Betriebsauswertungen und ermöglicht so einen Blick auf die Umsatz- und Kostenentwicklung sowie auf die Tendenz hinsichtlich eines erzielten Gewinns der freiberuflichen Tätigkeit.  Auch Buchführungs- und Steuerauswertungslisten werden ausgegeben.

Aktuelle betriebliche Auswertungen

Je nach Version der Bürosoftware können Sie auf einen Blick erkennen, wie es um Ihr Unternehmen bestellt ist. Dafür gibt es eine eigene Option, die tagesaktuell die Daten anzeigt. So werden aktuelle Konto- und Kassenstände präsentiert, ebenso wie offene Forderungen, noch nicht gelieferte Bestellungen oder Angebote, die noch in Arbeit sind. Zudem werden momentan anstehende Termine genannt und auf Wunsch sogar die demnächst anstehenden Geburtstage von Geschäftspartnern.

Durch integrierte Hyperlinks kann direkt in die jeweilige Arbeitsumgebung der Bürosoftware gewechselt werden, wo Überarbeitungen möglich sind.

Die geschäftliche Entwicklung im Blick

Andere Auswertungen beziehen sich auf die geschäftliche Entwicklung des Unternehmens. In welchem Umfang Rechnungen geschrieben wurden und wie sich die eigene Gewinnsituation verändert hat sind Beispiele für diese Auswertungen. Mit farblichen Unterschieden werden Veränderungen gekennzeichnet. Dazu werden immer die Vergleichszahlen aus dem Vorjahr dargestellt.

Spezielle Auswertungen mit der Bürosoftware

Natürlich werden nicht nur allgemeine Auswertungen dargestellt, sondern auch solche, die sich sehr speziell um Umsatz, Gewinn oder Kosten drehen. Die Umsätze sind nach Kunden, Leistung oder Auftragsart differenziert, wobei verschiedene Parameter miteinander kombiniert werden können.

Vor allem für Freiberufler und Kleinunternehmer ist die Ausgaben-Analyse ein wichtiges Tool. Denn damit wird ersichtlich, welche betrieblichen Ausgaben am häufigsten und in welchem Umfang getätigt werden.
Dafür gibt es eine Hitliste.

Auswertungen für Steuer und Buchführung

Stammdatenlisten und Listen mit offenen Posten, Listen der Ausgangsrechnungen oder der eingegangenen Rechnungen, die Einnahmen-Überschussrechnungen der letzten Jahre oder die Kontoübersichten sind weitere Beispiele für die Auswertungen, die mit der Bürosoftware möglich sind. Diese richtet sich an Nicht-Kaufleute und daher werden die Auswertungen auch so präsentiert, dass ein Laie sie verstehen kann.

Eigene betriebliche Auswertungen

Die genannten Möglichkeiten stellen Standartauswertungen dar, die aber nicht für jeden Freiberufler oder Selbstständigen passend sein müssen. Daher gibt es die Option, eigene Auswertungen zu erstellen. Auf Basis der eigenen Datenbestände können damit Auswertungen zu speziellen Punkten erstellt werden. Die Analyse der Daten ist somit einfach durchführbar.

Die Bürosoftware-Hersteller bieten Hilfe und Support bei der Nutzung

Die Anbieter der Bürosoftware stellen unterschiedliche Möglichkeiten des Supports zur Verfügung. Zum einen sind natürlich die Erklärungen im Internet zu speziellen Problemen zu finden, zum anderen wird eine telefonische Unterstützung angeboten.

Hilfreich sind zudem die zur Verfügung gestellten Formulare und Vordrucke, die zudem mit weiteren Informationen versehen sind.

Allerdings stehen nicht alle Services jedem Kunden zur Verfügung, teilweise werden sie nur den Kunden geboten, die sich für die teuere Version der Bürosoftware entschieden und angemeldet haben.

Online-Hilfe über das Internet

Das Internet ist die beste Anlaufstelle bei Problemen mit der Bürosoftware. Dabei muss es sich nicht um Probleme im eigentlichen Sinne handeln, weil die Software nicht läuft. Vielleicht geht es nur um den Support bei einem speziellen Problem, was die Handhabung der Software betrifft. Dann stehen verschiedene Möglichkeiten zur Wahl. Zum einen kann natürlich an den Anbieter der Software eine Anfrage gestellt werden, indem in einer E-Mail das Problem geschildert wird.

Hilfreicher ist es meist, die Online-Portale zu nutzen, bei denen Antworten auf viele Fragen gegeben werden und bei denen Tipps und Tricks für verschiedene Anwendungen und Geschäftsbereiche genannt werden. Die Online-Hilfe kann in der Regel direkt aus dem Programm heraus gestartet werden.

Sinnvoll ist zudem die Nutzung der Community, denn hier kann nicht nur die Kontaktpflege intensiv betrieben werden, sondern es ist auch einfach, Hilfe zu bestimmten Themen zu bekommen. Über den Chat können verschiedene Themen ebenso angesprochen werden, wie über das Forum.

Externe Hilfsprogramme

Das externe Hilfsprogramm bietet Unterstützung für jeden Nutzer der Bürosoftware. Nach Verbinden mit dem Supportteam über das Internet und die integrierte „Fernsteuerung“ wird ein Kennwort angezeigt, über das eine verschlüsselte Verbindung zum Hilfeteam hergestellt werden kann.

Nun kann der Berater Ihnen seinen eigenen Bildschirm zeigen. Sie erfahren so ganz einfach, wie bestimmte Themen angegangen werden und welche Schritte zur Ausführung eines Programms vonnöten sind. Bei Bedarf ist es auch möglich, Ihren eigenen Bildschirm dem Berater zu präsentieren, so dass er Ihr Problem lösen kann.

Fall nötig, kann der Berater sogar an Ihrem Rechner arbeiten und gegebenenfalls notwendige Dateien installieren. Das ist aber nur möglich, wenn Sie die entsprechende Freigabe erteilen, nach der konkret gefragt wird. Diese externen Hilfsprogramme sind allerdings nicht bei jeder Bürosoftware zu nutzen und wer Wert auf eine solche Hilfe legt, sollte sich schon vor der Entscheidung für eine Software nach den Supportmöglichkeiten genauer erkundigen.

Zusatzprogramme für die Bürosoftware

Für einen Freiberufler oder Selbstständigen, der nur ein kleines Unternehmen führt, ist die Basisversion der Bürosoftware in der Regel ausreichend. Dennoch kann es sein, dass das eine oder andere Zusatzprogramm benötigt wird. Einige dieser Zusatzmodule können später noch nachgekauft werden, andere müssen gleich beim Download des Programms installiert werden. WISO Mein Büro bietet z. B. zahlreiche Zusatzprogramme an, auf die wir hier kurz eingehen.

Kostenrechner als Zusatzmodul

Einige Zusatzprogramme beschäftigen sich mit den Kosten, die in einem Unternehmen anfallen. Sie helfen dabei, den Eigenverbrauch zu ermitteln, der durch Nutzung von Fahrzeugen und Telefon oder durch nicht abzugsfähige Betriebskosten anfällt. Sehr sinnvoll ist auch das Zusatzprogramm zu den Reisekosten, mit dessen Hilfe sich eine komplette Reisekostenabrechnung erstellen lässt. Integriert ist dabei ein Routenplaner, so dass die jeweiligen Strecken berechnet werden können. Zur Verfügung gestellt wird seitens der Anbieter der Kreditrechner, mit dem sich Zinsen und Kreditraten, Kreditbetrag, Laufzeit und Restschuld berechnen lassen. Hier können verschiedene Daten des Freiberufler-Kredits erfasst werden und eine einfache Kreditverwaltung ist möglich.

Die Zusatzmodule

Die einzelnen Zusatzmodule können beliebig miteinander kombiniert werden, sie können je nach Bedarf „dazu gebucht“ werden. So gibt es zum Beispiel ein erweitertes Auftragmodul, mit dessen Hilfe die Auftragsbearbeitung um ein Vielfaches einfacher wird. Das DATEV-Modul wurde bereits an anderer Stelle beschrieben und stellt eine sinnvolle Kombination zur Basisversion dar, wenn Sie Daten an Ihren Steuerberater übermitteln wollen. Lagerbestände lassen sich mit dem entsprechenden Modul ebenso überwachen und verwalten, wie Artikeldaten mit einem anderen Modul importieren. Im Alltag als sehr praktisch hat sich ein erweitertes Bankingmodul erwiesen, wenn mehr als zwei Konten verwaltet werden müssen.

Wer Wert auf Individualität legt, sollte sich den Designer für Geschäftsbriefe holen, mit dem diese an die Besonderheiten des eigenen Unternehmens angepasst werden können. Neue Verkäufe bei Ebay können direkt am Rechner bearbeitet und verwaltet werden, wenn das entsprechende Modul gebucht wurde.

Dieses ermöglicht einen direkten Zugriff auf Ihren Account bei Ebay. Professionell Projekte und Termine planen, Kontakte verwalten und die Ressourcen steuern geht mit dem Outlook- bzw. dem Zeitplaner-Modul. Für den Kontakt mit Kunden, das Schreiben von Newslettern oder Serienbriefen ist überdies das Marketing-Modul empfehlenswert. Dieses ergänzt die übliche Basisversion der Bürosoftware und ermöglicht einige Dinge mehr, als diese. Individuelle Schreiben sind damit deutlich einfacher, zudem kann eine gewisse Regelmäßigkeit bei den Newslettern leicht eingehalten werden, wenn an die anstehenden Termine erinnert und das Aussenden der Schreiben automatisch erledigt wird.

Tipps zur Bürosoftware für Freiberufler und Selbstständige vom Autor: Jürgen Busch

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